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HRコラム

内定とは?
人事担当者が準備すべきことや注意点を解説

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内定は応募者だけでなく、企業にとっても重要な手続きです。採用担当の方は、内定を出すまでに多くの作業を行う必要があり、その後も書類の送付や内定者の受け入れ準備などの業務が残っています。

内定者を迎えるためには、しっかりと準備を行わなければいけません。そのため内定者の受け入れ前にやるべきことを、把握しておきたい人事担当者の方も多いでしょう。

当記事では、内定の手続きや内定者の受け入れ準備について解説します。

内定とは

応募者と企業の間で労働契約が結ばれ、採用が決定すること

内定とは、応募者と企業の間で労働契約が結ばれ、応募者の採用が決定することを意味します。内定が成立するには、企業と応募者、両方の合意が必要です。

まず採用試験に合格した応募者に対して、企業側は内定通知書と入社承諾書を送ります。その後、入社の意思を固めた内定者が、企業に入社承諾書を返送してきたら、内定となります。

一般的に新卒採用を行う場合、企業は10月以降に内定を出します。これは、経団連の「採用選考に関する指針」に、「正式な内定日は、卒業・修了年度の10月1日以降とする」と記載されているためです。

10月以降の内定出しが一般的で、内定式も同様に10月以降に行われることが多いです。また内定者懇親会なども、多くの企業は内定を出した後の10月以降に実施します。

内々定との違い

内定とよく似ている言葉が「内々定」です。内々定とは簡単に言えば、内定を出すという約束を意味します。内々定はあくまでも約束なので、内定とは異なり、内々定を出した時点では労働契約は締結されていません。

内定取り消しについて

特別な事情がある場合のみ、企業側の内定取り消しが許されます。企業が内定を取り消せるのは、学生が単位不足で卒業できなかったり、犯罪などの問題行動を起こしたりした場合です。

その他に、自社の業績が悪化している場合なども、企業は内定を取り消せます。特別な場合だけ企業は内定を取り消せるといっても、内定取り消しは企業側にもリスクがあります。

理不尽な内定取り消しは応募者に多大な損失を与えるだけでなく、企業の印象が非常に悪くなるため、通常は許されないと考えておきましょう。

内々定と内定は、取り消しの可否も異なります。内々定の場合、企業、応募者ともに内々定の取り消しが可能です。一方、内定に関しては、応募者は入社2週間前までなら取り消せますが、企業側は通常内定を取り消せません。

また内々定の取り消しは企業側も認められていますが、特殊な事情がない限り行わない方が良いでしょう。労働契約が結ばれていないからといって、安易に内々定を取り消すことは、企業の印象の悪化につながります。

内定の手続きについて

応募者の内定が成立したら、企業側は内定の手続きをしなければいけません。内定の手続きには、内定連絡や書類送付など4つのステップがあります。

1. 内定の連絡を行う

内定が成立したとき、最初に必要なのが応募者への内定の連絡です。電話かメールを使い、採用試験に合格した旨を内定者に伝えてください。また内定通知書などの書類を後日送付することも、同時に教えておくと良いでしょう。

応募者にとって、選考結果の連絡は非常に重要です。企業が採否を決めている間も、応募者は就職活動を続けています。応募者の不安を和らげるためにも、内定を出すことが決まったらできるだけ早く連絡するようにしましょう。

2. 内定通知書等の書類を作成し、通知する

応募者に内定の連絡を行った後は、内定通知書と入社承諾書を作成します。内定通知書には返送期日や問い合わせ先を記載する必要があるため、間違いのないように書類を作りましょう。

通常、内定通知書には以下の項目を記載します。

・差出人(人事部長か社長の名前を記入)
・内定者の入社日(決定していれば記載)
・選考を受けてくれたことに対するお礼と、選考に合格した旨
・添付書類のリスト
・入社承諾書の返送期日
・問い合わせ先

