エンゲージメント経営プラットフォーム【ツナグ|TUNAG】

部署を超えて「想い」を伝え合いたい。
まちづくり会社UDSが創る社内コミュニケーションとは

▼POINT
■【課題】お互いのプロフィールや強みを知りたい
■【課題】プロジェクトの背景や想いを伝え合いたい
■【運用】人の想いや熱を伝える「おもてなしエピソード」の運用
■【運用】各拠点から情報が発信される制度の運用
■【効果】見えていなかった店舗や人の想いの可視化
■【効果】拠点を超えたリアルなコミュニケーションの発生

仕事を楽しむことを第一に、「世界がワクワクするまちづくり」をビジョンに掲げているUDS株式会社様。ホテルやレストラン、商業施設などの企画から設計、運営までを一貫して手がけています。

お話を伺ったのは、経営企画部の近藤様。「企画・設計・運営という異なる領域を一貫して手がけているからこそ、スタッフ同士がお互いの強みやプロジェクトに対する想いを伝え合える機会をつくりたい」という想いをもとに、TUNAGを活用いただいています。

その取り組み内容や効果についてお話を伺いました。

会社名:UDS株式会社
従業員規模:301〜1,000名
事業内容:まちづくりにつながる「事業企画」「建築設計」「店舗運営」
会社HP:https://www.uds-net.co.jp/

課題に感じていたこと

部署を超えてお互いの強みをもっと知りたい

※UDSが企画・設計・運営を手がける全国の拠点。

〜TUNAG導入前に課題に感じていたことをお聞かせいただけますでしょうか〜

経営企画部 近藤様(以下敬称略):UDSは企画・設計・運営を一貫して手がけている会社ですが、デザイナーから調理師、ホテリエなど幅広い職種の社員が集まっているため、お互いの仕事内容が分かりづらかったんです。

2020年2月現在、グループ全体で1,000人ほどの規模になりますが、人がどんどん増えていく中で、「お互いのことをもっと知りたい」と思っている人は多いのではないかと思い、部署を超えたつながりを作っていきたいなと思っていました。

TUNAGを導入した理由

社内SNSとして気軽に活用でき、楽しそうな画面が良いと思った

※UDS株式会社 経営企画部 マネージャー 近藤様

〜TUNAG導入のきっかけは、弊社サイトからのお問い合わせでしたが、どんなサービスを探されていたのでしょうか?〜

近藤:社内SNSのように気軽にコミュニケーションが取れることに加え、社員数が増える中でお互いのプロフィールをすぐ検索できるようにしたいと思っていました。

いくつかサービスを比較検討しましたが、TUNAGに興味を持ったのは、まずはぱっと見た時の画面が楽しそうでいいこと。そして慣れ親しんだSNSに近く、気軽に使いやすいのではと思ったんです。

TUNAG担当者の柔軟な提案でスムーズに導入

近藤:それだけではなく、担当の方がとても親身になってUDSのことを考えてご提案してくださったことも導入の決め手になりました。

導入が決まった後も、TUNAGのメリットや使い方を整理しUDSに合わせてカスタマイズしてサポートしてくださったため、社内での導入手続きもとてもスムーズに進みました。

ですが、いざスタートしてみると導入当初はなかなかログインされなかったり、本当にこれをやっていて意味があるのかと実は悩んだりもしました。

そんな時に社長から「こういった取り組みは継続することが大事で、会社がTUNAGを活用すること自体が、社員一人ひとりに寄り添おうとしているメッセージになる。その姿勢自体が一番大事だから、1年2年で辞めるものではない」とアドバイスをもらったんです。

その後、工夫を凝らしながら継続したおかげで、軌道に乗り始めました。

部署を超え、拠点同士の取り組みを知るために

投稿のハードルを下げ、投稿しやすい雰囲気づくりを実施

〜今活用状況を拝見すると、各拠点から想いのこもったアツい投稿がたくさんあり、写真や動画も投稿されていますが、どういう流れで投稿が生まれていったんですか?〜

近藤:社員からの投稿の様子を見ながら試行錯誤を重ね、活用を促進していきました。

〜そうなんですね!具体的にはどのように促進していったのでしょうか?〜

近藤:最初は店舗ごとに制度を細かく分けて、「発信してください」と促進したんです。ですが、投稿してくれる店舗とそうでない店舗に分かれてしまっていました。見る側も投稿したい側も、最初は遠慮がちだったかもしれません。

そこで、「今日の一枚」という気軽に投稿できる制度をつくり投稿ハードルを下げてみました。写真だけで添付して投稿してOKという風に。インスタ的な使い方といいますか。

その工夫から投稿が増えてきたので、細かく分けていた店舗ごとの制度を、まとめ直して投稿しやすいようにしました。

〜「今日の一枚」に関しては、写真一枚どころか、しっかり書かれている投稿の方が多いですよね〜

近藤:それでも投稿が増えてくるまでは半年くらいかかりましたね。2019年の5月あたりにコンテンツのまとめ方を改善したのですが、そこで企画したコンテンツが今ではうまく活用されています。

