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「スマートワーク」とは?導入のポイントや推進事例を解説

スマートワークとは

短時間勤務とは違う、時間と場所にとらわれない柔軟な働き方

スマートワークとは、多様な働き方を採用し生産性を上げ、効率的に働く[働き方]をいいます。

日本政府は、深刻な労働力不足の問題から一億総活躍社会を提唱しており、育児や介護などの理由での離職した女性などにも活用できるような施策を推進しています。テレワークでの働き方に加え、労働時間の適正化などが挙げられます。

「短時間労働」とは異なります。スマートワークは効率的に働く事を目的としていますので、結果として労働時間の短縮に繋がることはあっても、働く時間を短くしようとする動きとは異なります。

以前は、情報漏洩を懸念してスマートワークの実現が厳しい状況でした。しかし、近年のICT技術の進化やネットワークなどインフラ整備の普及に伴って、スマートワークの導入が検討しやすくなっています。

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スマートワーク導入によるメリット

無駄・隙間時間を効率的に活用できる

スマートワークは、働く場所や時間にとらわれずに業務を行うことができる働き方です。そのため、これまでかかっていた通勤時間を業務時間とすることができたり、営業先への移動時間も活用できるようになります。

また、スマートワークを実現させるために注目されているのが、「ICT技術の活用」です。特に「テレワーク導入」は欠かせないものとなっており、大手企業でも近年導入が進んでいます。

時間を効率的に活用できるメリットが大きいスマートワークですが、さらに、企業側のメリットと従業員側のメリットをご紹介します。

<企業側のメリット>

・生産性が向上する

生産性を上げるには、時間を上手く使うことがポイントになります。自動化できるものについては、どんどん自動化を進めることで、ミスを防ぎ、作業時間の短縮ができます。

無駄な時間といえば「通勤時間」があげられますが、実際、通勤時間の短縮のためにオフィスの近くに引越すことは現実的ではありません。テレワークを導入し、通勤に要していた時間を業務にあてることで、時間を効率的に使うことができるようになります。

2017年に実施したテレワークについてのアンケート結果によると、テレワークを導入して良かった事ととし「生産性の向上」と回答した企業が44%もありました。

また普及は9%と少ないものの、今後導入を検討している企業は50%にも及びます。

参考:エン 人事のミカタ

・ダイバーシティの推進により、人材の確保が進む

ダイバーシティ(育児・介護などのライフスタイルや障害など多様性の持った人材の採用)の推進として労働条件などの違いに関わらず、全社員が組織に対して平等に参画し、能力を最大限に発揮できる環境作りが挙げられます。

出社が難しい社員への対応はテレワークを活用することにより、育児・介護中の女性社員もWeb会議の参加や自宅での作業などで活躍できるようになります。

その結果、これまで採用できなかった人材の確保につながり、人手不足に困らない組織づくりができます。

在宅勤務は通勤時間が削減されますので、出産後に復職した従業員の短時間勤務からフルタイム勤務への早期転換も可能となります。時短勤務中の有能な人材をフルタイムでの雇用支援体制を整える事で、企業成長や競争力の強化にもなるでしょう。

<従業員のメリット>

・ワークライフバランスの実現

通勤ラッシュ時の混雑は従業員への身体的・心理的負担がかかります。スマートワークの導入でそのようなストレスを軽減することが可能です。

子育て中の従業員は、子どもの行事ごとや通院等と両立しやすくなり、仕事と家庭の両立がしやすくなるでしょう。介護中にももちろん当てはまります。

また、プライベートで仕事以外に実現したいことがある方、通学や勉強をしたい方にとっても、仕事とやりたいことの両立が実現し、ワークライフバランスの実現につながります。

・長時間労働の改善

スマートワークは、単純に長時間労働を改善するためのものではありませんが、推進することで結果的に残業時間の改善につながることも期待でいます。

1日中顧客先をまわる営業職の方が、事務作業は必ずオフィスに戻らなければならない場合、移動時間に無駄が生まれます。そういった職種の方もあらゆる場所業務を進めることにより、1日の業務時間を効率的に進めることが可能になります。

