社内ポータルサイトとは？実事例、比較、作り方等を徹底解説
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目次
社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトの意味
社内ポータルサイトとは、社内向けの様々な情報や、アプリケーションにアクセスするための「入口」を集約したサイトのことを言います。社内ポータルサイトには、業務に必要な様々な情報へ一箇所からアクセスできる役割があります。省略して「社内ポータル」とも呼ばれます。企業によっては、「業務ポータル」や「社内サイト」と呼ぶこともあるでしょう。
社内SNS、グループウェア、社内掲示板、社内イントラサイトとの違い
社内の情報共有ツールの中には社内ポータルサイトに似たものに社内SNS、グループウェア、社内掲示板、社内イントラサイトがあります。ここではそれぞれの役割や機能の違いについて説明していきます。
・社内SNS
Facebook、Twitter等に代表されるSNSの機能を、企業の社内向け利用を想定して制作されたものです。主にコミュニケーションや情報共有に用いられるツールとして使われ、様々なサービスが出ています。例：TUNAG、LINE WORKS、Yammer等
・グループウェア
社内でのスケジュールやタスクの共有、情報共有に用いられるツールです。主な機能としてスケジュール管理、メール機能、ドキュメント共有など“業務効率化”を目的とする場合が多いです。例：サイボウズ、desknet’s NEO、Microsoft Office 365、G suite等
・社内掲示板
アナログとデジタルに二分されます。アナログな社内掲示板の例は、社内の壁にボードを設置し手書きで書き込むものを指します。デジタルな社内掲示板は、大型ディスプレイやWebサイト上で、社員向けに公開されるインターネット社内掲示板です。形式は様々ですが、社内掲示板は広く情報を周知することを目的としています。Webサイト形式で社内掲示板の役割を果たすサービスは多く、様々なサービスがWeb社内掲示板に該当すると言えます。
・社内イントラサイト
社内イントラサイトは、企業等の組織ネットワーク（イントラネット）内のサーバに構築されるWebサイトのことを指します。インターネット等を介して外部からの閲覧が直接できず、閲覧権限を内部からのアクセスに制限していることが多いです。機密性の高い情報等の共有に適しています。
参照：イントラネット・社内イントラとは？SSL、構築等を含め解説
社内ポータルサイトの事例
実際に企業で社内ポータルサイトを導入した事例をご紹介します。
京都信用金庫の事例
京都信用金庫では「日本一コミュニケーションがゆたかな会社」を目指して、全職員との“対話”に取り組んでいます。そんな中、「情報がリアルタイムに集まる場所がない」「2,000人の職員の顔と名前が分かるようにしたい」という課題を感じていました。
そこで、縦・横・斜めのコミュニケーションを作るために、情報が集まるポータルサイトを導入。イベントやメディア掲載など、組織の情報共有をするだけのポータルサイトではなく、2,000人がつながるきっかけづくりを行えるよう、「グルメマップ」「つなごう2000人の輪」などカジュアルなコンテンツ、職員の人となりが知れる「職員インタビュー」なども運用しました。
結果、京都信用金庫の動向がリアルタイムに伝えられるようになり、さらに意外な人のつながりや発見が生まれるて職員同士「知る」きっかけができ、リアルなコミュニケーションが生まれるようにもなりました。
＞＞京都信用金庫の取り組み：2,000人全職員との“対話”を徹底して行うために。つながりの場としてTUNAGを活用
80件以上の社内ポータルサービスの導入事例
社内ポータルサービス「TUNAG」では、導入事例を80件以上公開中です。様々な業界、利用目的から、「TUNAG」の検討に関わらず、社内コミュニケーション改善の参考になる情報が見つかります。詳細は、以下のリンク先をご覧ください。
社内ポータルサイトの比較
GoogleのG suite、MicrosoftのOffice365/SharePoint等の外資系企業のサービスに、国内スタートアップのサービスなど、「社内ポータルサイト」に関連するサービスは数多くあり、選定側の企業担当者としては、比較表を作成するだけで苦労します。導入検討にあたっては、まず、社内ポータルサイトに期待する「目的」を整理しましょう。新しい情報基盤を導入することで解決したい「組織の課題」と、「理想像」を整理するのです。目的が明確になれば、要件が決まって、必要な機能も明らかになり、サービス選びの判断軸となります。
自社の要件を整理する
有名で、レビュー評価が高いツールが、自社にマッチするとは限りません。自社特有の条件、例えば、現状の情報共有手段の課題、社員のデバイス環境（PC/タブレット/スマホ）、社員のITリテラシー、業務内容との関連性、社員規模、予算、セキュリティ要件等を整理することからスタートすべきかもしれません。また、ツール導入後の成果指標（KPI）を定めておくことで、ツール選定の担当者としては、導入前後の比較で評価をしやすくなります。
