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日報アプリ5選 – 日報アプリの正しい選び方

日報と社内コニュニケーション

日報というと、どこの会社も行っている業務の一つだといえるでしょう。インターネットの普及とともに、社内の取り組み全般がIT化していく時代の中、日報もIT化が進み、アプリで運用する会社が年々急増しています。では、なぜ日報アプリを運用する会社が増えているのでしょうか?

近年、社内のコミュニケーションに課題があると感じている企業が約8割あります。

その理由としては、

・経営層が社員に会社の方向性や社員に期待していることを伝えていない。

・表面上のコミュニケーションのみで、業務上のコミュニケーションが取れていない。

・コミュニケーションの機械づくりが、意図されていない。

・お互いの問題点や課題を指摘し合わないし、直接言おうとしない。

・部門間や部署間など、役職や拠点が離れると情報共有できない。

などなど、企業規模や組織の風土によって様々あります。

(参照:HRプロ(2016)「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告)

上記のような企業が、今「日報アプリ」を利用しているのです。

日報アプリがなぜ今運用されているのか、メリットや選び方、そして日報アプリのツール5選をご紹介します。

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日報アプリのメリット

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日報アプリを運用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

様々なコストが削減できる

日報は、今もなお紙で運用している会社も多いと思います。しかし、一つ一つ直接提出してもらい、確認してから部署単位や個人単位で管理していくという工数がとても大変だと感じている企業は少なくありません。日報をアプリで運用することにより、ペーパーレス化の促進や管理コストの削減が行えます。それにより、管理者は、いちいち全員から紙の配布や収集をしなくて済みます。また、提出者もスマホやPCで提出できることで、いつでもどこでも報告を行うことができます。

社内の状況が可視化される

日報を通したやり取りは基本、提出した人↔受け取った人の2者間で成立するものです。例えば、日報の内容に沿って面談を行ったり、マネージャーが新人の日報を見て、次のマネジメント施策を考えたりするといったような具合です。しかし、アプリで運用することにより、日報内容が全社員に共有され、1↔nのやり取りが生まれます。つまり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。例えば、営業部のAさんが日報で、「今日は、〇〇のようなトークを意識して話すと、相手から購入の合意をいただきました!」という内容を共有したとします。その日報を見た同期のBさんは、「具体的にどうしたのか詳しく知りたい!」とAさんに聞きに行くコミュニケーションが生まれたり、上司のCさんは、「もっとこうすればより良くなりそうだ、アドバイスしよう。」といったタイムリーなフィードバックが生まれたりします。

組織の風土や文化に合わせて利用できる

紙運用の日報は、項目が予めフォーマット化されており、それに沿って記入するようになっています。いつも同じ内容で、読んでも何も成長が感じられないなと思った上司の方もいらっしゃるのではないでしょうか。人間誰でも飽きがくるもので、いつも同じ内容だと、書くことが目的になってしまい、日々の振り返りや部下のマネジメントという本当の目的を見失ってしまいがちです。

アプリでの運用であれば、定期的に内容を変えることが可能です。例えば、「最近、経営理念や行動指針が浸透できていないな。」という時に、日報の内容の中で、【今日意識した経営理念・行動指針】という項目を作って、従業員が常に意識できるような環境にできます。また、「日報を主体的に楽しく提出してもらいたい」という企業は、【写真・動画欄】を追加して、カジュアルな日報提出をしてもらうこともできます。組織の風土や文化に合わせて、日報をカスタマイズできるのは、管理者にとっても提出者にとっても良い影響を与えるでしょう。

日報アプリの選び方

組織の成長に繋がる、新時代の日報アプリ

日報をアプリで運用すれば上記のようなメリットが得られるのかといえば。必ずしもそうではありません。利用してみたら、今まで使っていた紙の日報のほうが楽だったというオチは最悪です。そこで、日報アプリはどのような基準で決めるべきかをお伝えします。もし、日報アプリを検討する場合はぜひ参考にしてみて下さい。

利用目的を明確にする

そもそも日報を運用する目的や日報をアプリに変える目的が明確でなくてはいけません。日報アプリができることと、自社でやりたいことのズレが生じて結局うまく利用できなかったということがよくあります。また、利用しているものの、本来目的としていた組織課題の解決に役立っているかといえばそうでもない状況が生まれてくることもあります。せっかく時間とお金をかけて、導入した日報アプリは最大限活用しなければ、費用対効果も出てきません。だからこそ、日報アプリの目的や期待している効果を予め明確にしてから利用すべきです。そうすることで、日報アプリの活用方法も考えやすくPDCAを回しやすくなるでしょう。

カスタマイズ性の高さ

日報をアプリで運用するにあたって、最も期待する点は何でしょうか?

おそらくコスト面ではっきりと分かるペーパーレス化できる点であったり、社内状況の可視化ができる点でしょうか。これらのメリットはおそらくどの日報アプリを導入しても実現できるでしょう。しかし、日報アプリの効果はもっとたくさんあります。その中でも大きなメリットが、企業に合わせて日報のテンプレートをスマホやPCで簡単にカスタマイズできる点です。企業は、業種業態、従業員数、男女比、年齢層、拠点、部署などによって日報の内容は様々です。また、これらの要因は、年々変わっていくものです。企業は変化しているが、日報内容はずっと変わらなかったり、部署によっては書きにくい項目があったりするといったような状況が少なからずあるのではないでしょうか。日報アプリは、こういった企業の形態に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。例えば、営業部の日報は予算やKPIの進捗、商談の内容、商談で良かった点、改善すべき点..etc、採用部の日報は採用人数の進捗、業務の進捗、採用セミナーの内容、面接者の感触..etcといったように、共有内容は異なるので、部署ごとに日報を設定し運用します。また、日報内容に書きづらい項目があれば、随時カスタマイズできたりします。そのあたりのカスタマイズ性が高い日報アプリほど組織にタイムリーに適した運用が可能になります。

コミュニケーションの取りやすさ

日報アプリを運用することで、コミュニケーションが格段に取りやすくなります。同じフロアにいるけども話さない人や、拠点が離れてしまった同期などのリアルタイムな情報が共有されるので、コミュニケーションのきっかけが生まれます。しかし、きっかけが生まれるだけでは実際のコミュニケーションにつながらない可能性もあります。2-2で記載したようなコミュニケーションを生むために、日報にコメント欄がついていたり、投稿されると通知が来たりなど、様々な仕組み