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社内コラボレーションの方法とは? ツールやコツ、メリットを解説

社内コラボレーションの方法とは? ツールやコツ、メリットを解説

組織横断的な社内コラボレーションとは?

日本の多くの企業では、組織構造が縦割りです。縦割り組織は横のつながりが薄く、部門をまたいだ取り組みがしづらく感じられることがあります。そうした課題を解消するために、社内コラボレーションを試みるのも、1つの方法です。

社内コラボレーションの意味

collaboration(コラボレーション)は、「複数の人々または組織が共通の目的を達成するために行う協力、協調、共同」のことをいいます。

社内外のさまざまな人と共同で商品やサービスを生みだすことをコラボレーションワークといいますが、このうち社内で組織横断的にプロジェクトチームを結成し、部門間連携して新しい価値を生みだすことを「社内コラボレーション」と呼びます。

社内コラボレーションと部門間連携の違い

社内コラボレーションは社内の組織を横断的にまたいでプロジェクトを遂行すること。部門間連携は、異なる部門同士が連携してプロジェクトに取り組むこと。両者には、大きな違いはありません。

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社内コラボレーションのメリット

社内コラボレーションのメリット

社内コラボレーションには、次のようなメリットがあります。

業務効率化や生産性向上

社内コラボレーションでは、スキルレベルや専門性が異なるさまざまなメンバーが集められます。バックグラウンドや業務フローが異なるメンバー同士がお互いのアイデアを交換することで、業務効率化や生産性向上につながる可能性があります。

部門間連携によるサービス向上・売上アップ

異なる部門同士が連携することで、これまでにない新しい価値が生まれることもあるでしょう。新しい価値は、新しい顧客の獲得につながるため、売上アップに貢献します。また、別部門のアイデアを取り入れることは、顧客へのサービス向上にもつながります。

新しいアイデアの創出

立場や知見の異なるメンバーが揃うことで、課題に対するさまざまな意見が飛び交います。一部門だけでは思いもよらなかったアイデアが出されたり、そのアイデアに触れて新しいアイデアが生まれたりといった相乗効果が得られるでしょう。

社内の相互理解の促進

縦割り構造の組織だと、隣の部署が何をしているか見えづらいものです。社内コラボレーションでは異なる部門のメンバーが共通の課題に対して一緒に取り組むため、お互いの業務内容や考え方が見えやすくなります。その結果、社内の異なる部門同士での相互理解が進みます。

風通しの良い職場へ

組織横断的なプロジェクトチームを結成し、プロジェクトを遂行していく過程では、部門の壁や立場の壁が取り除かれ、信頼が築かれていきます。メンバーそれぞれが所属部署に戻ったあとも、「この案件は●●部門の▲■さんに聞こう」というように横のつながりが維持され、その結果職場の風通しがよくなっていくでしょう。

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コラボレーションツールの活用について

社内コラボレーションに取り組むにあたっては、コラボレーションツールを活用するとよいでしょう。

コラボレーションツールとは?

コラボレーションツールとは、チームメンバーのコミュニケーションやプロジェクトの進捗管理などをサポートし、部門間連携をスムーズにしてくれるツールです。異なる部門のメンバー同士でコミュニケーションを円滑に回したり、チームメンバー同士がオンラインで業務を進めたりするときに、コラボレーションツールがあると部門間連携がしやすくなります。

コラボレーションツールの種類

コラボレーションツールには主に、次のような種類があります。

チャットツール

PCやスマートフォンを介してリアルタイムでコミュニケーションできるツールを、チャットルーツといいます。メールのように形式張った文体で書く必要はなく、双方向なコミュニケーションが可能なため、実際に会話をするような感覚で利用できます。1対1の属人的なやり取りではなく、グループなど複数人でのコミュニケーションができるため、情報共有などをする際のコミュニケーションコストが減らせます。

社内ポータルサイト

社内ポータルサイトとは、社内向けの情報にアクセスするためのいわば「入口」となるサイトです。例えば、業務に必要な情報が複数のシステムに分散している場合でも、社内ポータルサイトで検索すれば一度に情報を呼び出すことができます。

社内SNS

社内SNSは、Facebook、TwitterといったSNSの社内版をイメージするとわかりやすいでしょう。幹部層がトップのメッセージを発信したり、社内の連絡事項を共有したり、社員同士コミュニケーションのきっかけとなるような投稿をしたりといったことに活用できます。エンゲージメント向上のためのプラットフォーム「TUNAG」もその1つです。

社内イントラ

社内ネットワーク(イントラネット)内のサーバーに構築されるWebサイトのことを社内イントラをいいます。多くの社内イントラは、外部からの閲覧を遮断し、内部からのみ閲覧できるよう権限設定をしています。

グループウェア

スケジュール管理やメール機能、ドキュメント共有など、業務効率化を目的として用いられるのが、グループウェアです。社内でのスケジュール管理やタスク・情報共有などに用いられます。

コラボレーションツールとグループウェア

コラボレーションツールは、社内SNSやチャットツールなど、ツールの総称をいいます。一方、グループウェアは、スケジュール管理やドキュメント共有などのアプリケーションを指します。両者は、「コラボレーションツールの種類の1つがグループウェアである」という関係にあります。

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社内コラボレーションの取り組み方のコツ

社内コラボレーションを円滑に進めるには、次のようなポイントに気をつけて取り組んでみましょう。

普段から部門間で情報をオープンに

部門間で業務理解が進んでいない状態で強引に社内コラボレーションを進めようとすると、かえってうまくいきません。お互いの業務や考え方を理解するために、普段から日報や社内報などで各部門が何をしているのか、どんなメンバーがいるのか、オープンにしておきましょう。

