エンゲージメント経営コンサルティング【ツナグ|TUNAG】

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エンゲージメントコラム

なぜお飾り状態になるのか?
使われる“社内制度”にする「3つのポイント」

− 人と組織が強い会社の深イイ仕掛け – エンゲージメントコンサルタント森山コラム

TUNAGは「社内制度」 の利用を軸としたエンゲージメントを高めるサービスを運営しています。我々が事業を開始した2017年4月から一貫して「社内制度をどのように活性化するか」 そして、その継続的な利用習慣の蓄積として『エンゲージメント経営』 へのアプローチをとっています。

いわゆるHRTec領域の事業を展開しているわけなのですが、クラウドツール(IT)とコンサルティング(ヒト)の両側面から「社内制度」 の企画、設計、運営、改善をワンストップで行えるサービスは国内では唯一となります。

「社内制度」 の活性化が、エンゲージメント向上のための重要要素となる我々は強く考えているのですが、ひとえに「社内制度」 といっても非常に奥深い領域で、サービス開始から2年が経過した今でも、毎日が発見の連続です。

みなさんの会社でも、1on1ミーティング、シャッフルランチ、社内部活動……など、色々な社内制度があると思いますが、うまくコミュニケーションが活性化している制度や、「これ何だっけ?」というものもあると思います。

今回は、TUNAGの大本命となる「社内制度」についてご紹介していきます。

社内制度は、会社・組織単位で取り組まれる施策

これは、実際によく利用する社内制度をまとめた一覧になります。私たちは、「会社や組織単位で取り組まれている施策」を総称して、「社内制度」と呼んでいます。

金銭的な補助を目的としたものから、コミュニケーションやナレッジ共有を目的としたもの、健康や働きやすさを狙ったものまで、広い範囲で実施されているのがわかると思います。

現在、TUANGで取り扱う社内制度は2,500以上にもなり、その一つひとつをコンサルタントが運営サポートをしています。

なぜ「社内制度」が重要なのか

まずは、なぜ社内制度を重要視しているのかについてです。大きなポイントは2つです。

1.習慣化をすることができる

2.組織を横断して実施することができる

習慣化をすることができる

習慣化は、エンゲージメントを高める上で重要です。信頼関係構築するプロセスについては以前のコラムにて起点をつくり、そこからのサイクルを継続的に繰り返していくことが必要だと紹介しました。

まさにこの「サイクルを回し続けていくこと」がポイントとなります。その上で「社内制度」という建付が、習慣化をさせる上でうってつけなのです。

一般的に社内SNSの利用は2割程度だと言われています。これは組織における「2:6:2理論」ともリンクするのですが、SNSという特性上では意欲的な層にあたる2割しか自発的には動きません。

これは身近なSNSでも同じこととも言えます。Facebook等でも定期的に投稿しているのは友達の中でも良くて2割位ではないでしょうか。

これが社内制度という建付を用意することで、実施する“理由”をうみだすことができます。我々はこれを「マイルドな強制力」と呼んでいるのですが、自発的に取り組みをさせるための仕掛けが社内制度には含まれています。

・社内制度なので、むしろ「利用しないといけない」という思考になる
・人事や組織開発の担当が促進しやすい

このような効果を社内制度という性質上つくりだすことができるため、習慣化もさせやすくなるのです。

組織を横断して実施することができる

これも大きなポイントです。会社では、事業部や部署単位、チーム単位で組織が動きます。このような中で会社の課題を解決したいと思った場合、組織一つひとつに働きかけるのは現実的ではありません。会社という広い視点かつ、組織を“横断”してできる取り組みは「社内制度」以外には無いのではないでしょうか。

TUNAGでは10名程度の企業から6,000名超える企業まで幅広く活用していただいていますが、組織人数が多くなればなるほどTUNAGの運用難易度が上がります。実際、しっかりと社内制度が機能している状態をつくることに多くの企業は苦戦をし、徐々にその取り組みに挫折し、形骸化してしまっていることが多いです。

そのような実行の難しさはあるものの、組織を横断してできる施策としては、 「社内制度」が最適だといえます。(※だからこそ、この「実行」に、私たちTUNAGのコンサルタントががっつりと関わらせていただいているんです。)

社内制度を活性化させるための「3つのポイント」

社内制度を活性化させることがTUNAGにとっては重要なミッションであり、エンゲージメント経営を実現するための正攻法になります。しかし、この活性化が非常に難しいのです。

みなさんが働く会社で、採用サイトやリリース、社内のメール等で「新しい制度がスタートします!」と告知されることはよくあると思いますが、その後どうなっているか把握していますか?もし、ここで「あれどうなってるんだろう」と思う制度が1つでもあれば、見直すべきです。

ここでは、弊社コンサルタントが社内制度を企画・設計・運用する上で、とても大事にしているポイントを紹介します。たった3つですが、ここを外すと社内制度は全く効果を発揮しません。

 

