エンゲージメント経営コンサルティング【ツナグ|TUNAG】

case-study

導入事例

離れて働く社員にも「ミッション・ビジョン・バリュー」が浸透する
“社内ポータルサイト”の運用ポイント

株式会社Surpass様は、営業のアウトソーシングとBtoBマーケティングを掛け合わせた「SPO(セールス・プロセス・アウトソーシング)」というサービスを提供しています。単純なアウトソーシングではなく、「顧客づくり」と「ファンづくり」を大切にされており、永く信頼関係が続く関係となるよう、事業を進められています。

お話を伺うためにオフィスへ訪問した際、ご用意いただいたウェルカムボードや、執務室を通った時のみなさまの明るい挨拶に、その大切にされている経営理念がいかに浸透しているかを感じました。今回は副社長の秋山様、執行役員の藤井様にお話を伺いました。

会社名:株式会社Surpass
従業員規模:51〜100人
事業内容:BtoBセールス・マーケティング支援事業、営業研修事業
会社HP:https://surpass-star.com/

課題に感じていたこと

情報がストックされておらず、必要な時にたどりつけなかった

※副社長 秋山様

〜会社において課題に感じられていたことを伺えますでしょうか?〜

秋山様(以下敬称略):代表からのメッセージや会社からのお知らせなど、みなさんに伝える情報が流れてしまっていました。同じ部署から同じ濃度で情報がざーっと流れていくみたいな状況で。そうすると、何が大切な情報なのかが伝わらず、どこにどういう情報があるのかが探しにくくなってしまうんですよね。情報を探すのに時間をかけるのって本当にもったいないじゃないですか。

ですので、まずは情報をしっかりとストックし、誰が何を知っているのかも把握できるようにしたいと思っていました。また、情報は一方通行で発信していましたので、こちらからの働きかけや施策などの反応がわかりません。そのあたりも知りたいと思っていました。

※Surpass様は、営業のアウトソーシング事業を行っているため、メンバーが常にオフィスにいる環境ではなく、他社へ常駐していたり、外出していたりと、まとまって集まる機会が多くありません。営業所もあるため、より情報の届け方については普段から意識されていました。

〜情報の整理整頓することで、どんな状態にしたいと思われていたのでしょうか?〜

秋山:そうですね、まずは発信したことが流れずちゃんとストックされるようになります。さらに、「代表の石原のメッセージ」と、「オフコミュニケーション用のお知らせ」をうまく切り分けて発信することで、会社のことをより理解できるようになると思います。これらを同じように発信していると、情報が誤って伝わってしまったり、温度感がしっかり伝わらなかったりするんですよ。情報の届け方というのは、簡単なことのようで難しいんです。

実際、会社として重要な発信より、どちらかというとオフ寄りの発信の方が頻度が多いので、会議などで言葉だけで伝えているとうまく伝わりません。耳で聞いただけでは、後で何だったか分からなくなってしまいますしね。

〜その中でTUNAGに決めたポイントは何だったのでしょうか?〜

秋山:社内ポータルサイトは他のサービスを利用していたのですが、情報のストックをしっかりと進めたいと思い、色々とサービスを探していたんです。特に、もっと情報をわかりやすく整理整頓できるのがいいなと思っていたんですが、その時にTUNAGを知って問い合せました。実際にサービス内容の提案を受け、画面を見せていただいたのですが、わかりやすく使いやすいと思ったのが決め手ですね。

社内ポータルサイトの内容をTUNAGへ移管

「ミッション・ビジョン・バリュー」の浸透から

※執行役員 藤井様

〜社内にポータルサイトもあったと伺っていますが、どのように移管していったのでしょうか?〜

藤井様(以下敬称略):使っていた社内ポータルサイトには、会社で行っている行事や制度、新しい取り組みなどが埋もれてしまっていました。まずは一つずつ整理して、TUNAGを見ればある程度の情報にたどりつく状態を作っていきました。新しく何かをスタートするというよりは、まずはTUNAGに集めましょう。という動きですね。

