エンゲージメント経営コンサルティング【ツナグ|TUNAG】

case-study

導入事例

「約3,000名の組合員に対して平等に」ジェーシービー従業員組合が
“情報を知る環境”を大切にする理由

ジェーシービー従業員組合は3,000名以上の組合員が加入しています。組合員のみなさんに提供している様々な福利厚生の制度の活用促進、意見収集など、どのような環境の方でも平等に情報にアクセスできる環境を模索されていた中で、TUNAGを導入いただきました。その経緯や活用方法についてお話をお伺いしました。

名称:ジェーシービー従業員組合
人数規模:1,001名〜

感じていた課題、TUNAG導入のきっかけ

従業員の環境に関わらず、情報を平等に受け取ることができる場をつくりたい

〜最初に、小笠原様のミッションを教えていただけますでしょうか〜

小笠原:ジェーシービー従業員組合は、一般に労働組合と呼ばれる団体です。“会社と代表者を通じて対等な関係で話し合いをしましょう”という中、その代表者として私が委員長を務めています。

“組合の仕事に専念する従業員をおく”ということを会社と合意しているため、会社の業務から離れ、専従者として業務を行っています。組合員のみなさんの意見をくみ取り、会社に届けるということがミッションの中の大きな柱ですね。

組合員のみなさんが活用できる福利厚生制度のアナウンスや手続き、新しい企画の検討、組合員の意見や考えを会社へ伝え、議論したり何かを決定したりすることなどがあります。

〜TUNAGを導入する背景・きっかけは何だったのでしょうか?〜

小笠原:これまでは会社のイントラネットの中に組合の掲示板があり、みなさんが活用できる福利厚生情報を掲載したり、メルマガを送ったりしていました

しかし、会社として、「長時間労働を見直していきましょう」という意識の高まりがあり、労働時間の中で生産性を高める動きや効率化をすすめる中、業務時間中に社内のイントラを見る時間をつくる……ということが難しくなってきました。※イントラネットは自宅のPCや個人の携帯では閲覧することができません

そのような状況の中で、WEBを活用してみなさんが情報をちゃんと取得できるようにしたいと思っていたんです。

また、日常業務の中で紙で申請の手続きを行っていたので、授受の証明に手間がかかったり、「これいつ受け取ったっけ?」「何通申請書があるんだっけ?」みたいなところが煩雑化し、本来のミッションから離れた作業にリソースが割かれがちでした。

そこの無駄を省きたいということも考えていました。

〜組合員の方が3,000人以上いらっしゃる中、紙での申請手続きは大変だったのではないでしょうか?〜

小笠原:そうですね、例えば慶弔金の制度の場合、子どもが生まれた、結婚した、という情報を詳しく申請書に書いてもらっていました。

それを、社内便等で送るのですが、お金を請求する形の制度ですので、社内便を送る前に「こういう申請書を送ります」という手続きと、「確かに受け取りました」という手続きがさらに必要でした。社内のイントラネットに入力しつつ、紙でも申請内容を受け取る……という流れです。

個人情報が書かれた紙ですので、しっかりファイリングする必要がありますし、数の把握など、棚卸しも必要になります。一定期間保管して、またチェックするということもありますね。

3,000人規模のTUNAG導入の進め方

社内の回覧やメールを通して案内、大きなトラブルは無かった

〜組合員のみなさんに対して、導入をどう進めたかや、気をつけたことなどがあれば教えてください〜

小笠原:特殊なことはやっていないですね。委員会で決議されたらみなさんへ報告。ということは普段から行っていますので、報告資料として、「TUNAGを導入しますよ」ということを職場でまず回覧して見てもらっています。

ここで「こんなのあるんだな」と、一旦認識してもらえたのではないかと。

そこからは、直前にみなさんにメールをしてアナウンスしています。大きな混乱はなかったですね。

登録スタート時はキャンペーンを実施

小笠原:TUNAGに登録したら、まずは触ってもらって「こういうものなんだね」と理解してもらえるよう、ちょっとしたキャンペーンを行いました。簡単なアンケートに答えてもらって、その中から抽選でプレゼントが当たる。という企画です。

〜それはわかりやすいですね、反響はいかがでしたか?〜

小笠原:わりとアンケートの回答率は多かったです。リアクションはありましたね。最初にアクセスした時に、TUNAG導入の主旨や使い方を理解してもらえるように記載して目立たせているので、混乱はなかったです。

〜確かに、SNSをベースとしたTUNAGのツールを、福利厚生制度の閲覧や利用ができるツールとしてご活用されていますので、少し他の会社と比べると異なりますね。〜

小笠原:そうですね。TUNAGのSNS機能の一つであるタイムラインにコンテンツが投稿されるということがほとんど無いので、ログインしただけだと分からないことがあると思います。その点は工夫しました。

※通常は制度を利用した時に利用した内容や感想がコンテンツとして投稿されるのがTUNAGの特徴ですが、ジェーシービー従業員組合様の場合は、利用状況の投稿はされないように設定しています。