社内ポータルサイトの作り方
社内ポータルサイトの構築方法は、無料のツールを使う、既製品のツールを使う、独自に開発するかで、大きく3つに分類できます。
1.無料ツールを活用
サーバー等別途費用を除いて、Googleサイトや、WordPressを使えば無料でWebサイトを作ることができます。特にGoogleサイトは、社内でWeb制作の知識がなくても編集できるのがメリットです。一方で、レイアウトやデザインに制限があったり、コメント機能等の双方向のコミュニケーションはあまり想定されていないため、Web版の社内掲示板といった存在になるでしょう。
2.パッケージツールを活用
社内の情報を集約するパッケージサービスは、数多くあります。自社の要件を整理して、相性の良さそうなものを選んだら、実際の画面をデモで体験してみましょう。機能スペックも重要ですが、従業員が毎日使うPCやスマホの画面が使いやすい、と思うものが良いでしょう。同じ課題感を持つ企業や、同業他社の活用事例を参考にして自社の運用に反映できる点も、メリットです。月額及び年間の費用がかかりますが、独自に開発するより費用の計画が立てやすいというのも特徴です。
3.スクラッチ開発する
スクラッチ開発は、最も費用と時間がかかると考えられる構築方法です。自社独自の要件を叶えるために、外部の制作会社や社内の開発リソースを使用して、独自のシステムを構築します。一度初期構築が完了すれば、月額の費用が抑えられますが、新たな機能やコンテンツの追加に更なる開発費用がかかる恐れがあります。
社内ポータルサイトのデザイン例
近年、SaaS型のパッケージサービスの利用企業数が増えており、構築方法として1つのトレンドと言えます。ここでは、Webデザインの観点で、ポータルサイト(イントラサイト)のトレンドを見ていきましょう。英語圏のサイトのトレンドが中心ですが、Webデザインとしては日本語のWebデザインも追従するかたちで影響を受けていると考えられます。
▼参照
Intranet Design Trends for 2022/23 — Origami
The 10 Best Intranets of 2022: Trends in Design and Process – Nielsen Norman Group
情報設計
1.業務に関連するアプリケーションへのアクセスを集約
業務のDX化や、SaaSの増加等を受けて、従業員が業務で使用するソフトウェアの数は数多くあります。平均的な労働者は一人当たり、9.4個のアプリケーションを使用しているという調査もあります。従業員は毎日、閲覧するアプリケーションを切り替えたりするのに大量の時間と労力を費やしています。ポータルサイトは、複数のアプリケーションへのアクセスを集約することで、従業員の業務効率化に貢献できます。
2.Webサイト風のニュースカルーセル
情報が詰め込まれたイントラサイトのTOPページのデザインは、読む側の集中力が散漫になる原因になります。Webサイト風のニュースカルーセルであれば、すっきりとして見え、集中して読むことができます。ニュース以外にも、仕事に必要なリソースやリンクにも簡単にアクセスできるようになります。
参考：Pinterest
3.コンテンツのパーソナライズ
ユーザーの集中力を削がないための対策の一つとして、各ユーザーにとって関連性の高い情報に絞ることが考えられます。これは、ポータルサイトへのエンゲージメントを高めるための施策の一つになります。具体的には、以下のような方法が考えられます。
- 職種別に必要なリンクを表示すること
- 役職や部署に応じた情報を配信すること
UI（User Interface）のトレンド
マルチデバイス対応
タブレット・スマートフォンの業務利用や、リモートワークの普及の流れを受けて、社内ポータルサイトもマルチデバイス対応が求められています。従業員のデバイス環境を把握し、よく使われるデバイスで見やすいサイトを作ることが求められています。
アクセシビリティとインクルージブデザイン
全ての従業員が社内の情報にアクセスできるようにするには、アクセシビリティとインクルージブデザインの発想が必要でしょう。視覚や聴覚に障害のある人だけでなく、言語、人種、性別、経歴等もインクルージブデザインで考慮すべき範囲と考えられます。具体的には、スクリーンリーダー・ボイスオーバー対応、音声や動画への字幕、画像の代替テキスト、フォントサイズが変更可能であること等、自社の従業員に合わせた対応が求められるでしょう。
角丸デザイン
Webサイトの要素の角が丸いデザインは、角ばったデザインよりも、優しく、フレンドリーな印象を与えます。Webデザインのトレンドの一部でもあり、温かい印象を与えるため、従業員間の交流を目的とする社内ポータルサイトとの相性も良いでしょう。