1.会社の「今」にあっているか

1つめは、「会社の“今”にあっているか」ということです。社内制度を実施する場合、会社には大なり小なり課題や対処したい問題があります。それらが改善された際に「組織がどんな姿になっているべきなのか、そのビジョンをまずは設定することから始まります。

ここが抜け落ちしていまうと、「なぜやるか?」を説明できず、従業員の理解は進みません。結果、お飾りの社内制度になりがちです。ビジョンが決まればあとは「今」 の状態から逆算をして目標を決めていきます。「今」の状態を見定めるには、上記の通り3つの項目がオススメです。

リアルな現状の組織の動き、そして会社内でのトレンドや共通項、そして他社の事例から状態把握をしていき、実際に実行する社内制度の選定をしていきます。

弊社のコンサルタントはクライアントが実施したい社内制度に対して、これらのポイントでヒアリングを重ねていきます。これらのポイントを抑え、社内制度を通じてなりたいビジョンが明確に見えるような社内制度をご提案し、実行していきます。

逆に、この段階でビジョンが見えなかったり、会社の今の状態に即していないなと感じる場合は、社内制度の実行を反対しています。実行しても失敗する確率が高いからです。

2.利用されやすい制度になっているか

ここでは事例をひとつご紹介します。

ある企業でエンタメ補助という福利厚生の社内制度を運用していました。今のトレンドに敏感になり事業に活かすための自己研鑽を目的とするものでした。課題点は利用率の低さで、社員のほんの数パーセントしか利用していない状況でした。

利用率をあげるという観点で、対象を映画に絞る改善を実行しました。そうすると利用率が4倍に増加して多くの社員が利用する社内制度となりました。このケースの場合、制度企画側の思いとは真逆に社員からすると制度利用を躊躇する明確な理由があったのです。

それは「利用範囲」の問題です。エンターテイメントに関するものなら利用がOKとされていたのは幅広い分野で利用して欲しいという意図がありました。ただその「幅広さ」が利用側からすると「迷い」になっていたのです。

これはエンターテイメントに該当するのか?基準やラインがわからない。わからないから、利用しない方がいいかも……。このようなスパイラルになってしまっていました。制度の利用条件に柔軟性を持たせたことが、逆に作用してしまったケースです。

「利用のイメージを持たせる」、「明確にする」ということは、社内制度設計の鉄則です。企画時点で「みんなが使いやすそう」と、利用者の最大公約数を狙いに行くと失敗してしまいます。そのような幅を持たせることは企画側の妄想なんですよね。

制度の設計段階で利用イメージをしっかり持ち、使う側にどのような体験をしてもらうかが明確になっていなければ、社内制度は利用されません。

3.数値で分析・改善できているか

3つめは、運用改善フェーズで重要なポイントです。

マーケティング業務であれば、広告宣伝に対して数値で分析・改善しないと仕事にはなりません。広告を投じたのであれば、その効果検証を出すことは必須のプロセスです。

このように、多くの企業は広告宣伝にかかる費用には必死に数値分析や改善活動をして、事業成長を目指しているにも関わらず、インナーマーケティングにあたる社内制度になった途端にざっくりとアバウトに運用してしまうことがほとんどです。

社内制度の利用実績や利用者の傾向分析は疎か、「会社に何の制度があるのか」すら把握していないという状況も少なくはありません。

そもそも、その観点で社内制度を設定していないことが問題点ですよね。社内制度自体を企画するだけに留まっている(満足している)か、採用上の差別化ポイント(採用ブランディングの側面)として採用サイトに載せるためだけに企画されているか、どちらかが原因でしょう。だから社内制度が活性化しないのです。

今すぐに社内制度を見直して欲しい

今回3つのポイントを紹介しました。どれも目新しいことではなく、基本的なことです。しかし、実行にうつすのは非常に難しく、実際にこの3つのポイントを抑えて運用できている企業はほとんどありません。

やはり、それだけ組織全体を巻き込む「社内制度」だからこその難しさがありますし、影響範囲が大きいからこそ実行する運営者の実行力も重要です。

上手く運用している企業を見ると、人的なリソースをしっかりと投じて運営をしていたり、細々した改善や振り返りなどの作業、地道な集計をしたりしています。まだまだこの分野でのIT化は進んでおらず、むしろアナログな運用管理体制が主流なのが現状だと感じています。

私たちが提供するTUNAGは、そのような実行を支援しておりますが、次回は、そんなアナログな体制を脱却するためにTUNAGが果たしているツール(IT)の強みとなる部分のご紹介をしていきたいと思います。

株式会社スタメン
執行役員カスタマーサクセス部長 森山裕平

▼社内制度の運用や、導入について無料でご相談いただけます

『TUNAG』は、「社内制度」を軸としたコミュニケーションを行うことで、会社と従業員、従業員同士の相互信頼関係を築き、エンゲージメントを高めるサービスです。
専任のコンサルタントが運用のための制度設計、運用、その後の改善までを一貫してご支援しています。

「サンクスカードや社内ポイント機能で称賛文化をつくりたい」など、具体的なお悩みがありましたら、無料でご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

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