すぐ書ける！日報の書き方のポイントやテンプレートをご紹介
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日報とは、日々の業務の成果などを報告するためのもので、多くの企業で導入されています。
最近はコロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークを導入した企業も多いと思いますが、顔が見えないリモートの環境では、日時の報告はさらに重要になってきます。
そこで今回は、手短に書けて、効果のある日報にするにはどのようにすれば良いのか、書き方のポイントやテンプレートを紹介いたします。
日報の目的
“会社の決まりだから”と、なんとなく毎日日報を書いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。せっかく毎日時間を費やして記入する日報ですから、有意義なものにしたいですよね。そのためには、まず日報の目的をしっかり把握することが重要です。
1日の業務の振り返りと上司への進捗報告
日報には、1日の仕事を振り返るという目的があります。仕事の終わりに改めて振り返る時間を設けることで、課題や反省点を整理したり、よかった点や新たな気づきを発見することに繋がることを期待しています。また、上司への仕事の進捗や成果の報告及び共有することも目的の一つです。
■株式会社八神製作所の事例
上司と部下のコミュニケーションや育成の観点で日報を運用していた株式会社八神製作所。アプリで日報提出ができるようになり業務が効率化し、日報をオープンにしたことでナレッジの横展開も実現しました。
＞＞日報活用から情報が集まる場所作りへ。創業150周年を迎える老舗企業の取り組みとは
現場の頑張りの見える化・従業員へのフォロー
また、日報には現場の頑張りを見える化したり、内容に応じて従業員のフォローにつなげるという目的もあります。売上や業績など数字で分かる成果ももちろん大切ですが、数字にはなかなか表れない工夫、あるいは悩みを現場から伝えることで、適切なフォローにつなげることができます。
■株式会社ファミリーの事例
株式会社ファミリーでは、ただ業務を報告するのではなく「今日1日の仕事を通じて感じたこと」、つまり「感情の部分」を書くというルールで日報を運用。日報で落ち込んでいる従業員がいると、先輩や他の従業員から声かけやケアがされており、代表も日報を通して「書いてる個人の『気持ちのバロメーター』」を見ているそうです。
＞＞称賛文化が浸透し、お客様への意識も向上した取り組み。「感情」を伝え合うことが次につながる。
日報に必要な項目例
一般的な日報として、必要な項目は以下があげられます。
おすすめな書き方は、各項目に対してだらだらと長い文章を書かず、できるだけ短い文章で、箇条書きにすると読みやすくなります。
また、定性的な内容と定量的な内容を織り交ぜることで読む側に伝わりやすくなります。日報も上司に自分をアピールする場として、わかりやすい内容にしていきましょう。
・今日の目標
その日ごとに設定した目標を書きましょう。目標を書くことで頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせることができます。
・今日の業務内容及び成果
1日の仕事内容について具体的に書きましょう。業務内容や成果を書くことで、上司は進捗を確認しフォローしたり、成果を評価することができます。
・良かった点
自分が成長したことを日々実感するためにも、良かった点は意識して探して書くようにしましょう。良かった点がなかなか思い浮かばないという人は、学んだ点に着目してみましょう。
・課題及び改善点
課題や改善点を振り返り、考えることは成長へと繋がります。できれば、考えられる解決策をセットで書くのが良いのですが、分からない場合はぜひ上司に相談しましょう。
・明日の目標
目標を意識して業務に取り組むことで生産性の向上に繋がります。明日の目標を設定して、1日を終わるようにしましょう。
日報を記入する時の注意点
定量的に表現すること
前述にもあるように、日報は定量的に書くことがポイントです。
以下の悪い例と良い例を比べてみてください。悪い例では業務内容と成果がわかりづらくなっています。定量的な内容が書かれていないと、上司は適切に評価することができません。
定量的な内容と、前向きな姿勢をしっかり記載しましょう。また、打ち合わせやミーティングがあった際は、議事録や決定事項を分かるように共有することも大事なポイントです。上司に業務内容を正確に伝えることを意識していきましょう。
× 悪い例
・今日の業務内容及び成果
10:00-12:00 テレアポ
13:00-14:00 ○○様と打ち合わせ
14:30-17:00 納品処理
17:00-18:00 ○○ミーティング
○ 良い例
・今日の目標
アポ獲得2件（15/20件）
納品処理3件（8/10件）
・今日の業務内容及び成果
10:00-12:00 テレアポ（コール数20件、獲得2件）
13:00-14:00 ○○様と打ち合わせ
14:30-17:00 納品処理4件
17:00-18:00 ○○ミーティング（議事録：URL〜〜〜）
・良かった点
納品処理に慣れてきて、2時間30分で4件こなせるようになりました。