導入、推進時のポイント

スマートワークのメリットが分かったところで、スマートワークを導入する際のポイントご紹介します。セキュリティ面などの技術的な留意点なども多く注意しなければならない点もあります。

テレワークの導入にあたり、注意すべきポイントは業務管理、セキュアな環境、導入コストの3つがあげられます。

1)業務管理、労働時間管理ルールをしっかり決める

スマートワークは、人の監視がないため、ダラダラと時間を過ごしてしまうと労働力の低下につながるデメリットがあります。PCの起動時間などログ取得することで勤怠管理は可能ですが、一番のポイントは業務の進捗管理です。

プロジェクトリーダーや上司などがスケジュール・進捗の管理を行うことになりますが、スマートワーク利用者が増えると、管理者には管理コストという負担がかかります。

スマートワークの導入に関わらず、普段からスムーズに業務の進捗が確認できる関係を築いておく必要があるでしょう。

同時に、労働時間の管理も課題となります。作業していない時間を勤務に充当したり、逆にオーバーワークになってしまったりすることもありますが、同じ場所にいるわけではないため、管理は難しくなります。

ルール上の点でしっかりとお互いの認識を合わせることも重要ですが、何を成果として評価に結びつけるのか、人事評価制度の整備も求められるでしょう。

2)セキュリティの管理を行う

情報漏洩が起きると損害賠償や信頼関係を失うリスクが大きく、企業は致命的な打撃を受けます。そのためテレワークの導入には、セキュリティの強化は必須条件となります。

企業がもっとも守らなければならない情報は、顧客情報及び個人情報です。PCやネットワークが安全に整備されていない環境下では、個人情報はもちろん、取引先のメールアドレスなどを含む顧客情報を取り扱う事は控えるべきです。

次に、社内の機密情報や知的財産を取り扱う業務でも、漏洩は今後の事業継続に大きなダメージとなります。

セキュリティソフトの導入や不正アクセスの制御など、インフラ基盤をしっかり整えて実施しましょう。

3)導入コストの全体を把握する

スマートワーク導入にあたり、何らかのシステム投資が必要となることがあります。特に、セキュリティ対策の度合いによって、導入・ランニングコストは変わってきます。また、このようなシステム投資だけでなく、業務の管理コストなどを踏まえると、上司の管理コスト、人事労務部門の業務負荷なども踏まえて、スマートワーク導入によるコスト全体を把握する必要があるでしょう。

単純に「従業員にとって良いから」というだけでなく、導入後、コストに見合っているのかをチェックできる体制も必要です。

セキュリティ対策にかかるコスト例

多くの企業で検討事項となる、セキュリティ対策について、一般的な導入事例をご紹介します。

1.シンクライアント

シンクライアントはクラウド上に仮想PCを配置し、ユーザはローカルPC上ではデータが書き込めないようし、ファイル保存などはクラウド上で保存します。

ノートPCを紛失してもデータはローカル端末には保存されていないためセキュリティが高い環境となります。その分、クラウド(サーバー)の導入・ランニングコストがかかるため、コストは高くなります。