参考：Pinterest
フラットデザイン
フラットデザインは、平面的でシンプルなデザインを指します。2013年に、iPhoneのiOS7に反映され、Webを中心としたデザインで広く浸透していきました。立体感やグラデーションを排除し、デザイン的な加工を少なくすることで抽象化されたデザインです。マルチデバイスに対応しやすい特徴があります。近年では、ボタン等の要素にグラデーションや影をつけるフラットデザイン2.0や、Googleが提唱したマテリアルデザイン等が注目されています。
参考：Pinterest
社内ポータルサイトの3つのメリット
社内ポータルを活用することで、社内の情報を循環させ、コミュニケーションを活性化することができます。以下では、社内ポータルを通したコミュニケーションによって生まれる、3つのメリットについて説明します。
1.動機付けになる
社長のメッセージを現場にそのまま届けることができたり、現場のスタッフからの報告を全社に届けることも可能です。デバイスや、勤務地に関わらず情報が広く行き来することで、会社の方向性や一体感を生み、働く動機付け（モチベーション）に貢献するでしょう。
2.コラボレーション
部署や組織を横断して、情報が共有されることで、他の部署のどんな人が、どういう業務をしていて、どういう目標で動いているのかを知ることができます。これは、他の部署が援助したり、コラボレーションする発想を生み出すきっかけになります。組織が有機的に繋がることで、全社的な協働作業が実現しやすくなります。
▼関連記事
社内コラボレーションの方法とは？ ツールやコツ、メリットを解説
3.生産性向上
新入社員や、社歴の浅い社員は、どの部署にどんな人がいるのかといった、組織の人材に関する知識が少ないです。また、過去の事例や資料といったリソースを探すことに時間がかかることが多いのではないでしょうか。社内ポータルを通して、誰もが情報にアクセスしやすい環境を作れば、社内の情報を探す時間を大幅に短縮できるはずです。
また、ナレッジの共有等が円滑に進むことで、組織の営業力、開発力等の向上に繋がり、会社としての生産性を上げることができます。
参考：10 Things Executives Should Know About Intranets – Nielsen Norman Group
社内ポータルサイトの2つのデメリット
1.コスト
企業活動のどんな投資においても共通ですが、コストがかかります。社内ポータルの導入によって、以下のような指標で改善が見られたかを確認し、効果検証をすべきでしょう。仮にすぐに結果が出なかったとしても、データを元に改善する仕組みが重要です。
-
- 効率化(削減)された費用や時間
- 社内制度の利用率
- 離職率の改善率、採用費の削減額
- 新規の企画、アイディア数
- 売上の増加幅
- その他従業員向けアンケートの質問項目
2.利用習慣が定着しない場合がある
社内へ新たなツールや、仕組みを取り入れた際に、必ずしも受け入れられて、定着するとは限りません。ツール選定の担当者としては、以下の視点が重要でしょう。
- 自社に合った選択肢を選ぶ
- 従業員、役員を巻き込む体制、仕掛けを作る
- 利用者が、便益を感じられる、楽しいと思える状態にする
社内ポータルサイトの3つの目的例
社内ポータルサイトの目的は組織によって異なりますが、代表的なのは以下のような目的での運用です。
1.一度のアクセスで様々な情報を閲覧し、業務効率化を図る
全社展開の情報や業務マニュアル・ノウハウ、申請フォーマットなどバラバラに点在しているものを一元管理する目的で運用します。
「どこにあるか分からず探すのに時間がかかる…」「別々のサイトにアクセスするのが面倒…」などを解消し、業務効率化をはかります。
2.迅速かつ円滑な情報共有を行う
本社・本部からの通達や報告、部署間の情報共有を迅速かつ円滑に行う目的でも運用されます。
情報の集約により、ポータルサイトへのアクセスが習慣化されていけば、より情報共有の浸透度合いは増していきます。
3.コミュニケーションを活性化する
部署や業務、勤務地が違うと、普段から直接コミュニケーションを取ることは難しくなります。そこで、社内ポータルサイトを活用して情報の見える化や共有を通し、社内交流を深めることを目的として運用します。
社内ポータルサイトではタイムリーに多数の人とコミュニケーションを活性化することが可能です。また、トップメッセージなどを通し、経営理念やビジョンの浸透にも役立てることができます。
社内ポータルサイトが活用されない理由例4つ
1.目的がはっきりせず、情報が整理できていない
目的がはっきりしないまま運用をしてしまうと、ただ仕組みを集めただけで思い通りの運用がなされず、「使われない」「必要な人に見てもらえない」という状態に陥ってしまいます。
また、同じことを複数入力する手間が生まれたり、より情報が散らばってしまう恐れもあるため、どんな情報をどのように整理して載せるのかは注意が必要です。
