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HRコラム

BPR(業務改革)の目的・進め方、
企業事例から生産性向上を目指すために行うべきこと

BPR(業務改革)とは?

組織全体の再設計を抜本的に行う改革ということです

BPRとはBusiness Process Re-engineering(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)の略称で業務改革を意味します。

1990年代の不況に苦しむ当時のアメリカで生まれ、業務改善に留まらず人材や評価制度、研究開発など企業運営に関わる全ての事柄において、抜本的に見直し、統合や再編成を行いました。

このようにBPRは企業が目標を達成するために行う抜本的な改革であり、業務フローや人事評価、組織構造なども含め再設計を行う事を意味します。

また、BPRには近年発展が著しい業務のIT化が欠かせません。部門毎に異なる煩雑な社内システムの統一化したり、SAPなどのERPパッケージ(業務管理システムを一元化したパッケージ)の導入などを行う事で販売数、利益、顧客満足どの向上などが見込めます。

業務改善との違い

業務改善は改善対象となる業務やそれに関わる人員や情報、フローなどのプロセス自体を改善し、業務効率をアップさせる狙いがあります。

一方、BPRは根本的なプロセスから抜本的に行う改善を意味し、企業運営に関わる全てのものを見直し、再設計を行います。

BPRの目的

全社での効率化や生産性の向上を目的として行います

業務・組織・戦略など全ての面において、産業構造の抜本的な組織改革を行い、大幅な効率化や生産性の向上を目的としています。

業務改善のような業務の無駄をなくすという小さな処理フローではなく、組織全体からアプローチする事で成し得ます。

注目される背景

BPRが注目された背景には日本が1990年代のバブル崩壊後、経営に苦しみ改善を求められていた状況がありました。

この頃から民間企業だけでなく、国や地方自治体でも積極的に組織改革が推進されるようになりました。しかしながら不景気の日本と重なってしまった背景からBPRはリストラを助長させてしまう結果となってしまいました。

近年では働き手の不足やIT技術を駆使した組織改革が急務とされており、BPRがまた注目されるようになりましたが、導入に際しての従業員に対する知見とIT技術の両面からアプローチできる人材が不足しており導入に苦戦している企業もあります。

見込める効果

BPRを実施する事でいくつの効果が期待できます。

・目的を達成するための指標
・業務フローを把握し、生産性の向上
・組織改革、産業構造の改革
・顧客、従業員の満足度

BPRはこれらの効果が見込めますが、生産性の向上や無駄をなくす事でコスト削減などにも繋がる取り組みです。

BPRの手法

BRPを実施するにあたっての手法をいくつかご紹介いたします。

【業務フローチャートの作成】

現状の問題点を洗い出すために、業務フローチャートの作成は有用です。見直しを図る際に、以下の点に注目して洗い出しを行います。

・時間を要している一連の業務において、阻害している業務の洗い出し
・他の部門と業務が重複している事はないか
・顧客から本質的には必要とされていない非付加価値的な要素

また一部門の業務や事業だけ見直す事ではなく、全社規模で見直しを行う事がBPRでの抜本的な改革となります。例えば、人事評価の体制や経費精算ルールなどもその対象としてみなします。

【ERP(経営管理システム)の導入】

ERPは部門を横断した全社統合の情報システムです。ERPは販売、在庫管理、生産体制など複数の部門い跨りがちな情報を集約し、フロー全体を統合的に管理する事ができるシステムです。

部門毎に管理していた情報を関連する一連のフローが可視化される事から、効率的に課題発見や問題解決を行うのに有用です。

また、ERPはBPRを行う企業が利用するシステムの一つでもあります。

【シェアードサービス】

シェアードサービスは人事や経理、情報システムなどの間接部門を複数の企業で共有します。別々に持っていたチームや人材を共有する事で、人材の有効活用が図れます。

企業間でのシェアという事でイメージが湧きにくいかと思いますが、大手のグループ企業などで活用されている事例が多いです。

例えば何百社もグループに持つ企業であれば、その会社毎に特色や雇用している人材も異なりますが、発足するプロジェクトによって必要となる人物像も異なります。そこで何万人もいる社員を適材適所に配置する事ができるため、シェアードサービスは有用となります。

また、近年ではグループ間を超えてのシェア事例も出てきており多様化してきています。

【BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)】

BPRには業務を外部委託する事も含まれます。アウトソースの種類は多岐に渡っていますが一般的な分野をご紹介いたします。

・総務などの管理部門
・人事などの採用
・人材アウトソーシング
・システムインテグレーター
・印刷系
・コンサル
・コールセンター
・事務
・倉庫管理

すでに多くの企業でアウトソーシング化が進んでおり、運営委託会社も沢山存在します。

BPRの進め方

大企業の場合は、まく一部分の部署で実施してから展開

まずBPRを推進するにあたって、複数の事業を展開するような大企業の場合は、まずモデルとなる事業部を先行実施し、その事例を他の事業にも横展開して行きます。

事業数が少ない中堅企業においては、全社一斉にBPRを展開する事も可能です。

いずれの企業規模でも事業部単位で責任者と事業メンバーが主体的に推進して行きます。全社的な改革が必要となる事から展開する背景、推進する構想をトップレイヤーとの擦り合わせがキーとなります。