〜具体的に、どんなものをまとめていったのでしょうか?〜

藤井:ちょうど導入する際、会社のコアバリューとして理念とビジョンをかかげていたところを、「ミッション・ビジョン・バリュー」の形に切り替えたタイミングだったんです。まずはその言葉をしっかり知ってもらい、浸透するように可視化する場所としてTUNAGで表現しています。

他には、会社からの発信や、各メンバーが関わっているプロジェクトで何を行っているのか。そういったところを可視化して、チームやプロジェクトについてみんなが知ることができるようにしています。弊社は営業のアウトソーシング事業を行っていますので、メンバーそれぞれが顧客先に常駐していることも多く、他のプロジェクトで何をしているかを把握するのが難しかったんです。自分のプロジェクトにどっぷりつかっていると、なかなか他のプロジェクトに知る機会を持ちにくくなることもあります。

※実際の画面です。会社の基本が分かるカテゴリ、コミュニケーションのカテゴリなど、シンプルに、わかりやすく分類されています。(こちらはカスタマイズ可能です)

紙で運用していたサンキューカードをTUNAGで実施

藤井:「サンキューカード」と「Surpassカード」というものを2015年に代表の石原が始め、これまで約3年間行ってきました。ずっと紙で運用していたんですが、「アナログだとやりきれなくなってきたね」という話をしていたところ、コンサルタントの伊藤さんから「TUNAGでできますよ」と教えていただきました。今はTUNAG上に完全に移管して運用していますね。

※実際に贈られているカードの一部です

〜ずっと行われていたのはすごいですね!変更する時は大変ではなかったですか?〜

藤井:サンキューカードなどの制度が整った段階で、全体会議の場で導入背景や使い方などをお話しました。まずは最初の1ヶ月はこれまでのポータルサイトからの移行期間をつくり、登録促進を行い、その後、本運用をスタートさせています。思ったよりスムーズに進みました。

〜スムーズに進んだのはなぜでしょうか?〜

藤井:TUNAG上での工夫でいうと、「はじめに」という形で、まず最初に見るポイントを作りました。ここを見れば、何をすべきか、何が掲載されているかが分かるようにしています。また、このようなツールは、「会社全体」で使っていくものです。みなさんに使ってもらうために、サービス提供社の背景や想いも含めて伊藤さんに来ていただいて、社員のみなさんにお話いただいたこともスムーズに進んだ理由だと思います。

会社らしさを表現することにこだわる

〜Surpassカードやサンキューカードから内容を厳選して紹介する「ピックアップカード」という機会を設けられていますが、この取組みについて聞かせてください〜

藤井:投稿されたSurpassカードやサンキューカードから、「よりSurpassらしい投稿」をピックアップして再度紹介する取り組み、「ピックアップカード」を行っています。周年祭で表彰したりするために活用できますし、Surpassらしさを表現しやすくなると思っています。TUNAGのタイムライン上で流れますので、より、会社らしさや「ミッション・ビジョン・バリュー」が浸透していくのではないかと思います。

〜他にもツールを多数併用しながら進められていますが、その点はどうされていますか?〜

藤井:もともとツールはたくさん使っていました。ある程度一本化していきたいとは思っていますので、今はTUNAGにまとめていっています。特に、社内イベントなどの写真はTUNAGに投稿してストックできるようにしていますね。

TUNAGで投稿データなどを見ていると、Surpassニュースという会社からのお知らせが思ったより多いんだなということに気づきました。ですので、人事からのお知らせはお知らせする枠を別で設けたり、わかりやすく工夫しています。TUNAGには必読機能(※)があるので、タイムラインの情報の伝え方にはそのような機能を活用しながら工夫しています。管理画面でも「未読者」がわかりますので、情報が伝わったのか、漏れていないかなどは確認しています。

(※)必読機能・・・タイムライン上に「必読」ラベルがつき、目に止まりやすくなります。また、見落としを防ぐために、アプリのプッシュ通知でもお知らせが届きます。他にも、投稿を「ブックマーク」しておく機能もあります。