また入社承諾書に記載する項目は、以下の通りです。

・宛名(社長の名前を記入)
・内定者自身に書いてもらう項目3つ(日付、署名、捺印)
・内定者が入社を承諾する旨
・入社に関する注意事項

書類を作成したら、内定者に郵送します。できるだけ迅速に書類を送付しましょう。

3. 内定承諾・辞退の連絡を受ける

内定通知書と入社承諾書を送付後は、内定者からの返答を待ちます。企業としては内定承諾の連絡が来るのが望ましいですが、現実には辞退されることもあります。

特に6月は、内定辞退の多い時期です。辞退率などを加味して、内々定を出す人数などの調整をする企業もあります。

もし辞退の連絡を受けたら、選考を受けてくれたことに対するお礼を再度応募者に伝えましょう。また無事に入社承諾書が戻ってきたら、次の雇用契約の締結に進みます。

4. 雇用契約を結ぶ

最後に企業と内定者で雇用契約を結びます。企業側は雇用契約書を用意し、内定者に記入してもらいましょう。雇用契約書以外にも、以下のような書類が必要です。

・源泉徴収票
・年金手帳
・雇用保険被保険者証
・扶養控除等申告書
・健康保険被扶養者異動届

また住民票や健康診断書、卒業証明書の提出を求める会社もあります。必要であれば、それらの書類も追加で提出してもらいましょう。

雇用契約書に記入してもらえば、契約成立です。ただ会社によっては、入社承諾書の返送が確認できた時点で、雇用契約が成立したと判断することもあります。

内定の手続きにおける注意点

内定の手続きには注意点が大きく2つあります。思わぬ内定辞退に遭遇しないためにも、担当者の方は以下の点に注意してください。

口頭だけですませない

内定の連絡は口頭だけでなく、必ず書類を送付して行いましょう。口頭のみですませるのは、トラブルの元です。内定通知書と入社承諾書を作成し、迅速に内定者へ送ります。

また細かい労働条件や各種手当の詳細も、書類に記載しましょう。口頭だけでなく、後で見直せるよう書類を作成しておいた方が、内定者は安心できますね。

入社までの期間放置しない

無事内定し雇用契約を結んだ後も、内定者は様々な不安を抱えています。社会人生活や職場での人間関係に不安を感じ、内定を辞退されるケースもあります。内定辞退の連絡を受けないためにも、会社は内定者の不安をヒアリングしたり、相談できる機会を設けたり、コミュニケーションを適宜とるようにしましょう。

内定者フォロー例

内定後アルバイトの実施

内定者の不安解消の手段としては、社内でアルバイトを実施するのがおすすめです。正式な入社日までの間、内定者にはアルバイトとして勤務してもらいます。

アルバイトを実施すれば、内定者は職場での業務に対する理解を深められるだけでなく、入社前に社内で人間関係を築くことができます。

アルバイト期間中に内定者と社員の理解が進み、関係が深まれば、内定辞退のリスクは低下します。また内定者も、入社してからスムーズに業務に移れるため、アルバイトは企業と内定者の双方にメリットがあるといえます。

内定者懇親会の実施

アルバイトだけでなく、懇親会を実施する企業が増えています。内定者懇親会を開いて選考に合格した者同士が親睦を深めれば、内定者の不安も解消されます。

自社の社内イベントや交流会に招待する

自社の忘年会に内定者を招いたりと、社内のイベントに招待するのも良いでしょう。会社のイメージを持つことができるだけでなく、社内に頼れる先輩を見つけることができ、本人の安心につながることも期待できます。

参考記事:内定者フォローの例を紹介! 具体的な進め方や施策例をまとめました

入社者の受け入れ準備

書類や事務用品の準備

内定が成立したら、まず書類や事務用品を準備します。書類に関しては、内定の手続きに必要な内定通知書や入社承諾書以外にも、健康保険や雇用保険に関わる書類を用意する必要があります。

企業側は、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しましょう。

また社員証や制服、ワークデスクの用意も必要です。会社側から新入社員にPCを支給する場合は、前もってPCを注文しておかなければなりません。他にもタイムカードや名刺、事務用品などの細かいものも、忘れずに準備しておきましょう。

入社式の準備

入社式の準備も必要です。内定者が少なく、社内で入社式を実施するなら問題ありませんが、内定者が数十人いる場合は式場を確保するほうが良いでしょう。

下見してから会場を予約し、式次と記念品の準備を進めましょう。会場内で食事会を開くなら、食事の用意も必須です。

会場を確保でき入社式開催の目処が立ったら、内定者に入社式の日程を連絡します。同時に出欠確認を行い、出席者の人数も確認しましょう。

入社者育成の準備

実際に内定者が入社する前に、配属先をある程度想定しておきます。配属先の社員に連絡を行い、各部署で新人教育担当者を選出します。新入社員の今後を考え、しっかりと育成の準備を整えましょう。

新入社員の教育に外部研修講座を利用しようと考えているなら、研修受講の準備も必要です。社内で教育に専念する場合も、前年度の研修内容を見直しておきましょう。

内定手続きは企業イメージにも関わるもの

丁寧で誠実な対応が求められます

内定についてご紹介した内容をまとめると、以下のようになります。

・内々定は約束にすぎない。内定の段階で、労働契約が結ばれる。
・企業は簡単に内定を取り消せない。
・内定の手続きは、内定連絡、書類送付、内定者からの連絡待機、雇用契約締結の4つ。
・内定の手続きにおいて、口頭で伝えるだけでなく、書類もしっかりと作成する。
・入社までの間、適切に内定者をフォローすることが、内定辞退のリスク低下につながる。
・入社者の受け入れ前に、書類・事務用品の準備、入社式の準備、入社者育成の準備が必要。

新入社員を迎えるには、入念な準備が必要です。それだけでなく、内定者の精神的フォローも欠かせません。入社後、新入社員に業務に励んでもらうためにも、手厚い対応を意識しましょう。

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