エンゲージメント経営プラットフォーム【ツナグ|TUNAG】

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HRコラム

「社内掲示板」導入時のポイントやコンテンツ例を解説。
社員にとって有益な運用ルールとは?

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社内掲示板とは

全社員への伝達手段として用いられ、業務効率化を図る

社内掲示板は社内スケジュールや業務連絡など様々な情報を一元管理するソフトウェアの総称、もしくはオフィスの壁などに掲示するためのボードなどを指します。

社内掲示板の利用目的としては社員全員に通知したいときに使う連絡手段として用いられます。内容は様々で業務連絡から個人が持っている仕事の情報及びノウハウなどを共有し、業務効率化を図るためにも使われています。

また、すでに多くの企業でも社内掲示板は活用されおり、情報共有が円滑に行われています。

アナログとデジタルの違い

アナログの社内掲示板のメリットとデメリット

アナログ掲示板では、社内の壁面などに掲示することで、社員への通知を促しています。

メリットとしては工場の製造作業でPCを使わない社員に対し、目の届きやすい場所に掲示し、周知することに有効です。デメリットしては社内の壁に掲示するだけのため、見落とが発生し、全員に周知されないことが発生してしまう可能性があります。

また、外出が多い社員や他の会社に派遣され社内いない社員などへの通知が遅れる、もしくは連絡漏れが発生する可能性があります。

情報が紙で管理されるているため、情報量が多いと目視での情報検索に時間を要してしまう場合恐れがあります。

デジタルの社内掲示板のメリットとデメリット

デジタルの社内掲示板は、PCやスマートフォンから社員への通知を促します。

メリットとしてはPC、スマートフォンで参照することができるため外出多い社員、他の会社に派遣中の社員などへの周知され、通知漏れが防止されます。

例えばPC起動時に全社員向けのメッセージを表示させ、社員の見落とし防止策として徹底するケースもあります。

また、社内の情報や部内での情報を管理が安易になります。欲しい情報は紙で探すよりも安易に検索でき、情報の共有がスムーズにもなります。

一方、デメリットしてはPCを使わない社員に対して周知できないことになります。これらの社員はデジタルの社内掲示版をみた人から伝達されるケースもあります。スケジュールの共有程度なら誤伝達は少ないかもしれませんが、本当に伝えたい意図とは別の意図で伝わる可能性もあります。

その他にも、デジタル化する場合は初期費用やサーバーなどのランニングコストはかかる一方、ペーパーレスになる面もあります。社内掲示板の作成・運用を検討する際は、自社の環境に合わせて、社員が利用しやすい方を採用しましょう。

導入、推進時のポイント・注意点

社員の利用シーンや共有する内容の目的に合わせて

導入する際は、実際に配信する内容や対象者をイメージしながら運用方法を検討しましょう。

また、すでに導入済みの場合は実際の利用率などを加味しながら適切な運用方法やコンテンツ内容を精査していきます。運用する際は、以下の点を考慮して掲載を開始しましょう。

(1)PC、スマートフォンを利用している社員の把握

PC、スマートフォンを利用してい社員が少ない場合、デジタル社内掲示板の有効性は半減されます。

製造業、建設現場等でPC、スマートフォンを利用している社員が少ない場合、朝礼や夕礼などでの伝達が主な手段となってしまいます。その際は社内掲示板を閲覧できるスマートフォンなどを現場監督に持たせ、周知を徹底しましょう。

(2)社内発信ルールの決定

情報には、全社員向けに必要な情報と、一部の社員だけが必要とする情報などが混在する事もあると思います。

自分にとって不要な情報が多くなると、掲示板自体を閲覧する必要性を感じなくなり注意が必要です。

適切な情報を社員に通知していくために、全社通知または部内通知等に区分けを行い、発信する情報のルールを策定し、運用していきましょう。

(3)情報管理、整理を行う

社内掲示版は多くの情報が発信されるため、情報の整理が重要となります。

すでに社内掲示板を利用している大手企業では「社員のみ、社員及び派遣、部門のみ」参照可能とした制御が行われています。また、顧客情報であれば特定の一部の部署のみ参照可能、というようなセキュリティ対策も考慮しなければなりません。

適切な情報を、適切な社員にのみ参照できるよう、セキュリティ、アクセス権の付与も考慮し、情報漏洩対策を行いましょう。

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社内掲示板のコンテンツ例

重要度や内容ごとに「掲示板」のカテゴリを分けるのが良いでしょう。カテゴリ別にすることにより、情報整理、情報へ辿り着くためのアクセスが容易になります。

また、優先度の高いグループは上段に、優先度の低いグループは下段に配置します。掲載するレイアウトにも気を配り、必要な情報はフォントを大きくするなど見落としのよう工夫をしましょう。