「シェフのおいしいバトン」や「みんなの『おもてなしデザイン・パターン』」などバトン形式のものもあります。同じ時期に始めた「事業部・拠点紹介バトン」はTUNAGカスタマーサクセスの庄司さんから提案いただいたものです。

※経営層や広報から発信するコンテンツのほか、各店舗から自由に発信するコンテンツもあります。社内公募やリファラル採用制度(紹介採用制度)、各店舗の情報など、業務に直結する情報もまとめられています。

近藤:でも、最初から今の形をいきなり取り入れたとしても、うまくいかなかったと思うんですよね。

少しずつログインしてくれる人を増やして、「こういうことをやっているんだ」「こんな人がいるんだ」ということを少しずつ知ることができるようになってきたからこそ、今の活発な投稿につながっているんだと思います。

自分の想いやエピソードを投稿する取り組み

〜取り組みの中で、「みんなの『おもてなしデザイン・パターン』」(※)のコンテンツはとても素敵ですよね。

※「みんなの『おもてなしデザイン・パターン』」・・・UDSのおもてなしを28種類のパターンで紹介した書籍「おもてなしデザイン・パターン」をもとに、社員がそれぞれの仕事の中で取り組んでいるおもてなしを自分の言葉で紹介し、バトンをまわしていきます。

近藤:そうなんですよ、「この人こんな想いを持っていたんだ!」みたいな発見があります。普段とても忙しい人にバトンがまわった時は、ここで止まってしまうんじゃないかと思いましたが、止まったことがありません。

毎週1投稿で、28回分一通り投稿されたのですが、今2周目に入っています。

〜「おもてなしデザイン・パターン」は、もともとどうみなさんに伝えていたのでしょうか?〜

※『おもてなしデザイン・パターン インバウンド時代を生き抜くための「創造的おもてなし」の心得28』(著者:井庭 崇、中川 敬文/ 翔泳社)

近藤:「おもてなしデザイン・パターン」は、UDSらしいおもてなしをパターンにして紹介したものなのですが、単純なマニュアルではありません。

自分で考える余白があるので、解釈の仕方が人によって変わるものなんです。だからこそ、それぞれが創造的なおもてなしとしてどんな行動をしているかを伝え合うのは大切だと思っていて。

もともとは運営スタッフ向けにスタートしたものでしたが、今では企画や設計に関わるスタッフにもバトンが回り投稿されています。

UDSでおもてなしのマインドを大切にするのは、必ずしも運営スタッフだけではなく、どんな仕事でも共通していると考えているからです。

「おもてなしデザイン・パターン」はもともと書籍として出版されていますが、TUNAGでは毎週1件投稿されるので、本を少しずつ読むような感覚を得られますし、良い取り組みだと思っています。

TUNAG導入後の効果

これまで無かった、拠点を超えたリアルなイベント開催が生まれた

※「nel CRAFT CHOCOLATE TOKYO」photo by Nacasa & Partners

〜運用での苦労もあったと思いますが、TUNAGを導入した効果や良いできごとはありますか?〜

近藤:TUNAGの投稿から、拠点を超えた企画が生まれています。浜町にあるチョコレートショップ「nel CRAFT CHOCOLATE TOKYO」のシェフは、UDSが運営する学生寮やアフタースクールでチョコレート作りのワークショップを企画、開催しました。

これは、TUNAGでシェフが「チョコレートのイベントに興味のある方はぜひ声をかけてください」とコメントしたところから反響があり実現したものです。そういった拠点をまたいだ企画がうまれやすくなったのは、TUNAGの大きな成果だと感じています。

レストランやホテルの魅力を現場から発信

近藤:また、「ONSEN RYOKAN 由縁 新宿」のレストラン「夏下冬上」からは、自分のお店の魅力や調理スタッフの取り組みを伝えるため、新メニューやおすすめを紹介するおたよりを毎月TUNAGに投稿しています。

少しずつ拠点間のつながりができてきているんじゃないかと想いますね。

今後行っていきたいこと

一人ひとりにスポットをあてるコンテンツ。チームでTUNAGを盛り上げる!

〜今後取り組みたいこと、TUNAGをどう活用していきたいかを伺えますか?〜

近藤:今は運営スタッフを中心にTUNAGが活用されているので、企画や設計、調理のスタッフにももっと活用してもらいたいですね。

「シェフのおいしいバトン」の制度もそういった理由で始めているんです。調理スタッフは店舗運営が忙しく、社内行事に参加できる機会が少ないこともあり。

今後はもっと一人ひとりにスポットを当てていくようなコンテンツも企画していきたいです。あと、今はTUNAGの運営は一人で担当しているのですが、社内コミュニケーションに想いのあるメンバーにぜひ加わってもらい、チームで盛り上げていきたいですね。

〜近藤様、お話いただきありがとうございました!〜

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