エンゲージメント経営プラットフォーム【ツナグ|TUNAG】

日報活用から「情報が集まる場所づくり」へ。
創業150周年を迎える老舗企業の取り組みとは

▼POINT
■ 【課題】日報業務の負荷が大きかった
■ 【課題】情報が1対1に閉じられていた
■【運用】スマホから簡単に日報を投稿、チーム内で情報をタイムリーに共有
■【運用】採用活動や社内報など、会社のコミュニケーションの中心に
■【効果】日報業務の効率化
■【効果】情報が届き、会社のことが分かるように

医療機器などの販売、保守点検・修理、レンタルを手掛ける株式会社八神製作所様。明治4年に創業し、2021年に創業150年を迎える、歴史ある企業です。

会社で働く人の多くが、普段FacebookなどのSNSを使っていないという中、コミュニケーション活性化のためにTUNAGを導入されました。

「長く取り組まれてきた上司部下の日報の文化の良いところは残しながら、より、横の情報がわかるように改善したい」と経営企画部より提案。現在は日報活用だけに留まらず、総務部や人事部からの発信にも活用が広がっています。

今回は、運用に関わられている、経営企画部の岸様、人事部の井上様、東海営業本部の家野様にお話を伺いました。

※こちらのインタビューは、3月上旬に行いました。

会社名:株式会社八神製作所
従業員規模:1,001名〜
事業内容:医療機器などの販売、保守点検・修理、レンタル事業
会社HP:https://www.yagami.co.jp/

課題に感じていたこと

日報作成に時間がかかり、チーム内での情報共有も不足していた

※左から、経営企画部 岸様、人事部 井上様、東海営業本部 家野様

〜TUNAGを導入する前に感じられていた課題を伺えますでしょうか?〜

経営企画部 岸様(以下敬称略):上司と部下のコミュニケーション、育成の観点で、日報を提出する文化が昔から定着していたのですが、営業からオフィスに戻り、パソコンを立ち上げて入力、メールで上司に送信していました。内容もこだわって書いていたので、時間がかかっていたと思います。

上司によっては、書かれた内容を印刷し、赤入れしてコミュニケーションをとるなど、非常に丁寧に指導していました。上司と部下が日報を通じて真剣に向き合うことが人材育成・人間関係の構築に大きく貢献していた反面、運用にあたって負荷がかかっていたのも事実です。

また、日報のやりとりが上司と部下の1対1に閉じられているケースが多く、普段チームで活動しているのに情報がチーム内には共有されていなかったんです。これまでの日報の良さを残しながら、チームメンバーが互いの仕事の内容をしっかり共有し、業務効率化にもつながるような運用ができるサービスを探していました。

東海営業本部 家野様(以下敬称略):営業をする中で、他の人がすでに解決しているようなことを、同じように悩んでしまっていないか、他の人の動きを知れるといいなと思っていましたね。

TUNAGを導入した理由

「社内制度」をベースにした情報共有の仕組みに共感

※経営企画部 岸様

〜日報を運用できるツールを探されていた中、TUNAGを検討した理由、導入に至った理由について伺えますか?〜

:日報に特化したツールやSNSのようなもの、営業の案件管理ができるSFAなども検討しました。ただ、日報で「管理」をしたいのではなく、「情報共有」がしたいと思っていましたので、情報を入力すれば良いというようなツールは合わないと感じましたね。

〜その中で、社内SNSに近いTUNAGが合うと思われたのでしょうか?〜

岸:SNSでも、フランクすぎるものは弊社のように歴史があって社員の年齢層も幅広い場合にはなじみにくいかもしれません。

プライベートで使うようなチャットツールではなく、業務のやりとりができる仕組みがあるものが良かったのですが、TUNAGでは「社内制度」をベースにSNSを作り込むことができる点が特徴的ですよね。

実際にサービスの説明を受ける中で、TUNAGが大事にしている「エンゲージメント」につながるような情報共有の仕組みにも共感し、「各部署内で利用される日報だけではなく、全社に関わる情報を共有するためのプラットフォームとして活用できそうだな」と感じたのが大きいですね。

〜SNSに慣れない社員も多いという点で、導入において反発などは無かったでしょうか?〜

岸:大きな反発などは無かったです。ただ、社歴の長い方からすると、今までの日報の良さである「1対1の丁寧なやりとり」が失われてしまい、日報の内容が薄いものになってしまうのではないかという意見をいただきました。