※会社からのお知らせを投稿する「Surpass NEWS」

〜最初はそのような操作や設定、効果的な活用は難しいと思いますが、コンサルタントの支援はいかがでしょうか?〜

藤井:コンサルタントの伊藤さんは、打ち合わせ後に議事録をメールでいただけるので、とても助かっています。TUNAGでやりたいことがたくさんありますので、いつも打ち合わせ時にはタスクが色々決まります。私は細かいご依頼をかなりさせてもらっているんですが、即座に対応していただいていますね。

TUNAG導入後の効果

感謝の見える化が進み、お互いを知る機会が増えた

藤井:当初の目的は情報の整理整頓でしたが、Surpassカードやサンキューカードを紙からTUNAGに移したのは大きいですね。今までは手書きで書いて相手に渡すものでしたので、誰もその内容を知ることができなかったんですが、TUNAGでオープンになることによって、社員のことを知る機会が増えました。「○○さん、プロジェクトで、こんな動きをしているんだ」というように、それが見えるだけで嬉しいです。

秋山:このような施策が見える化することで、みなさんに刺激を与えることができたと思いますね。TUNAGではポイント制度を運用しているのですが、ポイントがたまった人は、私と食事ができるようになってるんですよ(笑)そういったちょっと特徴のあるイベントも絡めるのも大事だと思いますね。

藤井:すごい盛り上がりましたよね、ポイントがたまった時の特典を発表した時(笑)

自然と会社の行動指針に合った行動を促進できるように

〜そうなんですか、ぜひポイント制度について教えてください。何を行うとポイントがたまるように設定されているのでしょうか?〜

藤井:まず最初は登録して「自己紹介」を投稿したらポイントがたまるようにしました。他には、自分が関わるプロジェクトについて投稿をしたり、Surpassカードやサンキューカードを贈るとポイントがたまります。これは、カードを贈った人、贈られた人双方にポイントがたまります。
最近では、研修を受けた人にポイントを付与したいという意見もいただいているので、会社が求める行動指針に当てはまる行動にはポイントを付与するように取り入れていたりしています。

今後考えていること

トップが継続して現場へ発信していくこと

秋山:自分自身の話になりますが、忙しさにかまけて発信を止めてしまうことは無いようにしたいですね。先日も参加したカンファレンスの内容を投稿したりしてますが、藤井からはもっと発信してほしいと言われています(笑)社内のコミュニケーションというものは、トップが怠けてしまうと現場にも伝わってしまうと思うんです。

情報を均一に届けて、称賛すべき人にスポットライトをちゃんと当てたい

藤井:他のツールや情報の整理整頓はもっと進めて、TUNAGに集約していきたいですね。Surpassのことが、TUNAGでちゃんと分かるというように、情報の量も質もあげたいです。大阪のメンバーもいますので、一緒に見て同じ情報を受け取れるようにしなければいけません。
その先には、純粋に仕事を楽しんでいる人を増やしたいと思っています。Surpassで働くことが、楽しい。そういう環境づくりを進めたいですね。「働く」ことに対するネガティブな価値観を変えて、もっと笑顔が増える場所にしていきたいと思っています。

秋山:称賛を得るべき人がちゃんと称賛される状態にしたいですね。例えば、何かトラブルが起こった時に、火消し役の人がちゃんと対応したから「すごいね」と言われたとします。それもすごいことですが、火をおこさないように未然にちゃんと動けている人。そういう人も称賛すべきだと思うんです。そういう人こそ現場でメンバー同士が自発的にサンキューカードを贈るような、仕組みを活用して文化醸成していきたいと思いますね。

〜秋山様、藤井様お話いただきありがとうございました!〜

お話をお伺いし、「理念や行動指針の浸透」を非常に大事にされていると感じました。情報の整理整頓や、トップからのメッセージ、横のコミュニケーション促進など、TUNAG上での施策にそれがあらわれています。まずは情報の整理を目的に、ツールの見直しをされている中で導入いただきましたが、実際はただ情報を置いておくだけではなく、「どう伝えるか」「伝わったか」に対しても気を配られているのが印象的でした。

 

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。

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