エンゲージメント経営コンサルティング【ツナグ|TUNAG】

case-study

導入事例

拠点間の連携を強めるため、
「コミュニケーションが生まれる日報ツール」としてTUNAGを活用

株式会社WILL BEは、お名前を織り込んだ世界でひとつの作品『ネームインポエム』を製作・販売しています。すべてプロの作家の方の手書きによるもので、贈りたい相手のお名前を伝えるだけでその方だけのギフトにできることから、結婚祝いや出産祝い、誕生日祝いなど、様々なお祝いごとのプレゼントとして選ばれています。
本社は岡山にありますが、他、横浜営業所など拠点が離れていることによる情報共有不足の課題があり、TUNAGにて主に「日報」や「営業活動報告」を運用することとなりました。その活用について、保坂様にお話を伺いました。

会社名:株式会社WILL BE
従業員規模:〜50名
事業内容:書画製作販売
会社HP:https://www.name-in-poem.co.jp/about/

感じていた課題

拠点間での情報共有や、連携不足を感じていた

保坂:弊社は本社が岡山にあり、北海道、横浜と拠点が離れていますので、そこの連携をしっかりしていかないといけないと思っていました。社内の情報共有を漏れなく行い、それ以上に従業員同士の親睦を深めることもできれば、拠点間の連携もとりやすくなると思い、TUNAGを導入しました。電話で話したことしかない人達の顔が見えるようにしたいと思ったんです。

〜導入するまでは、他の営業所の方がどんな方かあまり分からなかったのでしょうか?〜

保坂:ブライダルフェアやイベントごとで各地からメンバーが集まることはあったので、直接会って話したことがある人もいます。ですが、内勤で事務所にいる人たちは、他の拠点の方の顔を知らない状況でしたね。電話で話して、お互い名前を知っているくらいです。

〜これまでは拠点同士でのやりとりはどうされていましたか?〜

保坂:メールやチャットツールですね。今はTUNAGに置き換えている形になります。日報、営業活動報告、何かあった時の共有など、業務的な連絡は全てTUNAGで行っています。

TUNAGを使って実感した効果

情報の共有が進んだのはもちろん、プロフィール機能やコメントでその人の“人となり”が見えてきました

 

保坂:TUNAGの運用も担当していますが、私のメインの業務は営業ですので、全社として売上を上げていくことが大きなミッションです。その中で、TUNAGで従業員のみなさんの顔が分かるようになると、依頼や相談をしやすくなりましたね。「この人だれだろう?」と、分からないことが今までありましたので。

〜日報や営業活動報告など、メインは業務ツールとしてご利用ですが、社内の人の様子が分かるようになってきたということでしょうか?〜

保坂:そうですね、TUNAGで営業活動報告を見たりすることで、他の人の業務はもちろん、思っていること・考えていることが前より分かるようになりました。業務としての報告はどうしても堅苦しくなりますが、TUNAGでは写真を添付して投稿することもできますので、その人らしさや個性が投稿内容にも表れるようになりますね。これまでのメールだともう少し固かったです。定型文での報告だけでしたので。

※このように日報や営業報告に写真を添付して投稿できます。

保坂:例えば、積極的にアイデアを投稿している人がいて、「色々考えているんだな」と発想力に驚いたことがあります。その方とは仕事で関わっていなかったので、これまでは知ることができなかったことですね。また、プロフィールの機能がありますので、電話での話し方で想像していた人物像とのギャップも発見できますね。「第一印象のまま、やっぱり明るい人なんだな」ということもありますが(笑)

※日報や営業活動報告以外にも、サンクスメッセージが贈られています。

〜TUNAG開始時は、最初にみなさんに自己紹介をしていただいていましたね〜

保坂:はい、TUNAG導入の時、最初にみなさんに自己紹介してもらっていたのですが、「この人これが好きなんだ」という意外な一面を発見できましたし、結構みなさん積極的に自己紹介してくれました。普段会っている人でも新しい一面を知ることができましたね。

〜日報ツールとしてご活用されている中、コミュニケーションが生まれる瞬間はありますか?〜

保坂:ブライダルフェアなどの報告時に、感想や写真を入れるので、その時は結構反応がありますね。今まではメールでしたので、特にリアクションは無く、一方通行でした。最近もちょこちょこコメントやスタンプがついていますね。業務ツールとしての利用がメインですので、まだまだ、気軽にコメントできる雰囲気ができあがっているわけではないですが、メールよりもTUNAGの方が柔らかいつながりがあって、自然なコミュニケーションがとれていると思います。

従業員と会社のエンゲージメント強化のために考えていること

拠点同士が「いいところ」を吸収し合えるようにしていきたい

〜今後TUNAGをどう活用していきたいか、従業員と会社のエンゲージメントの強化について考えていることはありますか?〜

保坂:TUNAGを使って、コミュニケーションが増えたり、人を知るということはできてきましたが、もう少し制度を活用したり投稿する種類を増やしたりして、もっと親睦を深めていきたいです。それぞれの拠点が、どういう雰囲気なのか、何をしているのかをもっと密に伝え合えると良いですね。事務所にこもって働いていると、「これが普通」と凝り固まってしまいます。同じ会社でも、別の起点のいい部分や、新しい取組、良い事例を取り込んで、お互い刺激を受ける関係を作っていけると、もっと良くなっていくと思います。

〜日報・営業報告ツールとしての活用以上に、コミュニケーション活性化をはかるために考えていることはありますか?〜

保坂:懇親会やちょっとしたできごとをTUNAGで目にすることで、「あ、ちょっといいな」「参加してみたいな」と思ってもらえる機会を増やしたいですね。もくもくと仕事をして帰る人が多いのですが、別に懇親会が嫌だったり、コミュニケーションが嫌いな人たちではないんです。純粋に飲みに行ったりするきっかけが少ないだけで、行ったら行ったで盛り上がります。ですので、耳で「みんなで飲み会行ったよ」と聞くだけでなく、TUNAGに楽しそうな写真が投稿されていることで、「次は行きたいな」と前向きに思ってもらえると良いなと考えています。それが次につながると思うんですよね。

保坂様、お話いただきありがとうございました!

WILL BE様は、これまでご紹介した形と少し違い、日報・営業活動報告という業務ツールをメインとして活用されています。コミュニケーションが生まれる日報ツールとして、TUNAGを活用することも可能です!TUNAGでの日報活用については、以下の記事もご参考ください。

コミュニケーション活性化のヒントは「日報」にある!スタメンでの活用事例

▼『TUNAG』について

『TUNAG』は、「社内制度」を軸としたコミュニケーションを行うことで、会社と従業員、従業員同士の相互信頼関係を築き、エンゲージメントを高めるサービスです。
会社からの情報共有(社長メッセージなど)、サンクスカード、1on1MTGなど、様々な社内制度の運用改善を行うことができるプラットフォームです。
専任のコンサルタントが運用のための制度設計、運用、その後の改善までを一貫してご支援いたします。詳しい活用方法や導入については、下記のフォームよりお気軽にお問い合わせください。

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