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HRコラム

官僚主義とは?問題点や防ぐ方法を解説

官僚主義とは

昔からの慣習を大事にする風潮

官僚主義とは、日本の伝統ある大企業にみられる、新しいことを嫌い昔からの慣習を何よりも大事にする風潮です。大企業病と呼ばれるものの1つでもあり、議論の中心は顧客のニーズにいかに応えられるかということではなく、いかにリスクを避け社内政治を進めることで出世していくかにあります。

対義語

官僚主義の対義語として近いものに、成果主義があります。成果主義とは、生み出す成果・結果に応じて、評価や昇給・賞与などの待遇が決められることを言います。仕事の成果を出せば出すほど、昇進により早く近づいたり、給与アップにつながります。

逆に成果を出すことができない場合は、給与ダウンすることもあります。日本企業では勤続年数に応じて待遇が変わる年功序列制度を多く採用されていましたが、外資系企業を中心によくみられる成果主義を導入する企業やどちらのメリットを取り入れるバランス型の企業が増えてきました。

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官僚主義の問題点

1. リスクを避ける風潮が生まれる

大企業には今まで培ってきた多くのノウハウや成功体験があります。マニュアルがしっかりしており、どんな社員でも一定の成果を出すことができるように体系化されています。

成功体験を多く積んでしまったことで、それが正しいとの思いが強くなり、よりルールやマニュアルを遵守するようになります。

その結果、決裁権や意思決定の権限をもつ上層部の人たちは、自分たちが行ってきたことが正解だという自信があります。日々テクノロジーが進化しているにもかかわらず、「新しいもの=リスク(=失敗要素)」ととらえ、最先端のテクノロジーに疎いまま、自社の考え方が時代遅れになっていることに気づくことができません。

自ら考え主体的に行動するよりも、指示された業務を完璧にこなすことだけを意識し続けてきた人が上の立場になってしまうと、新しいことに取り組むことはとても困難になります。

2. 間違ったことにNOと言える人がいなくなってしまう

官僚主義の場合、チャレンジ精神豊富で成果を出そうとする人よりも、ミスなく上司に従順な人の方が出世できる可能性は高くなります。

そのため、企業として「それはどうなのか」と思うことに声を上げられる人が上の立場になれず、大事な決断を誤ってしまうこともあるでしょう。昨今の企業の不祥事などもこのような会社風土が原因の一つなのかもしれません。

3. チャレンジをしなくなる

官僚主義の会社の社員の多くは、怒られないために仕事をしています。リスクを避ける文化の根底にあるのは失敗を許さないという雰囲気にあります。

そのため、自分の立場を不利なものにしてまでチャレンジするメリットが無くなり、チャレンジをしようとする人員が減っていくでしょう。

官僚主義を防ぐためにすべきこと

1. 人事制度に成果主義の要素を取り入れる

そもそもの評価制度に成果主義の要素を取り入れましょう。成果主義を少しだけ導入しても、官僚主義を防ぐことはできませんし、極端すぎる成果主義は弊害をもたらしてしまいます。

また、導入するスピードも見極めていかなければいけません。一気に導入せずにこれまでのやり方に調和させていき、徐々にシフトしていくように進める必要があります。

一方、人事評価制度を大きく改善するにはトップの決断が必要となります。そもそも経営陣やトップにこの官僚主義を改善したいという意識が無ければ変えることは難しくなってしまいます。

2. 現場に裁量をもたせる

官僚主義の特徴の一つとして、非効率な会議や社内稟議が多いことがあります。それに伴って会議資料や稟議資料など、多くの無駄とも思えるような業務が発生しています。そうならないためにも、意思決定の権限がどこにどれだけあるかを明確にすること、決裁フローを簡潔にすることが重要です。

経営に直結するようなとても重要な事項については、より上の立場の者が決める必要がありますが、部長・課長・係長・主任などそれぞれに決裁権をもたせ、その人がOKするだけで実行できるようなフローにしていきます。稟議に必要な書類を減らすためにも、伝えるべき項目の明確化とIT化が必要不可欠です。

3. 職場風土の改善を行う

全てをルール化するのではなく、自由に仕事が進められる状況を作ることも大切です。具体的な方法として以下のようなことがあります。

・業務時間の10%をイノベーションの時間に充てる。

ルーティンワークやルール化された仕事をしているだけでは、クリエイティブな意見や風土は生まれてきません。ほとんどの会社員は業務量が多く忙しくしていますが、毎週の業務時間のうち、5~10%程度をイノベーションの時間に充てることで、今後にとって重要なインプットやアウトプットを行うことができます。

・心理的安全な場をつくる。

人が組織で力を発揮する条件には、心理的安全の確保があります。英語で言うと、サイコロジカル・セーフティになります。社員が上司や他のメンバーに対して、自分の考えや感情を素直に言うことができ、間違ったことや反対意見を述べても安全であると感じられる雰囲気のことです。

・外部講師を招いたセミナーを開く。

視野が狭くなってしまうと官僚主義に近づいてしまうため、外部の人の意見を聞く場を設けることで視野を拡げることにつなげます。

階層別研修の一環として、サイコロジカル・セーフティの実現のために各ポジションの人間がどのようなことを意識し、実際に行動していく必要があるかなどのセミナーを開いてみるのも良いでしょう。

・エンゲージメント調査を実施する。

会社をより良い方向へ進めるためには現状を知らなければなりません。現状の把握や問題点の抽出を行うために、エンゲージメント診断を行い、どのような取り組みが必要かを検討しましょう。

・フレックス制や時短勤務などの制度を取り入れる。

ワークライフバランスという言葉を日々耳にすることがありますが、自由な社風を醸成する方法の1つに自由な働き方を進めることがあります。仕事への価値観や働き方が多様化している現在では、以前よりもどのような働き方ができる会社なのかという点が注目されています。

コアタイムを設け、それ以外の時間の制約がないフレックスタイム制や、1日の労働時間を短くしたり、残業をなくしたりする時短勤務などの制度を積極的に導入することで自由な社風の醸成につなげることができます。

以上の方法はあくまでも一例にすぎません。そもそも自由とは何か?を考え抜いたあと、現在の社風の良さを活かしつつ、より自由な風土にしていくことが重要になります。

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エンゲージメントが高まるたった1つの考え方

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