エンゲージメント経営プラットフォーム【ツナグ|TUNAG】

社内ポイント制度の活用で従業員のコミュニケーションが活性化「ほめ合う」文化でエンゲージメント向上を実現

美容室やネイルサロン経営、ブライダル事業、振袖レンタル事業など、「美」にまつわる事業を幅広く展開しておられる、株式会社牛若丸様。

現在180名超の従業員とともに、美容室16店舗を経営しています。

お互いを「ほめ合う」ツールを導入し、従業員同士のコミュニケーションを図っていた同社では、情報共有の画一化に課題を感じていました。

「TUNAGを導入したことで、従業員の「ほめる文化」を続けられるだけでなく、情報共有のタイムラグが少なくなり、業務効率化にもつながりました」と話すのは、同社デザイナーでTUNAGの運用を担当する鈴木亜弥様(以下、敬称略)です。

同社でTUNAGがどのように活用されているのか、お話を伺いました。

導入前に課題に感じていたこと

連絡手段がバラバラで必要な情報にアクセスしづらかった

〜TUNAGを導入する以前、牛若丸様ではどのような課題を感じられていましたか?〜

鈴木:課題はいくつかありました。

1つは、社内の連絡ツールが統一されていなかったことです。当初、社員同士が連絡を取る手段として、Facebookのグループ機能を使っていました。ですが、いつしか個別にLINEで連絡を取り合う人も出てきたりして、連絡手段がバラバラになっていったんです。

そうなると、大事な情報を取り出したいときに、どのツールでやり取りし合ったのか、どのグループに連絡が来ていたのか、分からなくなってしまったということが起こり始めました。必要な情報にアクセスするまでに時間がかかってしまう非効率さをなんとかしたい。そんな思いがありました。

もう1つ、教育面でも課題を感じていました。アシスタントに技術を教えるときに、口頭で伝えるというアナログな方法が採られているので、講師によって教え方が異なり、教えてもらう側が戸惑ってしまうということが起きていたんです。技術をマニュアル化して何かのツールで共有できるといいなと思っていました。

また、連絡ツールや教育面での課題とは別に、FAXで行われていた各種申請制度を何らかのツールで申請して業務効率化ができるようにしたいという希望もありました。

TUNAG導入のきっかけ

情報共有や業務効率化がスムーズに行えることに魅力を感じた

〜TUNAGを導入した背景にはどんなきっかけがあったのでしょうか〜

鈴木:弊社ではもともと、お互いをほめることができるツールを使って、社員同士でサンクスカードを送り合うなどしてきました。

以前、社長がたまたま入った飲食店でこの「ほめる」ツールを導入していて、スタッフがとても活気良く働いていたことが印象的だったそうです。それで、弊社でも導入することになりました。

このツールを導入して4年ほど経った頃に機能がリニューアルされ、タイムラインやメッセージ機能が追加されることになったんです。この機会にフェイスブックグループの利用を止めて、すべての連絡をこの「ほめる」ツールで行おうと考え、全社で準備を進めていました。

「ほめる」ツールのリニューアル版を全社員に導入できそうなところまで進めた頃、社長がTUNAGを見つけて、既存ツールと比較してみたところ、サンクスカードはもちろん、タイムラインの投稿グループが分けられたり、メッセージ機能があったり、教育面でも使えそうな機能があるということで、急遽TUNAGに切り替えることになりました。

TUNAGが他社ツールと大きく違ったのは、各種申請がツールを通してできるところです。課題のところでもお話したように、弊社では各種申請をFAXで行っていたので、TUNAGには申請機能があるという点に魅力を感じました。

TUNAGの運用方法

サポートが柔軟に対応してくれるので、導入と運用がスムーズにできる

〜TUNAG導入時にご苦労などはありませんでしたか?〜

鈴木:全社員に導入する前に試用期間を設け、まず本部や幹部のメンバーのみで運用しました。スケジュール的には数ヶ月試してから全社員に展開するつもりでしたが、予定よりもずっと早く、数日で全社に導入することができました。

もともと、前に利用していたツールがリニューアルされる段階で準備期間を設け、しっかり話し合いをしていたので、スタッフから抵抗や戸惑いはなかったですね。唯一、いろんな機能があるから慣れるまでは大変そうといった不安の声が出たくらいです。

全社に展開する際、社員がダウンロードまでをスムーズにできるよう、こちらで導線を引きました。まずメールアドレスを1つ用意して、そこに社員のTUNAG登録用メールアドレスを送ってもらいました。それを1つずつ私の手でシステムに登録。導入の数日前に社員のアドレス宛にダウンロード用URLを一斉に通知して、それぞれダウンロードしてもらいました。

このとき、キャリアの受信制限などでメールが届かないという問合せが多く、なかなか登録できないという人もいましたが、その後はTUNAG側からのサポートもありトラブルもなくスムーズに運用できています。

TUNAGサポート担当の方はいつも、こちらが聞いたことに対してすぐに回答をくれたり、こちらが伝えたいことをうまく汲み取ってくれたりするのでありたがいですね。

特に助かったのが、全体へのツール説明会です。スタッフが揃うのは美容室の営業が終わったあと19〜21時頃なのですが、遅い時間にもかかわらず、サポート担当の方には柔軟に対応していただけて嬉しかったです。

〜TUNAGをどんなことに活用されていますか?〜

鈴木:各種申請やサンクスカードの他には、月に1回社長からスタッフへトップメッセージが投稿されます。また、タイムラインを使った業務連絡が行われています。

例えば、「こんなキャンペーンが始まります」といった連絡や、「新型コロナが現在こういう状況なので県外への移動は自粛しましょう」といった注意喚起、スタッフの出産や講習のお知らせといった社内のニュースが共有されています。