・課題及び改善点
○○様との打ち合わせでシステムに対する質問を多数いただきましたが、全部回答することができませんでした。次回、他で同様の質問をいただいた際は回答できるよう先輩に教えてもらい自分の知識にします。
・明日の目標
アポ獲得1件（16/20件）
今日の○○ミーティングでの決定事項の通り、○○を徹底して実施
効率的に良い日報を提出するコツ
一日の最後にまとめず、都度残していく
日報を5分で書くためのコツをご紹介します。日報は1日の業務の終わりに提出するものですが、書くのも1日の終わりでないといけない訳ではありません。
業務内容については、1日の終わりに書こうとすると思い出すのに時間が掛かってしまうことがあります。打ち合わせがあった際の議事録も、「どこに保存したかな……？」と後で探していると時間がかかってしまいますが、打ち合わせ後にURLだけ日報に貼り付けておけば時間はかかりません。そのため、業務の区切りに少しずつ書くことをおすすめします。
アプリやクラウドのツールで運用している場合は、外出先で書けますのでぜひ実践してみてください。慣れてしまえば時間をかけずに書けるようになります。
日報のテンプレート例
日報に多くの時間を費やすことはおすすめできません。できるだけ短時間で書くのが望ましく、目安として5分程度、長くても10分までです。
毎日書く内容に悩んでいては、どんどん時間だけが過ぎてしまいます。自分用に使いやすいテンプレートを作成しておくことがおすすめです。
ここでは、事務職編と営業職編の2パターンをご紹介します。
職種によって日報の内容は変えていくべきです。ついついたくさんの項目を用意したくなりますが、できるだけ簡潔にしていきましょう。
▼事務職編
・今日の業務内容
・気づき、共有事項
・明日の業務
・一言
ポイントは、気づきや共有事項と今日の一言を入れることです。
事務職は他の社員に様々な情報をアナウンスすることが多く、また終日社内にいる時間も多い職種です。
他の社員の動きもよく見ていると思いますので、気づいたことや共有事項を積極的に発信していきましょう。
▼営業職編
・今日の業務内容
・数字の進捗
・良かった点、課題
・明日の業務内容
ポイントは「良かった点、課題」を入れることです。
営業職は売上目標が設定されていることがほとんどだと思いますので、自分の目標が気になり、個人プレーになりがちです。
チーム全体のことを考え、他の社員へナレッジやノウハウを共有することを意識して発信していきましょう。
コミュニケーション活性化、理念浸透、離職率改善などでエンゲージメントを向上。
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日報でコミュニケーション活性化
紙やメールを利用して一部の社員間だけで日報を運用していませんか？日報は社内コミュニケーションの活性化にも効果を発揮するような設計もできるため、できれば多くの社員が自由に見ることができるアプリやクラウドのツールを利用することがおすすめです。
日報の目的は、1日の振り返りと上司への共有・報告ですが、日報に「今日の一言」という項目を追加し、思ったことや個人的なことなどを書いてもらってみてはいかがでしょうか。
それによって、各個人の人となりを知ることができたり、思わぬコミュニケーションが生まれます。
一方的に日報を提出して終わりでは、書く方のモチベーションが下がってしまうことも。上司はぜひ積極的にコメントを返しましょう。
日報でコミュニケーション活性化に取り組むなら『TUNAG』
上記でご紹介したような日報をTUNAGで運用することが可能です。TUNAGで日報を運用するメリットを3つご紹介します。
1）スマホから簡単に利用できる
TUNAGはPCとアプリで利用でき、外出先でも簡単に日報を作成することができます。写真やファイルももちろん添付可能。また、他の人の日報も簡単に閲覧できコメントを入れることができます。
2）PDCAを回しやすい
日報は部署や役職ごとに異なるテンプレートを使用しますが、TUNAGではテンプレートの作成・変更が簡単に行えます。また、管理者は日報の提出状況も把握できますので、利用状況を確認しつつ日報のスタイルを変更していくことができます。
3）過去の日報を振り返ることができる
提出された日報はTUNAGに蓄積されていきます。過去の日報を遡って見たいときに、自分だけではなく他の人の日報も簡単にみることができます。
※弊社で運用している日報のコンテンツの一部です。気軽にコメントを残すことができ、シンプルな見た目で利用も簡単。
日報は上手く運用することで、色々な効果をあげることができます。ぜひ自社に合った日報を運用していきましょう。
日報などの社内の取り組みはPDCAが重要
『TUNAG』では日報からサンクスカード・社内報・社長メッセージまでさまざまな取り組みを運用可能。従業員の利用データをもとに、取り組みのPDCAを回すことができるます。さらに、トレーナーが施策の設計、ツールの運用から改善までを一貫してサポートします。
自社に合った施策運用で、きちんと効果の出る取り組みにしたい。そんな方は、ぜひ一度資料をご覧ください。
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