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社内ポータルサイトとは?
比較方法、運用目的、活用されない例を解説

ポータルサイト

社内ポータルサイトとは

社内の様々な情報にアクセスするためのサイト

社内ポータルサイトとは、社内向けの様々なアプリケーション(情報)にアクセスするための「入口」を集約したサイトのことを言います。社内ポータルサイトでは色々なシステムに分散している業務に必要な情報へ一箇所からアクセスできる役割があります。

社内SNS、グループウェア、社内掲示板、イントラサイトとの違い

社内の情報共有ツールの中には社内ポータルサイトに似たものに社内SNS、グループウェア、社内掲示板があります。ここではそれぞれの役割や機能の違いについて説明していきます。

・社内SNS

Facebook、Twitter等に代表されるSNSの機能を、企業の社内向け利用を想定した制作されたものです。主にコミュニケーションや情報共有に用いられるツールとして使われ、様々なサービスが出ています。例:TUNAG、LINE WORKS、Yammer等

・グループウェア

社内でのスケジュールやタスクの共有、情報共有に用いられるツールです。主な機能としてスケジュール管理、メール機能、ドキュメント共有など“業務効率化”を目的とする場合が多いです。例:サイボウズ、desknet’s NEO、Microsoft Office 365、G suite等

・社内掲示板

アナログとデジタルに二分されます。前者は、社内の壁にボードを設置するアナログな社内掲示板です。後者は、大型ディスプレイやWebサイト上で社員向けに公開されるインターネット掲示板です。情報の周知を目的して、書き込まれます。Webサイト形式で社内掲示板の役割を果たすサービスは多く、様々なサービスがWeb社内掲示板に該当すると言えます。

・イントラサイト

イントラサイトは、企業等の組織ネットワーク(イントラネット)内のサーバに構築されるWebサイトのことを指します。インターネット等を介して外部からの閲覧が直接できず、閲覧権限を内部からのアクセスに制限していることが多いです。業務に関連する情報等の共有を行います。

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社内ポータルサイトの比較

GoogleのG suite、MicrosoftのOffice365/SharePoint等の外資系企業のサービスに、国内スタートアップのサービスなど、「社内ポータルサイト」に関連するサービスは数多くあり、選定側の企業担当者としては、比較表を作成するだけで苦労します。まずは、社内ポータルサイトに期待する「目的」を整理しましょう。新しい情報基盤を導入することで解決したい「組織の課題」と、「理想像」を整理するのです。目的が明確になれば、要件が具体化されて、必要な機能も明らかになり、サービス選びの軸となります。

自社の条件を整理する

有名で、口コミ評価が高いツールが、自社にマッチするとは限りません。自社特有の条件、例えば、現状の情報共有手段の課題、社員のデバイス環境(PC/タブレット/スマホ)、社員のITリテラシー、業務内容との関連性、社員規模、予算、セキュリティ要件等を整理することからスタートすべきかもしれません。また、ツール導入後の成果指標(KPI)を定めておくことで、ツール選定の担当者としては、導入前後の比較で評価をしやすくなります。

無料の社内ポータルサイトを作るなら

サーバー等別途費用を除いて、Googleサイトや、WordPressを使えば無料でWebサイトを作ることができます。特にGoogleサイトは、社内でWeb制作の知識がなくても編集できるのがメリットです。一方で、レイアウトやデザインに制限があったり、コメント機能等の双方向のコミュニケーションはあまり想定されていないため、Web社内掲示板的な存在になるでしょう。

 

社内ポータルサイトを運用する目的

一度のアクセスで様々な情報を閲覧し、業務効率化を図る

全社展開の情報や業務マニュアル・ノウハウ、申請フォーマットなどバラバラに点在しているものを一元管理する目的で運用します。「どこにあるか分からず探すのに時間がかかる…」「別々のサイトにアクセスするのが面倒…」などを解消し、業務効率化をはかります。

迅速かつ円滑な情報共有を行う

本社・本部からの通達や報告、部署間の情報共有を迅速かつ円滑に行う目的で運用します。情報の集約によりアクセスが習慣化されていけば、より情報共有の浸透度合いは増していきます。

コミュニケーションを活性化する

部署や業務、勤務地が違うと、普段から直接コミュニケーションを取ることは難しくなります。そこで、社内ポータルサイトを活用して情報の見える化や共有を通し、社内交流を深めることを目的として運用します。

社内ポータルサイトではリアルタイムで多人数とのコミュニケーションを活性化することが可能です。また、トップメッセージなどを通し、経営理念やビジョンの浸透にも役立てることができます。

※注意※

ただし、上記の様な目的がはっきりしないまま運用をしてしまうとただ仕組みを集めただけで思い通りの運用がなされず、使われない、必要な人に見てもらえない状態に陥ってしまいます。また、同じことを複数入力する手間が生まれたり、より情報が散らばってしまう恐れもあるため、注意が必要です。