日報には、周りに言えないような相談を書いている人もいましたので、メンバーに公開されると書きたいことが書けなくなると。

ここは日報の目的などから考えて、「周りに言えないような深い話は、日報ではなく、むしろ面と向かって話す機会を設けた方がいい」という説明をしながら、業務としての日報と、個人的な悩み相談を分けていくようにしました。

人事部 井上様(以下敬称略):日報をこのようなツールで行う点は、業務効率化にもつながるので良いと思いましたが、最初は、弊社の社風的に「意外だな」と思いましたね。導入はインパクトがあったと思います。

家野:私はいい意味で、「うちの会社もこういうツールを取り入れるんだ」と感じました。若い世代はSNSに慣れていますし、普段お客様のもとで活動している営業にとっては、スマホから日報が作成できるのも便利です。

岸:社長からも「日々の営業活動における情報共有も今までの発想にとらわれずやっていこう」というメッセージを出してくれたこともあり、みなさんの理解を得ながら進めていきました。

日報としての活用から、会社全体のコミュニケーションができる場へ

まずは日報として活用される状態を作る

〜最初は日報ツールとして活用されていましたが、今は人事部や総務部のみなさんが情報発信に活用されたりしていますよね。〜

岸:最初は営業部門を中心に日報として使い始めました。もともと日報を提出する文化は定着していたので、ツールが変わっても慣れてしまえばすぐに浸透すると思っていました。ただ、日報作成そのものは業務ですので、「遊びすぎないように」気をつけて、最初は慎重に進めていました。

家野:TUNAGには日報以外の制度も載っていたんです。私自身発信することが好きなタイプだったので、ちょっとやってみようかなと思い、投稿を始めました。会社を盛り上げていきたいなと思っていましたし。

※八神製作所様で見ることができる「制度」の一部と、オフィス近くのおすすめの飲食店を投稿する制度利用例

井上:TUNAGを見ていて、営業に関連するものだけでなく、全社的に見て楽しめるようなものも増やしたいなと思い、人事部や総務部からの情報発信をTUNAGで行うようになりました。

社内報や会社のニュース、採用活動など、会社からの発信を増やす

〜周年記念の準備状況のお知らせや社内報の共有などもされていますね。〜

岸:弊社は2021年に創業150周年を迎えます。周年記念行事の準備状況の告知をしたり、社史を伝えたり、150周年に向けて動いていることはTUNAGでタイムリーに共有しています。紙で配布している社内報の『Mind』もTUNAGでバックナンバー含めて見ることができるようにしています。

社内報に載せるほどではないけれど、会社全体に共有したいニュースなどの発信も出てきていますね。先日はお客様から感謝状をもらったことが共有されましたが、いままでは一部の社員しか知らなかった大切な情報が共有されるようになりました。

社内報に載せるほどではないけどシェアしたいニュースや、社内報発行まで待てない旬な情報はTUNAGで共有しています。

井上:人事部としても活動状況を発信することで、採用活動に協力してくださる方が増えるので、ありがたかったですね。「八神リクルートチャンネル」の評判はいいですね。インターンシップの状況や、内定者懇親会などの様子を発信しているのですが、動画なども投稿しています。

※「八神リクルートチャンネル」・・・人事部が取り組む採用活動状況をタイムリーに発信しています。採用パンフレットの制作状況から、インターンシップで学生の方がプレゼンする動画まで、幅広く投稿されています。

〜少しずつコミュニケーションのハードルが下がってきて、参加しやすくなっているんでしょうか〜

岸:そうですね。コミュニケーションを促進していくために、横のつながりを作れたり、会社からの情報発信ができたりするTUNAGが合うと思っています。

どうしても物理的に営業拠点が分散しているため、横のつながりを深め、社内の風通しを良くするきっかけとして機能してるんじゃないでしょうか。

拠点を超えて一番コメントが集まる「定年退職者メッセージ」

〜来年150周年迎えるというところで、東海地区でも歴史のある会社だと思うのですが、印象的な制度が「定年退職者メッセージ」ですよね。〜

※定年退職者メッセージ・・・入社からこれまでの思い出や経験、伝えたいメッセージを投稿する制度です。

岸:定年退職を迎える方が、現役社員にメッセージを発信する場があるといいなと思って始めました。長く会社で活躍し、貢献されてきた方が、会社に何も言う機会無く去っていかれるのは寂しいですよね。

