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社内合宿の幹事に任命されたら?
準備のためにおさえておくべきポイントをインタビュー

社会人になると、一度は経験するだろう“幹事”ですが、飲み会や懇親会の幹事ではなく「会社の合宿の幹事」を任されるとなると、そのプレッシャーは大きいもの。

先日、弊社でも全社員約30名で1泊2日の合宿を行ったのですが、その際にも、合宿幹事メンバーの方々が「全員が楽しく、充実した時間を過ごせる」ような様々な取組みを企画してくれました。具体的にどんな準備をしていたのか、今回の幹事を担当した中谷さんと鈴木さんにインタビューしながらまとめました。

合宿の幹事を任されたらどうしたらいいか、どんなことに注意すべきか。そんな時の参考になるよう、ご紹介していきます。

▼(参考)今回の合宿スケジュール
1日目(昼):各自車移動、集合後、全体会議・議論
1日目(夕食):BBQ
1日目(夜):運動会&花火(運動会後は自由解散)
2日目(朝):アクティビティ(ヨガ)
2日目(昼):アクティビティ(サバゲー)
2日目(夕方):解散

まずは社内合宿の目的、概要を確認

やりたいことや予算、場所などに指定があるかを確認

↑(左)鈴木、(右)中谷

– 合宿開催について、どんなリクエストがあったんですか?

中谷:今回の場合は、おおまかな予算が定まっていて、日時や場所の候補も決まっていました。

鈴木:合宿で何をするか、という目的の他には、「キャンプファイヤーとか、BBQしたいね」というようなアクティビティの希望もいただいていました。当日のスケジュールについても、大体の流れが決まっていましたね。

▼ POINT
合宿では議論や会議などを目的として行われるケースと、チームビルディングなどのコミュニケーションを目的とするケースなどがあります。そのため、目的に応じて押さえておくべきポイントが変わります。合宿を通して、何がしたいのかは事前にしっかり確認しておく方が良いですね。

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幹事の役割分担は臨機応変に

最初の情報収集はそれぞれで実施、TODOが決まってきたら役割分担

– 準備にあたり、役割分担はしていましたか?

鈴木:最初はしてなかったですね。

中谷:あまり最初は打ち合わせなどをせず、お互いがそれぞれ調べなければならない情報を調べて、定期的に相談する形をとっていました。

鈴木:共有のスプレッドシートにまとめておいて、アイデアをそれぞれがばーっと出しておく形ですね。

▼ POINT
詳細が固まってくるまでは、各自で情報収集し、共有のスプレッドシートなどを活用してアイデアをためることに専念。

合宿開催場所選びは、検索してひたすら問い合わせ

場所選びが一番苦労するところ。やりたいことが実現可能かどうかを具体的に先方に確認しておくこと。

↑当日は、大人数でもBBQができる場所を貸し切りました!

– 場所探しはどうやってしたのですか?

鈴木:WEBで地道に検索して探しました。「キャンプファイヤー 合宿」とか、「大人数 コテージ」とかで調べましたね。

中谷:場所探しをしている最中に、社内から「サバゲー」がやりたいという話が雑談で出ていたので、その場所を探していると、運よく、わりと近くに合宿できる場所も見つかりました。アクティビティの内容検討は場所探しと同時に行っていましたが、合宿場所からの移動などを考えて空き時間があまり出ないように検討していきました。

鈴木:初日は会議や議論を行い、夜BBQを開催した後、そこから外に出ることはできないので、BBQ後の過ごし方についてはアイデアをいっぱい書き出して考えました。

中谷:その中で、「運動会みたいなことをしたい」っていうアイデアが出て。合宿場所の敷地が結構広かったので、「できるのでは?」となり、施設の方に問い合わせて、実施可能なことを確認しました。

– 現地を下見しないまま運動会を開催できるのか、不安じゃなかったですか?