2.クラウドとハードディスクを併用

PCのハードディスクにデータの書き込みはできるが、起動時や終了時にファイルを消去し、社内のファイルサーバなどで業務管理をする環境となります。

起動していない時間はローカルにファイルは保存されていないため、紛失時のリスクが軽減されます。

ただし、一時的にはローカルに保存されるため、シンクライアントよりも信頼性は薄れる一方、導入・ランニングコストは割安となります。

3.ハードディスクにデータを残す

導入コストはPC費用のみとなるため、安価になる一方、紛失時のリスクは高いです。

顧客情報などの取り扱いがないようであれば、この方法でも導入が可能でしょう。

スマートワーク導入事例

スマートワークを導入し、多様化する働き方を実現させた結果、離職率の低下に繋がった事例をご紹介します。

・「日経Smart Work大賞2018」大賞を受賞したコニカミノルタ

コニカミノルタは「日経Smart Work大賞2018 大賞」を受賞しました。この賞は、スマートワーク経営を実施し、その成果が著しい企業に贈られています。

グローバル人材の採用でダイバーシティ推進なども高く評価され、スマートワーク経営の成功事例ともいえるでしょう。

新人の15%を外国籍とするなどグローバル人材の活用に積極的で、世界5極にイノベーションセンターを設立。大型M&Aを重ね、海外顧客向け売上高比率は80%以上に達している。多様な人材の活用とイノベーション創出に向けた体制を整備し、グローバル企業として市場開拓力を向上させていることが高く評価された。

引用:http://smartwork.nikkei.co.jp/pickup/2018/01/post-18.html

・ライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を推進。イオングループ

イオンはグループの大きさを活かし、適材適所の人為配置を行いました。また、キャリアに合わせた働き方の変更も選択でき、離職率の低減にも成果を出しています。

人手不足が深刻化している流通業でも、ライフスタイルに合わせた柔軟な働き方は、従業員が生き生きと働ける環境を創出しました。また、イオングループはダイバーシティ推進などでも様々な賞を受賞しています。

・Web会議導入で出張コストを20%削減。富士通

富士通では、テレワークをはじめ、社員一人ひとりの成長や生産性の向上を目指した働き方改革を推進しています。

ICTの活用により、Web会議を導入した事で出張コストを20%削減にも成功しました。

2017年4月には全社員約35,000人を対象に自宅やサテライトオフィス、出張先や移動中など、場所に捉われないフレキシブルな働き方を導入しています。

また、ICT活用の一環で英文メールやインスタントメッセージの学習翻訳によるコミュニケーション強化などのAI活用も推進しています。

参考:http://www.fujitsu.com/jp/innovation/workstyle/dl-contents/2017/case-study-03/

・時間あたりの売上生産性が4.6%向上。リクルートスタッフィング

リクルートスタッフィングは、「一人ひとりが輝く豊かな世界の実現を目指す」をテーマにスマートワークを導入しています。

ヒューマンリソースを大切に考え、男女の差なく共に活躍できる環境作り、生産性を上げること、などを重視した結果、スマートワークを導入しました。

スマートワーク導入前と導入3年後のデータを比較した結果、一日の平均労働時間が3.3%ダウンし、時間あたりの売上生産性も4.6%アップしました。

子育てや介護など労働時間を制限される人の雇用を促進する一方で、その解決策として新たな職種を設けて時短勤務を可能にしました。

結果として顧客満足や業務効率を上げることにも成功しています。

参考:https://www.recruit.co.jp/sustainability/

スマートワークに関するリンク集

総務省 テレワークの意味・効果

厚生労働省 テレワーク普及促進関連事業

厚生労働省委託事業 テレワーク相談窓口

厚生労働省 働き方・休み方改善ポータルサイト

まとめ

人材不足解消のため、スマートワーク推進は今後も注目される

2020年東京オリンピック・パラリンピック開催期間中は交通混雑(乗車率200%超え)が、予想され、政府からもテレワークの導入を推奨されております。

また多くの業種で人材不足解消のため多様な働き方を求められているため、スマートワークへの迅速な対応が、企業の競争力につながることも考えられます。

一方で、スマートワーク推進によるデメリットもあります。お互いのコミュニケーションが難しくなったり、労働時間等の管理が難しくなることに対する対策が必要です。

従業員を「監視」するのではなく「信頼関係」の構築を

スマートワークの管理のために、結局自宅のパソコンにカメラをつけたり、離席していないかをチェックしたり、パソコンの画面が見られることを不安視しすぎるがあまりにパソコンを自由に使用できないようにルールで縛ったり……ということになるケースもあります。

そのような「監視」は、不信感を生み、せっかくの制度も目的が理解されないまま悪い方向へ向かってしまいます。

重要なのは従業員同士、会社と従業員の信頼関係です。その関係を築けていれば、働き方の違いで生産性は変わらないのではないでしょうか。

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