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ペーパーレス化とは? 方法・メリット・事例を紹介

ペーパーレスとは?

そもそも、「ペーパーレス」とは何でしょうか。定義や対象について整理します。

ペーパーレス / ペーパーレス化の定義

ペーパーレスとは、情報を紙媒体ではなくデータで管理・活用している状態のことを言います。

近年、多くの企業や組織で、紙媒体で管理していた情報を電子化する「ペーパーレス化」が進んでいます。

ペーパーレス化の対象となるもの

社内の文書や営業資料、各種申請書類、掲示物、請求書、申込書、日報など、ペーパーレス化の対象はさまざまです。

従来はPCで作成した書類をプリントアウトし、ファイリングしてロッカーで保管する職場がほとんどでした。

近年では、PCなどで作成した資料はほとんどが電子データのまま管理されます。紙ベースで送られてきた書類や資料は、スキャナなどでスキャンして電子データにし保管するケースもあります。

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ペーパーレス化の方法・進め方

これまで資料や書類を紙媒体で管理してきた職場では、どのようにペーパーレス化を進めればよいのでしょうか。

現状や課題を整理する

ペーパーレス化に取りかかる前に、現状の課題を整理しましょう。

現在、どんな情報を紙ベースで作成・管理しているか、どの書類の作成に手間やコストがかかっているか、紙媒体での管理を止めることで手続きを簡素化できる部分はないかなど、時間やコスト、効率化の観点から課題を洗い出します。

ペーパーレス化する業務や手続きの範囲を決める

いきなりすべてをペーパーレス化しようとすると、担当者にも現場にも大きな負担がかかります。ペーパーレス化は小さくスタートするとスムーズです。

また、中には紙ベースで管理するほうが工数がかからない業務もあります。洗い出した課題をもう一度精査し、ペーパーレス化する業務や手続きの範囲を決めましょう。

目的やメリットを丁寧に説明する

ペーパーレス化は多くの人に影響を与えます。組織の中には、新たな仕組みやツールを導入することに抵抗を感じる人も少なくありません。

そのため、「紙ベースで書類の作成・管理を行うことで現場にどんな負担がかかっているか」「ペーパーレス化することで業務がどう効率化するか」など、できるだけ具体的にペーパーレス化の目的やメリットを説明し、現場の理解を得るようにしましょう。

必要な端末やシステムを導入する

ペーパーレス化を進めるには、端末やシステムを導入する必要があります。

従業員が出先でデータを見られるようにするためのスマートフォンやタブレット、紙ベースで保管していた資料を読み取りデジタル化するためのスキャナー、データを保管するためのクラウドサーバー、ペーパーレスに寄せた業務プロセスを構築するためのITツールやシステムなど、必要に応じて導入を進めましょう。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には、さまざまなメリットがあります。

業務効率化

PCで作成した書類を紙に出力する必要がなくなれば、印刷にかかる手間や時間が省けます。

さらに、書類や資料はPCやタブレットを介してリアルタイムでやり取りすることができるため、社内での情報共有もスムーズになります。

また、オンラインでデータを検索できることから情報を見つけやすくなります。

コスト削減

ペーパーレス化を実現することで印刷コストがかからなくなります。

また、書類の保管場所や郵送にかかっていたコストも削減することができます。

SDGs・環境への取り組み

紙を生産するために、世界では森林伐採が進んでいます。

ペーパーレス化を実現することは、森林伐採を食い止め、環境保全やSDGsへの取り組みにつながります。

セキュリティ強化

ペーパーレス化をすることで重要書類や資料を持ち運ぶ必要がなくなり、置き忘れや紛失のリスク回避につながります。

また、データにパスワードをかけることでアクセスできる人を制限できます。

働き方改革への対応

資料や書類が電子化されることで、オフィスに出社せずどこからでも仕事ができるようになります。

リモートワークなど多様な働き方が叶うので、働き方改革にも対応していくことができます。

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ニューノーマル時代の働き方と課題を解決できる企業の取り組み

ペーパーレス化の事例 – 企業の取り組み4選

企業がエンゲージメント経営プラットフォーム「TUNAG」を活用してペーパーレス化に成功した事例をご紹介します。

株式会社Francfrancの事例

家具・インテリア雑貨を扱うインテリアショップを展開するFrancfranc様。以前は業務の書類について、印鑑を押して回覧するというワークフローが組まれていました。

その後、TUNAG上に申請・承認制度を設けてペーパーレス化を推進し、コロナ禍でリモートワークに移行したあとも、オフィスに出社することなく業務の遂行ができています。

■導入事例
「本社と店舗の情報共有が双方向になり、社員の生産性が上がった」風通しのよい会社の実現を目指す方法

ジェーシービー従業員組合 / イオンクレジットサービスユニオンの事例

それぞれ3,000名以上の組合員が加入するジェーシービー従業員組合様とイオンクレジットサービスユニオン様では、福利厚生の利用に紙の申請書を提出する必要がありました。

申請をTUNAGで行うようになったことで組合員の負荷が軽減しました。

■導入事例
3,000名超の労働組合で、福利厚生の浸透とペーパーレス申請を実現「過去に例がない程、組合員が自ら情報を取りに来る」

兵庫ヤクルト販売株式会社の事例

兵庫県の神戸市、加古川市、三木市などを担当エリアとする兵庫ヤクルト販売株式会社様。紙にメッセージを書いたり、お客様に対面で販売したりといった、「アナログのよさ」を強みに成長してきました。