※牛若丸様が運営している「トップメッセージ」と「社内NEWS」です。TUNAGでは各企業様の課題に合わせた社内制度を設計、運用を行うことができます。また、設計した制度によって使用する目的が異なるので情報が混在せず、整理した情報を適切なタイミングで伝えることが可能です。

TUNAGの効果について

FAXでの申請をTUNAGで。業務が効率化し、ペーパーレス化にも一役

〜実際にTUNAGを導入されて、効果はいかがですか?〜

鈴木:FAXでのやり取りをTUNAGに置き換えられたことで、業務効率化につながりました。これまで、代休や有給、商品の発注、出張時の宿泊費の支払いなど、FAXを使って申請していたものをすべてTUNAGに移行したんです。

デジタルで完了できないものについては本部で手作業することもありますが、ずいぶん簡潔になりましたし、ペーパーレス化も実現することができています。

また、以前からあった「ほめる」文化は、TUNAGのサンクスカードでも続けられています。サンクスカードでは、「おしゃれ」「プロ」「クリーン」といった褒めるジャンルが選択できて、コメントのところに「ありがとうございました」「今日のあの作業よかったね」だったり、「今日のあのギャグ面白かったよ!」など、フランクな感じでコミュニケーションを取ることができます。

例えば、新入社員が入ってきた時に、サンクスカードを新入社員同士で送り合ったり、講師に御礼のコメントを送ったりといった使い方をしています。気軽に送りやすい雰囲気があるので、組織に溶け込むのによいツールだと実感している人もいるようです。

TUNAGのサンクスカードは、「業務だから送る」ではなく、「あれを伝え忘れていたな」と思いついたときに手軽に送れるのがいいですね。言葉にしてほめるのが難しかったり、仕事が忙しくて話す時間が取れなかったりしたときに、先輩や後輩関係なく、軽い気持ちで気持ちを伝えられるので、以前よりも社員同士が仲良くなったのではないかと思っています。

※牛若丸様の社内制度の「申請制度画面一覧」です。ここでは会社の取り組みが一覧で管理されており、社内の取り組みを把握することができます。また、制度を使用する際も利用できる制度が一覧化されているため、制度利用時の混乱を防ぎ、ツール内で簡単に申請することができます。

ポイント制度「ウシポ」の活用でTUNAGの利用を活性化

〜TUNAGの効果を発揮するために工夫されていることはありますか?〜

鈴木:弊社では「ウシポ」というポイント制度を整えました。TUNAGでサンクスカードを送ったとき、もらったとき、その他対象制度へ投稿したときなどにポイントが貯まるようになっていて、貯まったポイントに応じて商品と交換できるんです。

ポイントで交換できる商品としては、当初はアシスタント・スタイリスト向けに練習で使えるウィッグやクリップ、グローブなどを考えていました。しかし弊社にはネイリスト・アイリスト・フロント担当の社員もいるので、「店舗で使える¥1,000分商品券」も加えウシポをスタート。

ですがスタートしてから、アイリストやネイリストの仕事道具や、より全員が使える交換商品も選べたら嬉しい、という声が上がったりしました。

恐らく、現場の人しか知らない美容関係の道具や消耗品はまだまだあると思うので、今後も商品は増えていくと思います。そこで課題となるが、ポイントの配分ですね。こちらはTUNAGのサポート担当の方に相談しながら、今後充実させていきたいと考えています。

※牛若丸様の「サンクスカード」と「リワード制度」です。TUNAGではサンクスカードと併用してリワード(社内ポイント)を送ることができます。社内ポイントを利用することでサンクスカードの利用をさらに促進することが期待できます。

今後TUNAGで実現したいこと

教育面での活用も視野に、社員がより使いたくなる工夫をしたい

※代表取締役 鈴木豊 様(右)とTUNAG担当 鈴木亜弥 様(左)

〜今後、TUNAGで実現したいことや、期待することをお聞かせください〜

鈴木:ポイントで交換できる商品を増やして、もっとポイントを貯めたいと思って使ってもらえるような施策を考えていきたいと思っています。TUNAG全体の運用に関してもまだ微調整の段階で、ここをこうしたほうがいいといった意見がたくさん出てくると思うので、改善を重ねてスタッフがより使いやすいものにしていきたいです。

機能についてはとても満足していますが、敢えていえば、チャットで動画が送れるようになると嬉しいですね。新人スタッフに送るプロモーションムービーだったり、ちょっとした動画が送れたら、より便利になると思います。

※アシスタントのテスト(チャンス)の合格発表など社内向けに伝えたいことを発信できる独自の教育報告制度「USHIチャンス・合格」の投稿画面です。投稿内容をみた他の社員が刺激を受けたり、気付きになったりと社内向けの情報発信やコミュニケーションのきっかけになる制度として利用いただいています。

〜課題で挙げられていた教育面では、どんな使い方をしていきたいと思われますか?〜

鈴木:そうですね。例えばカットの仕方についての動画はすでにあるんですが、動画だけに頼らず写真やテキストに起こして、もっと分かりやすく、スタッフがどんな状況でも見られるようにして、TUNAGで共有できたらと思っています。

これを実際に作ろうとすると膨大な量になるので、どのように動画をまとめるのか、誰がやるのか、さまざまな問題があります。新型コロナの影響もありなかなか実現が難しいのですが、TUNAGのサポート担当の力を借りて形にしていきたいですね。

〜鈴木様、お話いただきありがとうございました!〜

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