エンゲージメント経営プラットフォーム【ツナグ|TUNAG】

社内ポイント制度の活用で従業員のコミュニケーションが活性化「ほめ合う」文化でエンゲージメント向上を実現

美容室やネイルサロン経営、ブライダル事業、振袖レンタル事業など、「美」にまつわる事業を幅広く展開しておられる、株式会社牛若丸様。

現在180名超の従業員とともに、美容室16店舗を経営しています。

お互いを「ほめ合う」ツールを導入し、従業員同士のコミュニケーションを図っていた同社では、情報共有の画一化に課題を感じていました。

「TUNAGを導入したことで、従業員の「ほめる文化」を続けられるだけでなく、情報共有のタイムラグが少なくなり、業務効率化にもつながりました」と話すのは、同社デザイナーでTUNAGの運用を担当する鈴木亜弥様(以下、敬称略)です。

同社でTUNAGがどのように活用されているのか、お話を伺いました。

導入前に課題に感じていたこと

連絡手段がバラバラで必要な情報にアクセスしづらかった

〜TUNAGを導入する以前、牛若丸様ではどのような課題を感じられていましたか?〜

鈴木:課題はいくつかありました。

1つは、社内の連絡ツールが統一されていなかったことです。当初、社員同士が連絡を取る手段として、Facebookのグループ機能を使っていました。ですが、いつしか個別にLINEで連絡を取り合う人も出てきたりして、連絡手段がバラバラになっていったんです。

そうなると、大事な情報を取り出したいときに、どのツールでやり取りし合ったのか、どのグループに連絡が来ていたのか、分からなくなってしまったということが起こり始めました。必要な情報にアクセスするまでに時間がかかってしまう非効率さをなんとかしたい。そんな思いがありました。

もう1つ、教育面でも課題を感じていました。アシスタントに技術を教えるときに、口頭で伝えるというアナログな方法が採られているので、講師によって教え方が異なり、教えてもらう側が戸惑ってしまうということが起きていたんです。技術をマニュアル化して何かのツールで共有できるといいなと思っていました。

また、連絡ツールや教育面での課題とは別に、FAXで行われていた各種申請制度を何らかのツールで申請して業務効率化ができるようにしたいという希望もありました。

TUNAG導入のきっかけ

情報共有や業務効率化がスムーズに行えることに魅力を感じた

〜TUNAGを導入した背景にはどんなきっかけがあったのでしょうか〜

鈴木:弊社ではもともと、お互いをほめることができるツールを使って、社員同士でサンクスカードを送り合うなどしてきました。

以前、社長がたまたま入った飲食店でこの「ほめる」ツールを導入していて、スタッフがとても活気良く働いていたことが印象的だったそうです。それで、弊社でも導入することになりました。

このツールを導入して4年ほど経った頃に機能がリニューアルされ、タイムラインやメッセージ機能が追加されることになったんです。この機会にフェイスブックグループの利用を止めて、すべての連絡をこの「ほめる」ツールで行おうと考え、全社で準備を進めていました。

「ほめる」ツールのリニューアル版を全社員に導入できそうなところまで進めた頃、社長がTUNAGを見つけて、既存ツールと比較してみたところ、サンクスカードはもちろん、タイムラインの投稿グループが分けられたり、メッセージ機能があったり、教育面でも使えそうな機能があるということで、急遽TUNAGに切り替えることになりました。

TUNAGが他社ツールと大きく違ったのは、各種申請がツールを通してできるところです。課題のところでもお話したように、弊社では各種申請をFAXで行っていたので、TUNAGには申請機能があるという点に魅力を感じました。

TUNAGの運用方法

サポートが柔軟に対応してくれるので、導入と運用がスムーズにできる

〜TUNAG導入時にご苦労などはありませんでしたか?〜

鈴木:全社員に導入する前に試用期間を設け、まず本部や幹部のメンバーのみで運用しました。スケジュール的には数ヶ月試してから全社員に展開するつもりでしたが、予定よりもずっと早く、数日で全社に導入することができました。

もともと、前に利用していたツールがリニューアルされる段階で準備期間を設け、しっかり話し合いをしていたので、スタッフから抵抗や戸惑いはなかったですね。唯一、いろんな機能があるから慣れるまでは大変そうといった不安の声が出たくらいです。

全社に展開する際、社員がダウンロードまでをスムーズにできるよう、こちらで導線を引きました。まずメールアドレスを1つ用意して、そこに社員のTUNAG登録用メールアドレスを送ってもらいました。それを1つずつ私の手でシステムに登録。導入の数日前に社員のアドレス宛にダウンロード用URLを一斉に通知して、それぞれダウンロードしてもらいました。

このとき、キャリアの受信制限などでメールが届かないという問合せが多く、なかなか登録できないという人もいましたが、その後はTUNAG側からのサポートもありトラブルもなくスムーズに運用できています。

TUNAGサポート担当の方はいつも、こちらが聞いたことに対してすぐに回答をくれたり、こちらが伝えたいことをうまく汲み取ってくれたりするのでありたがいですね。

特に助かったのが、全体へのツール説明会です。スタッフが揃うのは美容室の営業が終わったあと19〜21時頃なのですが、遅い時間にもかかわらず、サポート担当の方には柔軟に対応していただけて嬉しかったです。

〜TUNAGをどんなことに活用されていますか?〜

鈴木:各種申請やサンクスカードの他には、月に1回社長からスタッフへトップメッセージが投稿されます。また、タイムラインを使った業務連絡が行われています。

例えば、「こんなキャンペーンが始まります」といった連絡や、「新型コロナが現在こういう状況なので県外への移動は自粛しましょう」といった注意喚起、スタッフの出産や講習のお知らせといった社内のニュースが共有されています。

※牛若丸様が運営している「トップメッセージ」と「社内NEWS」です。TUNAGでは各企業様の課題に合わせた社内制度を設計、運用を行うことができます。また、設計した制度によって使用する目的が異なるので情報が混在せず、整理した情報を適切なタイミングで伝えることが可能です。

TUNAGの効果について

FAXでの申請をTUNAGで。業務が効率化し、ペーパーレス化にも一役

〜実際にTUNAGを導入されて、効果はいかがですか?〜

鈴木:FAXでのやり取りをTUNAGに置き