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HRコラム

【社内報】WEB運用と紙運用のメリット・デメリットをご紹介

>>経営の想いが届き、現場に交流が生まれる WEB社内報 / 社内報アプリTUNAG

社内報とは

社内報とは、社員に向けて発信する社内情報であり、社内広報を行うためのツールです。現代は、新聞もしくは雑誌のような紙媒体の冊子で全社員に配布される物が多いですが、WEB上で会社の情報や社内のイベント告知などを行っている企業も増えてきています。

社内報の目的

社内報は、会社の考えや理念を伝えたり、気持ちや思いを共有するためのインナーコミュニケーション方法の1

会社が何を考えているのか、会社の歴史や経営方針は、定期的に伝えていかなければなかなか浸透しません。また、他部署の従業員との交流が少なかったり、支店が多い場合、活躍している従業員がどんな人なのかが分かりません。

会社がどの方向に向かっているのかを理解し、同じ会社で働く従業員のことを互いに知ることで、会社への帰属意識を高め、日々の業務に前向きに取り組めるようにすることが社内報の役割です。

昔から紙で発行する社内報が一般的ですが、最近ではWebやアプリで読める社内報も増えています。ただ、デジタル化が進んでいる現代だからこそ、紙の冊子で社内報を発行する会社も増えており、社内報の作り方や活用の幅、選択肢は広がっているといえます。

社内報は、従業員一人ひとりの意識と行動を変えるためのツール

行動変革プロセスARAC(アラック)という考え方によると、AAcknowledge(知る)、R=Realize(分かる)、AAct(行動)、CChange Behavior(変える・定着する)という4つのプロセスに分かれています。Aから最後のC、行動が定着するところまでをインナーコミュニケーション活動により推進するためには、社内報がどの行動プロセスを促したいかも意識したうえで作成すると良いのではないでしょうか。

書籍、『組織と人を活性化する インナー・コミュニケーションと社内報』によると、A(知る)からR(分かる)へ移るには「気づき」が必要、R(分かる)からA(行動)に移動するには「共感」、A(行動)からC(変える・定着する)に移動するには「承認・称賛」が必要とされています。

例えば社内でMVPを受賞した社員を、「どんなことをしたらこのように称賛されるのか」具体的に社内報などを通じて紹介することで、影響を受けた従業員がR(分かる)からA(行動)に移すきっかけとなるかもしれません。

【参考】産業編集センター (2011) 『組織と人を活性化する インナー・コミュニケーションと社内報』(産業編集センター )

社内報の紙媒体運用とweb運用の違い

紙媒体社内報のメリットとデメリット

紙媒体運用の社内報では、定期的に全社員に配布することで、社員への定期的な会社情報の共有を促しています。

メリットとしては工場の製造作業でPCを使わない社員に対し、冊子を1冊読むだけで、普段知らない会社の情報を把握できることに有効です。デメリットしては冊子を渡すのみなので、読む人と読まない人が現れて、全員に周知されないことが発生してしまう可能性があります。

情報が紙で管理されるているため、情報量が多いと目視での情報検索に時間を要してしまう場合恐れがあります。

web社内報のメリットとデメリット

社内報のweb運用は、PCやスマートフォンから社員への情報共有を促します。

メリットとしてはPC、スマートフォンで参照することができるため外出多い社員、他の会社に派遣中の社員などへの周知され、共有漏れが防止されます。

例えばPC起動時に全社員向けのメッセージを表示させ、社員の見落とし防止策として徹底するケースもあります。

また、社内の情報や部内での情報を管理が安易になります。欲しい情報は紙で探すよりも安易に検索でき、情報の共有がスムーズにもなります。

一方、デメリットしてはPCを使わない社員に対して周知できないことになります。これらの社員はデジタルの社内報をみた人から伝達されるケースもあります。スケジュールの共有程度なら誤伝達は少ないかもしれませんが、本当に伝えたい意図とは別の意図で伝わる可能性もあります。

その他にも、デジタル化する場合は初期費用やサーバーなどのランニングコストはかかる一方、ペーパーレスになる面もあります。社内報の作成・運用を検討する際は、自社の環境に合わせて、社員が利用しやすい方を採用しましょう。

社内の情報発信や伝達に社内報の活用は必須

社内報は全社向けの情報や部署ごとの情報など、利用する単位は様々ですが、重要なのは、社員に見られる、使われることです。

基本的なルールを設定することは必要ですが、現実的に運用できるところから始め、会社や社員にとって有益になる社内報づくりを進めましょう。

ツール選びの際は、社内報を通して実現したいことや、課題点などもサービス提供社に相談し、目的が達成できるツールを導入することがおすすめです。

エンゲージメントを高めるための社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

TUNAGは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

社内報として、これまで一方的なメール送信や、アナログで行っていた情報発信を、TUNAGを通して行うことで代表のメッセージの既読率が大幅に増加した事例などがございます。社内イベントの開催案内や、実施状況の共有など、気軽なコミュニケーションの場としても活用いただいています。

3分でわかるTUNAGサービス資料

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。

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