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オンボーディングとは?
施策の行い方、会社に共感し、即戦力化をすすめるステップを解説

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新卒入社者の3年以内の離職率は3割〜6割とされています。新卒入社者に限らず、中途入社者の場合でも、“離職対策”は多くの企業で課題となっています。

退職の理由は複数ありますが、入社すぐに活躍できる受け入れ環境を用意し、いち早く即戦力化できれば、入社者の自信につながり、離職も抑止効果も期待できます。その結果、採用コストの抑制にもつながるメリットがあります。

今回は現在注目されている、入社後すぐに即戦力化させるプロセス「オンボーディング」についてご紹介いたします。

オンボーディングとは

新卒・中途採用者をいち早く即戦力化するスキーム

新卒・中途採用などで新規採用をした人材を、早く企業風土に慣れさせ、業務を習得させ即戦力化させるプロセスのことを指します。

オンボーディングはon-board、「飛行機や船に乗っている」という語源に由来しています。出発地点から目的地まで乗組員を運ぶという意味合いから、企業を船や飛行機に、目標に向かっている乗組員を社員に見立て、入社後すぐに即戦力化に向けてのプロセスを刺す用語としてHRでも使われるようになりました。

新たに入ってきた乗組員(新規採用者)が活躍できるポジションに配置され、1日でも早く即戦力化しなければ、目的地に向かって進んでいく事が困難になります。

また、最近では、このオンボーディングという言葉は、人事用語以外にもアプリデザインなどでも使われています。

スマホアプリをインストール後、初めて起動すると、「このボタンを押すとこんな事ができます」と視覚的に教えてくれるチュートリアル。そのチュートリアルなどを通じて、全く初めて使用する人が、一定の期間で機能や仕組みの習得を目指し、利用できるようにする仕組みがオンボーディングとなります。意味としては、人事用語と同じですね。

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オンボーディングが重要な理由

現状、入社後に即戦力になるまでの時間はどれくらい要していますか?

これからの時代には、入社後すぐに即戦力になる人材を育成し、活用できる仕組みづくりが重要だと言われています。その理由がいくつかあるので、ご紹介いたします。

入社後の即戦力化までの時間を短くする

入社後1年未満で退職してしまう理由の多くは、「職場で馴染めない」「入社イメージとのギャップがある」などがあげられます。人間関係を含めた職場環境が退職を考える理由の多くを占めることは想像しやすいでしょう。

入社後すぐにチームに馴染み、早期から即戦力として第一線で活躍できる人材になれば周囲にも認められ、承認欲求も満たされます。結果として、入社前とのミスマッチを防げ、早期離職の抑制にもつながります。

帰属意識が高まる

入社時からはじまるオンボーディングプログラムを通じて、会社や所属部署、配属先のメンバーとの理解も深まり、帰属意識を高めることができます。

会社によっては、メンターや1on1などを取り入れ、横断的なつながりを強化しているところもあります。そのような取り組みにより、会社や組織に対しての帰属意識を高め、組織としてのパフォーマンスを上げていくことにつながります。

経営陣や事業部長など、業務に入ると直接関わることができな方のオリエンテーションやランチ会、会社の経営理念や行動指針について理解をオンボーディング施策でしっかり行うことで、「この会社に貢献したい」「早く活躍したい」という気持ちを醸成することもできるでしょう。

採用コストの削減

せっかく入社してもすぐに離職してしまっては、採用コストがかかってしまいます。採用コストには、広告掲載料や人材紹介料などに加え、入社後の研修なども該当します。

オンボーディング施策をしっかり行うことで、早期の離職を防ぐ仕組みができれば、採用コストの削減につながり、その削減できたコストを社内の従業員に還元することも可能になります。

会社に対する共感、信頼関係構築のベースを作る

会社に対するイメージは1ヶ月で決まってしまうそうです。ここで悪い印象を持ってしまうと、そのイメージを改善するのは難しくなるでしょう。

新しい会社に転職する時のことを想像していただくと分かりやすいと思いますが、入社後1ヶ月くらい経ってくるとある程度の仕事内容も理解でき、チーム全体での業務など、全体像も少しづつ見えてくる頃だと思います。

それに加え社内での人間関係や風通しの良さなども具体的に見え始めてくる時期に差し掛かります。

この時期に垣間見えてきた印象は、少なからずその会社のイメージとして記憶され、その後の離職率にも大きく影響していくでしょう。

入社後1ヶ月は配属先のチームに任せっきりにせず、会社のサービスや基本的な概念を身につけたり、チーム内外でも親しくできる人間関係が構築できるような仕組み作りを企業としても整えてみるのも良いでしょう。

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オンボーディングの進め方例

オンボーディングを推進していくためには、オンボーディング・プログラムが必要となります。オンボーディング・プログラムの具体的な進め方をご紹介します。

1)課題を明確にする

入社後の離職率が高いという課題がある場合は、その理由を検証しましょう。参考までによくある離職例をあげると、以下のようなものになります。

・社風があわなかった

雇用のミスマッチが考えられるため、採用活動時にどのような人材が必要なのか、人物像を明確にしておくと良いでしょう。面接時にオフィスを案内したり、現場の社員と話す機会を設けるなど、社風のミスマッチ防止のための取り組みを面接フローに組み込みましょう。

・仕事内容のミスマッチ

やりがいを求めて入社したのに単純作業が多い場合など、仕事内容に対するミスマッチが起こる場合は、採用時の求人票の改善や、面接時により具体的なキャリアのヒアリングが必要です。

また、必要以上に相手のスキルを高く評価してしまい、本人がついてこれなくなってしまう場合もあります。できる限り実際に配属される現場のメンバーや同様のスキルを持つ方と面接時に話す機会を設けましょう。