このアナログのよさをより強化するため、効率化すべき事務的作業やコミュニケーションをITツールに置き換えようとTUNAGを導入。情報共有がよりスムーズになり、コミュニケーションコストが下がったと実感されています。

■導入事例
兵庫ヤクルト販売が取り組むコミュニケーション施策「アナログの良さを残すために、アナログ運用を辞める。」

スーパーサンシ株式会社の事例

2,000人以上の従業員を抱えるスーパーサンシ様では、本社からの情報を各店舗の店長がプリントアウトし掲示する方法で情報共有を行ってきました。

しかし、この方法ではすみずみまで情報が行き届かず、TUNAGを導入。人事課から従業員1人ひとりに対して直接情報発信ができるようになりました。

また、これまで店舗と本社間でやり取りしていた5種類の紙媒体の書類をTUNAGで提出する方法に変更。書類を送る手間と時間が省け、集計する側の業務の効率化につながっています。

■導入事例
従業員ファーストを実現するため、TUNAGを運用しながら社内制度をブラッシュアップ

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化にはメリットだけでなく、次のようなデメリットもあります。ペーパーレス化を推進する際は注意しましょう。

ペーパーレス化のツールやシステム導入でコストがかかる

ペーパーレス化に伴い新しく端末やシステムを導入することになった場合、導入や運用にコストが発生することがあります。スマホやタブレット、スキャナなどを購入したり、クラウドシステム、ITツールを取り入れる場合には、複数社に見積りを取って比較検討しましょう。

ITツーツやシステムはアカウント数によっては無料で利用できるものもあります。少人数でテスト導入してから全社展開するのも1つの手段です。

ツールやシステムの不具合に影響される

ITツールやシステムに不具合が発生した場合、資料や書類にアクセスができなくなります。

業務がストップしてしまうことのないよう、万が一の場合に備え、対策をしておきましょう。

従業員にITリテラシーが必要

組織の中にはITリテラシーが十分でない人もいるでしょう。

そうした現場でペーパーレス化を推進する場合には、ITツールに慣れていない人も含め、従業員のITリテラシーを向上させる取り組みが必要です。

ペーパーレス化のツール・システムの種類

ペーパーレス化を実現するツールやシステムにはどんな種類があるのでしょうか。

情報共有ツール

情報共有ツールとは、データのやり取りや保管・共有するためのツールです。

グループウェアや社内SNS、チャットツール、オンラインストレージサービスなどがこれに当たります。

ワークフローツール

ワークフローツールを導入することで、申請書類の作成や提出、承認作業、保管などをオンライン上で実施できるようになります。

書類を手書きで記入したり、手渡し・郵送する必要がないため、申請や承認の作業が素早く行えます。

電子署名ツール

PCやスマートフォン上で契約書や申込書のやり取りが行えるツールです。

書類に手書きして印鑑を押し郵送する手間が省けます。書類は電子データで保存されるため、原本の保管もしやすくなります。

勤怠管理ツール

従業員の労働時間や残業時間、有給などをオンラインデータとして記録・管理できます。

タイムカードや紙の勤怠表が不要になり、従業員からの勤怠報告が簡単に、集計する側も負担が軽減できます。

電子帳簿保存法:ペーパーレス化の法改正

ビジネスの現場でのペーパーレス化を推進するため、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。

電子帳簿保存法とは

ペーパーレス化に関わる法律に「電子帳簿保存法」があります。国税庁では電子帳簿保存法について次のように説明しています。

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律

 

(引用:電子帳簿保存法が改正されました – 国税庁

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ペーパーレス化の法改正のポイント

電子帳簿保存法改正によりさまざまな要件が緩和され、ペーパーレス化が推進しやすくなりました。

たとえば、これまで国税関係帳簿をデータで作成・保存したり、紙の書類をスキャナを通して画像で保存したりするには税務署長の事前承認が必要でしたが、改正により不要になりました。

また、タイムスタンプ要件が緩和され、タイムスタンプの付与期限が延長されたり、場合によってはタイムスタンプが不要になったりしています。

これまで、データは複雑な条件での検索ができる状態で保管しなければなりませんでしたが、この要件も緩和。検索条件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみとなりました。

この電子帳簿保存法改正によって適正事務処理要件が廃止されたため、紙の書類をスキャナ保存する場合に原本とデータを定期的に照合してチェックする必要もなくなっています。

情報共有からワークフローまで、ペーパーレス化ならTUNAG

スマホで情報共有、ワークフローを管理

エンゲージメント経営プラットフォーム『TUNAG』は、会社からの情報共有やワークフローの管理がオンライン上で行えます。

従業員個人のスマホにインストールして利用できるので、使い慣れた「いつものスマホ」で会社からの情報をキャッチしたり、書類の申請を行ったりできるのが特徴です。また、企業にとっても端末を新しく購入する必要がないため、低コストでペーパーレス化を実現できます。

ペーパーレス化や業務効率化に、ぜひTUNAGをご活用ください。

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