社内掲示板を運用されている例では以下のようなコンテンツが配信されています。

(1)社内行事などの伝達事項

全社会の日時連絡や年末調整など提出物の期限の告知などに利用されます。

社内メールなどでの告知と併せて、社内掲示板内でも告知をするケースが多いです。

(2)代表メッセージなど、社内啓蒙

代表や経営陣からのメッセージを伝える広報的な役割を活用する例もあります。所属する部門以外の実績などを知る良い機会にもなり、「売上が好調でシェアトップになりました。」「会社ではこんな社会貢献をしています。」

などの実績をお知らせし、自社に対して愛着をもってもらうための企業のブランディングにも活用できます。

(3)売上の進捗管理

受注、売上状況、社内の情報が一目でわかるポータルサイトです。従業員に分かりやすく伝えるポータルにするこにより、活用率、社内報告の重要性を周知します。

(4)社内でよく利用されるリンクを纏めたポータルサイト

社内でよく参照されているリンクを纏めます。

また営業部や技術部など、部門ごとに必要となる情報が異なるケースの場合は、それぞれの部門ごとにページを作成するのも有効です。

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社内掲示板ツール

ウェブサイトの構築やアプリ開発を一から作成する事も可能ですが、開発費に加え、ランニングコストもかかってしまいます。

その点、社内掲示板ように利用できるツールを導入すれば開発時間・開発コストの削減にもなります。

新規でのデジタル社内掲示板の導入を検討しているなら一度、既存ツールを検討してみてはいかがでしょうか。

掲示板機能だけでなくSNSやタスク管理なども実装しているツールが多いため、グループウェアとして導入を検討してみるのも良いと思います。

社内掲示板として活用できるツールは複数社から提供されており、機能や金額が異なりますので一部をご紹介いたします。

LINEワークス

LINE WORKSは、LINEおなじみのチャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事で活用できる充実した機能を揃えた「ビジネス版LINE」です。

LINEは日頃から慣れているUIのため使いやすいメリットがあります。掲示板機能にはカテゴリー毎に仕分けする事ができ、コメント欄や既読の把握もできるため、管理しやすいツールです。

料金は使える機能によって異なりますが、1アカウント月額300円から。

Workplace by Facebook

Workplace by FacebookはFacebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールで、個人単位ではなく、チーム単位でページを作れます。

UIもFacebookとほぼ同じため、Facebookユーザーは使いやすいでしょう。

またビジネス向けのサービスのためGoogle Driveなどのビジネスツールとの連携もカスタマイズしたやすい仕様です。また、イベント機能もあり社内のイベントや飲み会などチームメンバーの出欠管理も可能です。

料金はスタンダード版は無料で使えますが、管理者機能などを利用するには1アクティブユーザーにつき月額3ドルの有料版があります。

talknote

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSですが社内掲示板として利用することもできます。オーバーワーク検知、タスク管理なども実装されています。

料金は期間限定の無料トライアルもありますが、月額980円〜の他に初期費用が必要となります。

TUNAG

弊社サービス「TUNAG」は、社内の施策や社内制度など、あらゆる取り組みを運用することができるプラットフォームです。社内掲示板として経営陣のメッセージを発信したり、社内イベントの通知を行うことはもちろん、情報共有やお客様の声の掲載など、従業員自ら自由に投稿する仕組みを設けることも可能です。

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、縦と横の関係が信頼関係で結ばれる、エンゲージメントの強い組織づくりの支援をしています。社内掲示板として活用しながら、そのような「つながり」の醸成をデータで把握し、PDCAをまわしていけるところに特徴があります。

社内の情報発信や伝達に社内掲示板の活用は必須

社内掲示板は全社向けの情報や部署ごとの情報など、掲示板を利用する単位は様々ですが、重要なのは、社員に使われることです。

基本的なルールを設定することは必要ですが、現実的に運用できるところから始め、会社や社員にとって有益になる掲示板づくりを進めましょう。

ツール選びの際は、社内掲示板を通して実現したいことや、課題点などもサービス提供社に相談し、目的が達成できるツールを導入することがおすすめです。

エンゲージメントを高めるための社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

社内掲示板として、これまで一方的なメール送信や、アナログで行っていた情報発信を、TUNAGを通して行うことで代表のメッセージの既読率が大幅に増加した事例などがございます。社内イベントの開催案内や、実施状況の共有など、気軽なコミュニケーションの場としても活用いただいています。

3分でわかるTUNAGサービス資料

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。

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