・人間関係がうまくいかなかった

人間関係はどうしても人それぞれによって合う人合わない人が出てくるものです。しかし、「チームの雰囲気が良い・悪い」というような、チーム全体として人間関係を良好なものにする努力はできるはずです。

常にチーム単位のコミュニケーション状況など、人間関係について把握しておくよう、人事部門がヒアリングなどを行っていきましょう。

配属前に、「あの上司に合うだろうか……」という不安がある場合は、その後の上司部下の関係悪化につながらないよう、受け入れ前に現場に対してもフォローをしておく必要があるでしょう。

これらの課題解決が離職率の抑止にもつながるため、オンボーディング・プランにも盛り込んでいきます。

2)オンボーディング・プランの作成

課題となっている事に対してのアプローチ方法を見直し、オンボーディングのプランを作成していきます。

<プランに入れ込む内容例>

・社風が合わずに離職者が続いているケースの場合、まず採用時の基準を見直す事からはじめ、同じ価値観を持った人材の採用にシフトします。採用ホームページに社風を表現する内容を掲載したり、社員のインタビューを載せたりすることも効果的です。

・社長からの経営理念や会社の歴史についての説明

・経営陣や各事業部長から事業についての説明

・社員同士や役員とのコミュニケーションがとれるランチ会などの機会の設定

・社内イントラなどの情報整理

・期間限定での新入社員用業務日報の提出

・メンター制度の実施

・同期入社者との交流会等

オンボーディングプランは、実施内容とスケジュール、達成したい目標を定めて作成しましょう。入社者がいるタイミングで毎月見直していくことが重要です。

これらのプランが完成したら、関係各所に共有し、フィードバックをもらいながらプランを改善していきましょう。

3)実行

プランが完成したら、入社後のオンボーディングを実行していきます。実務に携わる社員や上司との信頼関係の構築はすぐにできるものではありません。

総務や人事部などの管理部門も積極的にフォローしていきましょう。場合によっては、入社者が安心して立ち上がるまでを人事部門のミッションとして、その成果を評価制度に結びつけるほど、「オンボーディング」が重要な施策だと認識している会社もあります。

入社後に組織全体からのフォローアップ体制が確立されていれば、短期間で戦力化することにつながり、チームとの結束力に結びついたり、生産性の向上が期待できます。

4)オンボーディング施策の見直し

オンボーディング一通り実行したら評価検証を行います。一定の期間で見直すタイミングをあらかじめ決めておくことも重要です。

効果検証は、入社者本人からヒアリングしたりアンケートをとること、受け入れた現場からの意見を聞きながら進めましょう。会社や事業のフェーズによって、オンボーディング施策の内容は随時変わっていくものですので、計画→実行→修正を繰り返していきましょう。

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導入時に重要なポイント

新卒入社者に限定せず、会社に入社するすべての従業員に適用を

経験者としての即戦力を期待して入社する中途採用者も、職場環境に慣れるのには時間がかかる事もあります。

新卒採用は一括である程度に人数を受け入れる場合が多く、同期がいたり、会社側もケアをしている事が多いと思いますが、中途採用の場合はチームのメンバーや職場の雰囲気など環境に依存するところが大きいため、よりケアが必要となります。

既にある程度のスキルを持って入社してくるため、現場社員に任せっきりになるなど受け入れ体制が雑になりがちですが、新卒と変わらず入念なケアを忘れずに行いましょう。

また、雇用形態に関わらず、入社する方すべてにオンボーディング施策を行うことが有効です。どんな役割、働き方であっても、会社の業績を担う重要な人材であることには変わりありません

入社後の丁寧な会社の対応が、その後その会社自身のブランディングにもつながりますので、長期的な視点も持ちながらしっかり支援していきましょう。

受け入れ側への周知

入社する側へ手厚い対応をしたとしても、受け入れる側が何も情報を持っていないとなると、オンボーディングもうまくいきません。また、オンボーディングの重要性や目的についても社内全体にしっかりと浸透させておくことが重要です。

現場で上司となる社員はもちろん、チーム、事業部全体で新規採用者を受け入れる組織づくりをしていく事が成功のポイントとなります。

採用基準の明確化

オンボーディングを導入するにあたり、どのような人材が会社として必要で、どのように教育していく事がベストなのかを考える必要があります。会社のフェーズや事業内容によっても異なるため、随時ブラッシュアップしていくようにしましょう。

また、「今会社でどんな人が必要とされているのか」「どんな人が入社するのか」などの情報は常にオープンにしておくことが重要です。その結果、従業員から「自分の知人にぴったりな人がいる」と紹介してもらえる「リファラル採用」につながることも考えられます。

会社として成長していくために、みんなの協力が必要であるということを常に伝え続けていくことが大切だといえます。

参考:リファラル採用のメリットや運用方法、事例を解説! 勝手に人が集まる会社へ

人手不足で採用が困難な時代だからこそ、定着に焦点をあてたオンボーディングが重要

いまや、オンボーディング・プログラムは採用から即戦力化の課題解決に向けてのアプローチに欠かせない手法となっています。また、適格なプログラムが作成できればエンゲージメントや定着率も上がり、採用コストの削減にもつながるという点で、大きなメリットがあります。

現在の採用から入社までのフローが何年も前から変わっていない……というような場合は、一度見直してみてはいかがでしょうか。

参考:人手不足の背景とは?必要な対策は「社員が辞めない会社」づくり

エンゲージメントを高めるための
社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

TUNAGは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

入社された方に対する社内での研修、教育の実施をTUNAGの中で運用したり、入社後の日報などの提出を行うことなど、早く会社に慣れてもらうための様々な施策をTUNAG上で運用することが可能です。

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