チームの人選も重要

チームメンバーを選定する際は、特定の部門に人員が偏りすぎないよう配慮しましょう。特定の部門のメンバーが多いと、他部門のメンバーがやりづらく感じられます。チームの人選をする際は、複数部門の経験のある人をリーダーに抜擢するのも有効です。

スムーズな情報共有のためにITツールを活用

部門によっては、出社せずリモートワークで業務に取り組んでいることもあるでしょう。それぞれの事情を考慮し、対面のみでのコミュニケーションに固執せず、ITツールを活用して情報共有することをおすすめします。

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部門間連携の成功事例

コラボレーションツールである「TUNAG」を活用し、部門間連携に成功した事例を紹介します。

事業所をまたいだ従業員同士の交流が生まれた(クーバルグループ)

生協事業などを展開し、3つのグループ会社を運営するクーバルグループ。事業が多岐にわたり職場も違うため、各事業所のスタッフに情報が届かないという課題を感じ、コラボレーションツール「TUNAG」を導入しました。

女性社員の中には、ライフステージに合わせて、事業をまたいでのキャリアチェンジをする人が少なくないそうですが、クーバルグループでは普段からTUNAG上でほかの職場の情報に触れることができます。そのため、事業をまたいだ異動があっても、新しい職場にスムーズに溶け込むことができるといいます。

また、リハビリをしている理学療法士が発達障害児向けの運動療育のスタジオに見学に行ったあと、「今日は見学をさせてくれてありがとう」といった形でありがとうカードを送るなど、事業をまたいだ社員同士の交流が生まれています。

▼クーバルグループの取り組みをもっと知りたい方はこちら
多角的に事業を展開するクーバルグループ様のTUNAG活用法「事業所をまたいだ従業員同士の交流が生まれた」|TUNAG

店舗や職種を超えたやり取りが生まれた(株式会社オールハーツ・カンパニー)

マジカルチョコリングでおなじみの『HEART BREAD ANTIQUE』や、なめらかプリンの『パステル』など、150店舗を超える店舗を展開する株式会社オールハーツカンパニー。

店舗数が拡大するにつれ、経営と店舗、店舗どうしのつながりが薄れてしまうことを課題に感じていました。そこで同社ではコラボレーションツール「TUNAG」を導入。アルバイトから正社員まで約2,000人に登録してもらい、それまでメールで行っていた日報の提出を、TUNAGでの投稿に切り替えました。

同じブランドの他の店舗の日報が見れるようにしたり、工場の人が店舗の日報を見れるようにしたことで、普段関わりのない拠点同士でのコミュニケーションが生まれるように。広島の店舗の人が名古屋の店舗の日報にコメントする、工場の人が店舗の日報にコメントする、店舗日報を見て実際にお店に手伝いに行くなど、拠点を超えてさまざまなやり取りができるようになりました。

▼株式会社オールハーツ・カンパニーの取り組みをもっと知りたい方はこちら
150の店舗間でコミュニケーションが生まれる理由とは?「日報だけでエンゲージメントを高める。」|TUNAG

社員の顔が見えるようになり、帰属意識が高まった(FSX株式会社)

おしぼりのレンタル事業や会社・店舗で使用する資材の販売事業などを行うFSX株式会社では、営業・事務など内勤のスタッフと、配送など外勤のスタッフ、工場でおしぼりなどを生産する生産スタッフと、業務に従事する環境が複数にまたがっています。

部署が違えば勤務時間も異なり、お互いが何をしているかわからない。そうした状況を改善するため、コラボレーションツール「TUNAG」を導入。朝礼をTUNAG上で行い、「朝礼リレー」という形で社員に自由なテーマで投稿してもらう機会を設けました。

この投稿によって社員の人となりが見えるようになり、業務的に関わりがなかった人との話のきっかけが生まれるなどして帰属意識が高まりました。

▼FSX株式会社の取り組みをもっと知りたい方はこちら
「社員の顔が見えるようになり、帰属意識が高まった」リーダー層を中心に社員を巻き込んだFSX様の活用事例|TUNAG

 

上記以外にも、多くの企業がコラボレーションツール「TUNAG」を活用して社内コラボレーションや部署間連携の取り組みを実施しています。他社事例が気になるという方は、ぜひ下記より事例をご覧ください。

>>社内コラボレーション・部門間連携の事例をもっと見る

社内コラボレーションで、組織の一体感を高めよう

社内コラボレーションに取り組むことで、業務効率化から風通しの良い職場づくりまで、さまざまなメリットを得ることができます。「一体感のある強い組織を作りたい」というお悩みには、社内コラボレーションが課題解決のきっかけになるかもしれません。

ただ、取り組み方は100社100通りあります。このコラムの内容や事例が、自社での取り組みの参考になれば幸いです。

コラボレーションツール「TUNAG」

社内コラボレーションツール「TUNAG」

「TUNAG」では、チャット、日報、タスク管理、申請承認、社内報、社長メッセージ、部門からのお知らせ、プロフィールなどを運用できます。スマートフォンで利用できて現場の方も使いやすく、タイムラインを見るだけで自然と他部署や他部門のことを知れるコラボレーションツールです。

社内コラボレーションや部門間連携のツールをお探しの方は、ぜひお気軽に資料をダウンロードしてご覧ください。

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