2.得たい情報が見つからない
ただ、仕組みを集めて羅列されているだけでは、従業員が得たい情報にたどり着くことが難しくなります。社内ポータルを彷徨ってしまい、結果的に業務効率を下げてしまうことにもつながります。また、周知が行き届いておらず、従業員が存在を知らないケースもよくあることです。
3.情報が更新されていない
「何となく必要そうだから」と仕組みを作り、情報をただ並べるだけになってしまうこともよくあるケースです。情報が更新されず、運用もされないままになり、その結果、せっかく導入したポータルサイトが形骸化する恐れがあります。
4.使っている人が少ない
そもそも活用している人が少ない状態では、活用されることも無いままになってしまいます。ただ社内ポータルサイトを用意して「あとはどうぞ」と案内しても、使いづらかったり見た目が複雑だったりすると使う人は増えません。
特に従業員の方にとって、見やすいデザインか、使いやすいかは活用されるための大きな分かれ道になります。普段から習慣的に利用するものだからこそ、最適化されたサイトにするよう工夫するなど、継続的な運用が必要になるのです。
使われる社内ポータルサイトにするには
まずは目的を明確にし、運用における責任者を決定する
便利な社内ポータルだからこそ、活用されるために明確な目的や運用フローを決めることが重要になります。社内ポータルサイトの目的を明確にすること、また、どう運用するのか、その責任者を決定することが重要です。また、利用する従業員にとって便利で見やすいものでなければなりません。
ただひとまとめにするだけでなく目的に合わせて情報を整理整頓したり、セキュリティは担保したまま、外部からもリアルタイムにアクセスできるなどの機能性とデザイン性が必要になります。
社内ポータルサイトなら『TUNAG』
『TUNAG』（ツナグ）は、社内ポータルサイトとしてスマホアプリ、PCで利用できるプラットフォームで、情報共有・業務効率化・コミュニケーション活性化などを目的に多くの企業様に活用されています。
様々な社内施策・社内制度を運用でき、ただ情報が掲載されるだけているだけのポータルサイトを「動きのあるもの」にして、従業員エンゲージメントの向上に貢献します。
伝えるべきメッセージや情報を従業員にスムーズに届け、従業員同士のコミュニケーションが活性化を促す。そんな循環をつくることができます。
1）会社やトップからの情報発信
経営陣が考えていること、会社の課題やビジョンなど、トップからのメッセージを発信する例です。代表が日々考えていることや会社の方向性などをコラムとして発信したりするケースが多くありますが、これまで「メール」で配信しても返信が無かったりと、反応が得ることが難しかったのではないでしょうか。
TUNAGでは、「既読数」を把握したり、気軽にコメントやスタンプなどを送るなどのSNSとして使いやすいという利点があり、メッセージの浸透に貢献しています。
拠点が離れていたり普段頻繁にコミュニケーションが取れなくても、TUNAGを通してダイレクトに発信することができます。言葉や結果だけでなく、意図や背景までも含めて伝達できることがメリットです。
ビジョンや理念に触れる回数が増えることで必然的に浸透が進み、意思統一や意識レベルの向上を促します。加えて過去の発信を確認したり、新しく入社された方も閲覧できることで、早期立ち上がりに大きく寄与します。
2）コミュニケーションが発生する活用事例「サンクスメッセージ」
日々の行動の中で感謝や称賛を送り合うサンクスメッセージを通して、個人の行動にフォーカスすることでコミュニケーションを生み出しています。
普段面と向かって感謝を伝えられない事や照れてしまう事、改めて感謝を伝えたい事などをピックアップし皆に共有することで当人同士のコミュニケーションだけでなく、多方面でのコミュニケーションのきっかけを生み出しています。
3）社内の情報共有が促進される活用事例
個人毎やチーム毎の日々の成功体験やノウハウの共有、課題や困りごとへのアドバイスなどをリアルタイムに共有することが可能です。
上司・部下や部署内での情報共有だけでなく、部署の垣根を超えた情報共有も可能で、横断的な会社の動きを見える化することでより一層の連携や新たな気づきを得るきっかけにつながります。
4）プロフィール機能の活用事例
TUNAGには、マイページにプロフィール機能があります。趣味や特技、好きな音楽などのカジュアルなものから、学歴や職歴、受賞歴まで幅広く個人の人となりを把握することができます。（プロフィール項目は会社によって自由に設定できます）
プロフィールをきっかけに思わぬ共通点を見つけて会話したり、部署移動後の同僚が一目でわかるので溶け込みやすい効果もあります。またタレントマネジメントなどの人材管理にも活用可能です。
社内ポータルサイトを検討中の方は、ぜひTUNAGの無料サービス資料をご覧ください。
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