中谷:聞いたんですけど、「大丈夫よ〜」としか言われなくて、実際、不安でしたね(笑)

鈴木:写真もなかったのですごい不安でした。もう電話の言葉を信じてました。

▼ POINT
合宿場所は、ある程度候補の場所とやりたいことが決まったら、検索して探して問い合わせすることを繰り返す。具体的にやりたいことがある場合は、詳細を確認しておくことがおすすめ。

また、せっかく合宿を開催するなら、やはり、いつもとちょっと違うコミュニケーションをとれる機会にするのがおすすめ。BBQやイベントなどを行うには、専用の機材や施設のスペースも必要となるため、広さや道具などの内容をしっかり事前に確認しておくと、当日バタバタしなくてすみます。

▼合宿開催場所例

  • 昔ながらの研修所(研修や会議などが行いやすく、避暑地などにもあります)
  • 自治体から借りられる会議室などの施設(安価なことが多いです)
  • コテージ(弊社は今回コテージで実施。大きめのコテージを借り、その中で会議を開催)
  • リゾート、温泉地などのホテル(海や温泉でのコミュニケーションが非日常感を演出!)
  • カフェやレストランの貸し切り(会議やその後の食事だけの場合)
  • Airbnbなどの民泊(大人数OKな思わぬ施設が見つかるかも)

アクティビティはあらゆる自体を想定した事前準備が重要!

スムーズにアクティビティを楽しむには、事前に様々なことを想定しておくこと

– 1日目に運動会をしましたが、道具などの準備ってどうしてたんですか?

鈴木:運動会でやりたいコンテンツを決めて、レンタルできるものを調べましたね。綱引きの縄とか。

中谷:意外と在庫がなかったんです。

– 縄、在庫ないんですね(笑)

中谷:あと、夜に外で運動会をしたり、花火をしようという話でしたので、ライトをレンタルしました。そのライトがどれだけ明るいかが分からなくて、不安でしたね。「半径5mは手元の文字が読める、10mは何があるか分かる」……って、結局よく分からなかったですけど(笑)

-ライト準備していたんですね!備えつけてあるものだと思っていました。

中谷:事前に、施設の方に夕方以降の暗さについて聞いたら、レンタルしないといけないなと気づいて。あと、拡声器は便利でした。食後でお酒を飲んでいましたし、みんなワイワイしていてあまりこちらの話が耳に届いていなくて。

鈴木:「笛」も使いましたね(笑)たくさんの人数をまとめて進行するには、人の声だけだと難しいです。

▼ POINT
現地にある物、無い物の確認をしっかり行うこと。また、当日のイベントの時間帯や動きを想定し、必要な物が無いか、事前に手配すべきものが無いかを十分に確認しておくこと。

あとで困らないために幹事が準備すべき物とは

普段と違う環境だからこそ、「予想外のことが起こる」と思って準備する

– 今振り返って、幹事として持っていくべき物って何かありますか?

中谷:お薬セットは持っていきましたね。普段旅行に行く時に持っていくようなセットです。今回のように、サバゲーをやることを考えると、絆創膏は必須です。

鈴木:ネット環境の確認です。まさか当日ネットがほぼつながらないとは思わなかったです。

– そうでしたね、ネット環境が不安定だったのは盲点でしたね…。

中谷:様々な情報をクラウドで管理していたので、到着してから他のグループと連絡つかず、スケジュールも確認できず、めっちゃパニックになりました。

– 当日手配したものも実は色々あったんですね。

中谷:今回は場所、季節的にも虫除けが必要だと気づき、途中で買いに行きました。あと、お酒は持ってきてたんですが、氷が無かったので到着してから買いに行きましたね。ただ、コンビニの場所が施設から遠くて、車を出さないといけなかったんです。お酒を飲んでいない車を運転できる社員がたまたまいて助かりました……。

鈴木:コンビニの場所も事前に確認が必要ですね。

中谷:あと、当日にかかる費用も踏まえて、多めに現金を持っていました。みなさんに立て替えてもらうケースもありましたが、基本そこから払ってもらうように準備していましたね。

▼幹事が事前に「現地の場所」について確認すべきこと

・ネット環境の確認

・近くにコンビニがあるかどうか

・アクティビティ開催について詳細な確認(人数に合わせた対応が可能か、場所の広さや設備など)

・集合写真が撮れる場所の確認(後編でもご紹介します)

・BBQなどでの食材調達のため、スーパーなどの場所の確認

▼幹事が持参すると便利な物

・お薬セット(風邪薬、解熱剤、絆創膏など基本的な薬)

・現金

・虫よけスプレー(外でのアクティビティでは必須)

・拡声器や笛

・紙、筆記用具

・全員がPCを使う環境であれば、延長コードや電源タップ

前編では、合宿準備時に幹事がどんなことに気をつけて準備を進めればよいかを実際に幹事を担当したお二人に伺いながらまとめました。

ただ、実際に合宿が始まると想定していなかった様々なことが起こります。また、合宿をより盛り上げるために様々な仕掛けも必要です。

そんな工夫について、後編では、「合宿をスムーズに進め、盛り上げるための工夫」をご紹介します!

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

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