導入事例:成長企業が続々導入!社内ポータルでエンゲージメント経営実践事例集

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社内ポータルサイトが活用されない理由の例

1)得たい情報が見つからない

ただ、仕組みを集めて羅列されているだけでは、従業員が得たい情報にたどり着くことが難しくなります。社内ポータルを彷徨ってしまい、結果的に業務効率を下げてしまうことにもつながります。また、周知が行き届いておらず、従業員が存在を知らないケースもよくあることです。

2)情報が更新されていない

「何となく必要そうだから」と仕組みを作り、情報をただ並べるだけになってしまうこともよくあるケースです。情報が更新されず、運用もされないままになり、その結果、せっかく導入したポータルサイトが形骸化する恐れがあります。

3)使っている人が少ない

そもそも活用している人が少ない状態では、活用されることも無いままになってしまいます。ただ社内ポータルサイトを用意して「あとはどうぞ」と案内しても、使いづらかったり見た目が複雑だったりすると使う人は増えません。

特に従業員の方にとって、見やすいデザインか、使いやすいかは活用されるための大きな分かれ道になります。普段から習慣的に利用するものだからこそ、最適化されたサイトにするよう工夫するなど、継続的な運用が必要になるのです。

使われる社内ポータルサイトにするには

まずは目的を明確にし、運用における責任者を決定する

社内ポータルサイトの目的を明確にすること、また、どう運用するのか、その責任者を決定することが重要です。また、利用する従業員にとって便利で見やすいものでなければなりません。

ただひとまとめにするだけでなく目的に合わせて情報を整理整頓したり、セキュリティは担保したまま、外部からもリアルタイムにアクセスできるなどの機能性とデザイン性が必要になります。

あらゆる社内施策や制度を
運用できるプラットフォーム『TUNAG』

弊社サービスのTUNAG(ツナグ)は、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメントの向上を図るためのサービスです。様々な社内施策、社内制度を運用できるプラットフォームで、情報が掲載されているだけのポータルサイトを「動きのあるもの」にすることが可能です。

具体的には、社内の様々な施策を、整理整頓してストックし、分かりやすく従業員に、スマホアプリ、PCブラウザで表示することが可能です。伝えるべきメッセージや情報を従業員にスムーズに届け、従業員同士のコミュニケーションが活性化を促す。そんな循環をつくることができます。

3分でわかるTUNAGサービス資料

具体的なTUNAGの活用事例

 1)会社やトップからの情報発信

経営陣が考えていること、会社の課題やビジョンなど、トップからのメッセージを発信する例です。代表が日々考えていることや会社の方向性などをコラムとして発信したりするケースが多くありますが、これまで「メール」で配信しても返信が無かったりと、反応が得ることが難しかったのではないでしょうか。

TUNAGでは、「既読数」を把握したり、気軽にコメントやスタンプなどを送るなどのSNSとして使いやすいという利点があり、メッセージの浸透に貢献しています。

拠点が離れていたり普段頻繁にコミュニケーションが取れなくても、TUNAGを通してダイレクトに発信することができます。言葉や結果だけでなく、意図や背景までも含めて伝達できることがメリットです。

ビジョンや理念に触れる回数が増えることで必然的に浸透が進み、意思統一や意識レベルの向上を促します。加えて過去の発信を確認したり、新しく入社された方も閲覧できることで、早期立ち上がりに大きく寄与します。

 2)コミュニケーションが発生する活用事例「サンクスメッセージ」

日々の行動の中で感謝や称賛を送り合うサンクスメッセージを通して、個人の行動にフォーカスすることでコミュニケーションを生み出しています。

普段面と向かって感謝を伝えられない事や照れてしまう事、改めて感謝を伝えたい事などをピックアップし皆に共有することで当人同士のコミュニケーションだけでなく、多方面でのコミュニケーションのきっかけを生み出しています。

3)社内の情報共有が促進される活用事例

個人毎やチーム毎の日々の成功体験やノウハウの共有、課題や困りごとへのアドバイスなどをリアルタイムに共有することが可能です。

上司・部下や部署内での情報共有だけでなく、部署の垣根を超えた情報共有も可能で、横断的な会社の動きを見える化することでより一層の連携や新たな気づきを得るきっかけにつながります。

4)プロフィール機能の活用事例

TUNAGには、マイページにプロフィール機能があります。趣味や特技、好きな音楽などのカジュアルなものから、学歴や職歴、受賞歴まで幅広く個人の人となりを把握することができます。(プロフィール項目は会社によって自由に設定できます)

プロフィールをきっかけに思わぬ共通点を見つけて会話したり、部署移動後の同僚が一目でわかるので溶け込みやすい効果もあります。またタレントマネジメントなどの人材管理にも活用可能です。

まとめ

便利な社内ポータルだからこそ、活用されるために明確な目的や運用フローを決めることが重要になります。TUNAGはあらゆる社内制度を運用できるプラットフォームだからこそ、これまで活用されていなかった社内ポータルサイトなどを活きたものにすることが可能です。

コミュニケーションを生み出したり、働きがいをもたらす仕組みづくりを行ったりすることにより、エンゲージメント醸成に貢献することが可能です。

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。

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