現場のみなさんも「いろんな話を聞きたい」と思っていても、拠点が離れていると難しく。TUNAGの雰囲気なら、固すぎず、フランクすぎず、いい形で発信できるのではないかと思ったんですよね。

井上:これまでの思い出や、メッセージを発信してもらえる形にしたのですが、書かれている内容も濃く、社内でも評判がいいですよね。コメントも一番多いです。

岸:みなさんから大きな反響がありましたね。この投稿をきっかけに、リアルな場の飲み会につながっているくらいです。

TUNAG導入後の効果

日報業務が効率化され、他の人のやり方から学べるようになった

〜TUNAGを導入した効果について伺えますか?〜

家野:携帯で簡単に日報を提出できるので、業務効率化にもなっています。これまでは毎日15分~30分程度かかっていましたが、外出先での隙間時間で作成できるようになったので非常に便利です。

また、日報がオープンになることで、他の人の経験が自分の経験につながるように感じています。横のつながりができてきたといいますか。後輩からコメントをもらったり、直接会話したりして、学びを増やし、日々の営業活動に役立っています。

見える範囲が広がり、情報が届くようになった

※幅広い世代の方が働く中、若手社員の方も活躍されています。

井上:私は入社してからずっと人事部に所属していますが、私に限らず、これまでは異動も少なく、他の職場の環境がわかりづらかったと思います。ですが、TUNAGを通じて様々な情報が共有され、見える範囲が広がりましたね。

情報が届いた、見えた。ということ自体、大きな変化です。「こんな人がいるんだな」ということを知ることで、会社への愛着がわいたり、視野が広がったりします。

こういった情報共有を継続していくことでエンゲージメントが高まり、結果的に若い世代の離職率低下にもつながるのではないかと思っています。

岸:離職率との関係を明確に出すのは難しいですが、TUNAGが大きな影響を持つと思っています。ログイン率は高い状態を維持していますし、(※70%〜80%)社内でも業務中にTUNAGの画面を立ち上げている方を見かけることが増えてきました。

また、飲み会のようなオフの場でもTUNAGが話題になることが多くなってます。普段はどうしても同じ営業所・同じチームのメンバー以外と顔を合わす機会が少ないのですが、TUNAGがその穴をうまく埋めて、会社と社員、社員と社員をつなげてくれています。

今後行っていきたいこと

会社の考えや想いを知り、楽しく働けるよう、新しい文化を作っていきたい

〜今後TUNAGを通して行っていきたいことやお考えを伺えますでしょうか〜

家野:役員や社長からのメッセージなどをもっと知りたいですね。役員と社員が食事会を通じてコミュニケーションをとれる機会も提供していただいているので、TUNAGを併用することでもっと風通しの良い会社づくりができると思います。

岸:日報運用の考え方と同じですが、あくまでも仕事で使うツールなので一定のモラルを保ちつつも、もう少し楽しみながら働くという考えがあってもいいんじゃないかと思っています。

これまで長年培ってきた社風の良い部分は残しながらも、TUNAGのような新しい情報発信・共有の仕方も取り入れていくことが大切だと思っています。

例えば、家野が言うように経営層からのメッセージの発信一つとっても、創業間もないベンチャー企業と、弊社のような歴史の長い企業とでは考え方・社員の受けとめ方も異なりますし、業種によっても変わってきます。

TUNAG上で様々な情報を、その時々の会社の状況に応じてオープンに発信していきたいですね。それが、会社として情報発信・共有を推奨するというメッセージにもなり、新たな文化にもつながっていきます。

時間はかかるかもしれませんが、みなさんと一緒に取り組んでいきたいですね。

〜みなさま、お話いただきありがとうございました!〜

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、医療機関に営業されている八神製作所のみなさんの日々の業務の大変さや、お客様である医療機関の状況が日報でより分かるようになっています。

その中で、困っていることやうまくいかない点についてアドバイスや励ましのコメントがつくこともあり、部署の中でのコミュニケーションが進んでいます。

営業が多く、個人で動く職種が多い場合、日報を通じてコミュニケーションをとる方法から始めることで、個人の考えが見えてくるのではないでしょうか。

お問い合わせ・資料請求