また、他業界など他社での成功・失敗事例を参考に構想を考える事も大切です。以下、具体的な進め方をご紹介いたします。

1.基本計画の策定

BPRを始めるにあたって、対象となる単位やプロセスを明確にしておきましょう。顧客満足や競争優位性を実現する観点から、革新的な成果を設定します。

成果目標は改革後の成功した姿を描き、組織・システム・人員の2つの視点から課題を洗い出します。

また、成功確率が高い実行シナリオを立てる事を意識します。

・改革テーマ
・優先順位
・成果目標の段階的な設定
・具現化・実行の手順
・推進体制、メンバー

などを考慮し、実行予算に合わせて実行シナリオを作成します。

また、関連部門との共有に向けトップレイヤーとの擦り合わせを行います。

2.具体化〜実行

なぜBPRが必要なのか、改革を実行した後の姿などを実行シナリオと合わせて全員に告知し、その重要性を認識させます。

その際に下記の点を意識しながら実行に移ります。

・設定した実行シナリオが机上の空論とならないよう、推進方法やルールの標準化を行う
・改革のスピード感を意識した支援体制の構築
・短期的な成果目標から中長期的な成果目標を実現させる
・推進チームの適正化

3.改革の徹底

新しい事業システムを定着化させ、成果を確実に出せるように整備します。

・事業システムの運用状況と成果をモニタリング
・改革の成功・失敗事例の紹介

などを行い、改革への取り組みを徹底して行います。

BPR成功事例

・新日鉄住金化学株式会社

新日鉄住金化学ではこれまでグループ会社や事業部門で統一されたシステム基盤が存在していませんでした。Excelで属人化業務を行なっていたり、グループ会社間や部門間での情報も非効率という課題認識がありました。

そこで10年後のグループがあるべき姿を策定し、各事業部の戦略やビジネスモデルを支えるシステムの再構築を行いました。

参照:https://www.canon-its.co.jp/case/detail/mcframe_01.html

・静岡県

静岡県では行政のスリム化及び人員の削減とそれらのコスト削減を実現しました。

平成10〜14年度に見直された事業数は累計で5,819事業あり、改善額も累計1,907億円にものぼります。

それに伴い、行政評価のPDCAサイクルと予算編成サイクルを連動させ、平成21年度の予算は平成16年度と比較して322億円を圧縮する事ができ、投資的経費はピーク時だった平成10年度より4割の圧縮に成功しました。

参照:http://www.soumu.go.jp/main_content/000078231.pdf

・ビズリーチ

会社全体のビジネスプロセスを最適化するBPRチームを発足し、データの一元管理を行いお客様のモチベーションを可視化しました。

受注や発注などの経費処理なども共通化できるにも関わらず部門毎で異なっていた事も課題となっていました。社内システムを共通化する事で引継ぎもスムーズに行う事ができ、社内リソースを顧客に当てる事が可能となりました。

参照:https://reachone.bizreach.co.jp/entry/2017/09/01/153937

BPRの導入例や研修について

【システム導入事例】

・oracle

Oracle ERP Productsでは、財務や調達、製造などのERPクラウドパッケージがあります。

・freee

クラウド会計ソフトfreeeでは、導入から活用まで専任のコンサルしてくれます。また入力などの単純作業はAIが処理し、精算から請求までを一括で管理でき、人事労務ソフトとの連携も可能です。

【BPRに関する研修】

・日本能率協会

日本能率協会が主催する「業務プロセスの可視化・改善スキル習得セミナー」です。

事業部門内の業務プロセス・仕事の流れを改めて把握し、継続的に改善・改革を推進していくための、「可視化と改善の方法論」と、「継続的に改善する仕組みづくり」の習得を目的としています。

参考:https://school.jma.or.jp/products/detail.php?product_id=100207

業務効率や生産性を飛躍的に向上させるには、大きな改革が必要

ビジネスプロセスの最適化は、定期的な見直しも重要

ビジネスプロセスの見直しからIT化までを考慮すると少し難しく感じるかも知れませんが、研修に参加したり外部のパートナーに依頼するなどの方法もあります。

また、このような業務改革と一時的なものとして終わらせず、事業や環境の変化に合わせて継続的に行うことができる組織づくりも重要です。

一時的にコストや構築までの時間を要してしまいますが、大きなコスト削減を導く事も期待できますので、検討してみてはいかがでしょうか。

エンゲージメント向上のための“社内制度のプラットフォーム”『TUNAG』について

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。

TUNAGでは、社内で取り組まれているあらゆる社内制度の活用状況をデータで可視化することができます。会社の課題にあわせ、どのような施策を行うと効果的か、500を超える社内制度運用事例をもとにご提案し、TUNAGを通して実行していきます。

BPRを通して大きな業務改革を行う場合は、会社がなぜそのような改革を行うのか、目的を共有することはもちろん、実際に推進するうえでの報告やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションも円滑に行うことが求められます。

そのような会社を横断して行い、現場の従業員との双方向のコミュニケーションに、TUNAGを活用していただくことが可能です。

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