TUNAGを導入して実感した効果

スマホで閲覧できる環境が整い、従業員がアクセスしやすくなった

〜導入した今、感じられている効果はありますか?〜

小笠原:組合員のみなさんが情報にアクセスしやすい環境は整ったと思います。イントラネットに福利厚生制度をあげていた時は、「何かあるらしいけどよく知らない」という感じだったと思います。

TUNAGはアプリもあるので、お昼休みとかにご飯を食べている人同士で画面を見せ合ったりしているようです。認知が広がっているという実感はありますね。

〜会社にある端末でしか見れなかった情報が、手元で見れるようになったことが大きいのでしょうか?〜

小笠原:そうですね、お昼休みに「イントラネットの掲示板にのってたよ」と言われても、その後業務に戻ったらみなさん仕事をしますので、イントラネットをなかなか見ないんですよね。

お昼休みのその場で、「これだよ」「やってみよう」っていうやりとりができるのが大きな違いです。

最初に行ったアンケートでも意見として頂いたのですが、執務スペース外で見ることができるという便利さは感じてもらっているようです。

休みの日の予定をたてるときに、「そういえば、割引チケットがあったかも」とすぐ確認できるのはメリットですね。

得られたはずの便益が受けられない人が出るということを避けたかった

小笠原:慶弔金や施設利用のお得な情報など、本来平等に得られるはずの便益が、「アクセスする場所が限られている」「アクセスする時間がない」ということによって受けられないということは避けたいと思っていました。

今も、そういう方へ積極的にアプローチして活用してもらうように心がけていますね。

〜アクセスしづらい方というのは、どのような方なのでしょうか?〜

小笠原:そうですね、コールセンターで勤務するコミュニケーターの方は、専用のシステムを使っていますので、アクセスできるシステムが限られています。そのようなお仕事をされている方は、「仕事中に、社内イントラを開く」ということが難しいんです。そういう方が少なくとも何百人といるんですね。

また、営業職で車を運転して顧客訪問されているような方は、会社に戻ったら日報を書いたり他の業務をこなしていかないといけません。その後、イントラネットを見るかというと、なかなか見ることができないんですよね。

そうすると、日常業務の中で機会接点に差が出てしまうので、そこを平準化することは大きな価値があると思っています。

〜確かに、全員がちゃんと知る機会があるという点を整備するだけでも、「この会社いいな」と思うことにつながり、人材の定着につながりますよね。一方、「業務の手間がかかっていた」という点では改善されましたか?〜

小笠原:正直、「劇的に楽になった……」というところまではまだできていないですね。プロセス自体にまだ改善の余地があるところです。

ただ、申請内容がデータ化されていますので、利用データの管理が一括でできるということは楽になりました。

これまでのフローでは、重要なデータが紙に書かれているというところがありましたが、施錠付きのキャビネットに保管するなど、管理ルールが大変ですし、リスクがあります。ですので、データ化できたという点では一歩前に進めたと思います。

エンゲージメント強化のために考えていること

従業員の「知る」を徹底して、従業員の意見を会社との話し合いにつなげる

小笠原:従業員一人ひとりが何を職場で思っていて、会社との間でどうしたいのかを広くあまねく集める、集めたうえで議論して会社と話し合い、決めて、一歩ずつ進んでいくこと。これを進めていきたいです。

その中で、従業員が意見するためには、前提として「知る」ということが大事です。「会社の中でこういうことが、こういう風に進んでますよ」「世の中の動きに対して、会社はこう動きますよ」ということは全員に知ってもらわないといけないです。

そこに対して労働組合としての役割を果たしていきたいですね。

「知る」という点では、情報得るための壁をなくし、従業員が思ったことをダイレクトに聞くことができるコミュニケーションを引き続きとっていきたいです。

〜組合という形であっても、会社と従業員の関係を強くしていくという思想は変わらないですね。〜

小笠原:そうですね。今よりベターになるということを一つずつ積み上げる中で、コミュニケーションは大切です。そういう意味でTUNAGなどのツールを活用していきたいですね。

▼組織エンゲージメントコンサルティング『TUNAG』について

『TUNAG』では、サンクスカード、日報や1on1MTG、会社からの情報共有(社長メッセージや広報・採用情報など)など、会社とメンバーのエンゲージメントを高めるための様々な社内制度の運用を行うことができるサービスです。

今回ジェーシービー従業員組合様では、組合員として活用できる福利厚生制度やライフイベントにおけるお祝い金などの情報をTUNAGにまとめ、組合窓口に利用申請などができるツールとして導入しました。

Facebookのようなタイムライン投稿機能もありますので、会社からのお知らせやニュースの投稿など、会社の課題に合わせてカスタマイズすることが可能です。

導入事例や『TUNAG』の活用方法の詳細は、以下からお気軽にお問い合わせください。

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