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HRコラム

内定者フォローの例を紹介!
具体的な進め方や施策例をまとめました

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リクルートワークス研究所の「第35回ワークス大卒求人倍率調査(2019年卒)」によると、大卒求人倍率は前年度の1.78倍を0.10ポイント上回る1.88倍であり、7年連続上昇を続けています。

現状、学生が複数の企業から内定を得ているケースも増えており、せっかく内定を出しても辞退をされてしまうことも珍しいことではなくなりました。

その中で、内定者フォローをいかに行うかということが、内定辞退や入社後の退職を防ぐ手段として注目されています。

内定者同士をつなぐ仕組みや、会社と内定者の接点を設ける機会をつくるなど、様々な取り組みがされている中、どのように進めていくと良いのかをご紹介していきます。

内定者フォローの目的

内定辞退を防ぐ

新卒採用は売手市場といわれる中、応募者を集めること自体が難しくなっています。せっかく採用した内定者に辞退されてしまうと、採用にかかったコストを無駄にしてしまったり、人員計画通りに進まず事業に影響が出てしまったりすることになります。

そのため、自社が内定を出した方がなるべく辞退されないよう、入社前にあらゆる取り組みが必要なのです。

ミスマッチを減らし、入社後の早期退職を防ぐ

内定辞退を防ぐだけが目的ではありません。新入社員は、入社後3年以内に3割が退職するといわれています。様々な原因がありますが、入社前と入社後のギャップがあることも原因の一つとしてあげられるでしょう。

採用フローの中で現場社員と話したり、現場を見学できる機会などを設けたりしていない場合は、 内定後に接点を作り、入社前に仕事や会社の雰囲気を感じ、イメージを持ってもらうことが重要です。

こちらに関しては、内定後だけでなく、採用活動の初期から行っていく必要があります。

スキルアップする機会をつくり、働く前の準備をする

内定者の中には、入社前に業界のことを勉強したり、必要なスキルを身につけたいという方もいます。そのような方に向けて、学べる機会を提供したり、勉強会を開催することもあります。

内定者フォローの進め方

1)内定者の不安を取り除くための施策の検討

内定者は、入社するまで何ヶ月も間があいてしまうことがあります。

「本当にこの会社でいいんだろうか」「友達の内定先のほうがいいな」と、不安になる方も少なくありません。そんな内定者の不安を解消し、入社後のミスマッチを防ぐためにも、内定者に対するフォローは大変重要です。

内定者が抱く不安の内容として、主に下記があげられます。

・社会人生活に対する不安(マナーなど社会人になることへの不安)
・人間関係に対する不安(社内の雰囲気、会社風土)
・仕事内容・キャリアに対する不安

この3点に対して適切なフォローをしていくことが最適だと考えられます。

会社説明会や面接の過程で、「上司との距離が近い」「風通しの良い社風」「働きがいがある」と説明していたとしても、内定者側は「それが事実である」とは受け入れきれないのが現実です。

その不安をそのままにしておくと、入社意欲の低下につながってしまいますので、具体的に、内定者の不安に対して何をしていけばいいのかを考えていきましょう。

内定者の方かへアンケートやヒアリングを行い、求めていることを把握するのもおすすめです。(具体的な施策例は、この後ご紹介します)

2)内定者フォロースケジュールの検討

内定者の不安を取り除くため、どのようなことをするかを検討した後は、いつ、どのタイミングで、誰に対して、どのように行うのか、具体的にスケジュールを決定していきます。

内定者にも学業がありますので、負担の無い形で実施するためにも、スケジュール設定は丁寧に行う方が良いでしょう。

また、現場社員や役員の協力が必要になることもあるため、前もってスケジュールを伝えておく方がスムーズに進められます。

内定者が全員集まる機会としては10月1日に内定式を行う機会が代表的ですが、それだけでは少ないと考え、内定者での懇親会等を定期的に行っている企業が増えています。

入社する4/1まで、どのようなタイミングで接点を設けていくのか、内定者の学業の予定なども把握しながら進めていきましょう。

3)内定者へフォローをすすめる方法を検討

内定者のみなさんは、会社のメールアドレスが無く、常に連絡がとれる関係ではありません。そのため、どのように接点を設け連絡していくのか、慎重にすすめていく必要があります。

通常は、採用時に使用したメールアドレスなどで連絡することが多いようですが、メールアドレスのみですと1対1のやりとりとなりますので、内定者全体でのコミュニケーションがとりづらいデメリットがあります。そのため、現在はSNSなどを使うことが多いようです。

しかし、一方的にLINEやFacebookアカウントなどに友達申請することは、プレッシャーに感じることもありますので注意しましょう。

4)内定者へフォロー内容やスケジュールを伝え、連絡をとっていく

内定を出すタイミングで、入社までの行事やスケジュール、予定していること、担当への連絡方法などを伝えるのがベターです。難しい場合は、入社までのフォローを担当する人事の方の連絡先を伝え、内定者が困った時などに対応できる体制があることだけでも伝えましょう。

内定者フォローとして行う施策例

多くの企業が内定者フォローをしなければならないと考えているとはいえ、具体的に何を行えばいいか悩む方も多いかもしれません。まず最低限行うべき内定者フォロー施策をご紹介いたします。

1)「内定者と社員」、「内定者同士」の懇親会の実施

社員と内定者の交流機会をつくることによって、仕事に対する相談ができ、不安を和らげることができます。また、同期は入社後に刺激し合う仲間となりますので、早期からつながりをつくっておくことが大切です。

また、採用担当や若手社員のみではなく、役員や部長など、マネジメントメンバーも同席することで、内定者の入社意欲が高まることもあります。

具体的に、入社前のコミュニケーションがその後の離職率の低下に効果があったという企業の事例もあるようです。

最近では、内定者の家族と社員で懇親会を行うケースも増えており、より丁寧なコミュニケーションが求められています。

【関連記事】社員の離職を防ぐ「リテンションマネジメント」の施策とは? 〜青山学院山本教授インタビュー(後編)〜

2)コミュニティの場を設定

担当者からの情報発信や連絡を行うにあたり、1対1のメール等だけでなく、内定者と会社を巻き込み、コミュニケーションがとりやすい場をつくることが重要です。

現在では、SNSのサービスや、内定者が交流できるサービスなどを活用することが多くあります。

先程も述べたように、LINEやFacebookなど、プライベートで使用するアカウントを会社で利用することに抵抗感を感じる学生もいます。また、アカウント管理のリスク問題もあるので使い方には注意が必要です。

内定者と会社のコミュニケーションの場には、弊社サービス『TUNAG』を活用いただいている事例もございますので、ご参考ください。

【関連事例】「内定辞退率が30%から5%に」懇親会より効果的な 学生向けのTUNAG活用方法とは

3)内定式の実施

内定式は10月1日に行われることが定番です。実施しないという企業もありますが、社長や役員と内定者の接点をつくるためにも内定式は実施した方がよいでしょう。

内定式で、トップからのメッセージを伝えることで、「社会に出てこの会社で働くんだ」という意識を強め、「自分がなぜこの会社に入社しようと思ったのか」初心を思い出すことにもつながります。

その他施策例

内定者フォローとして行う施策の一例を、先程ご紹介した内定者が抱く不安ごとにご紹介します。

1)社会人生活の不安を取り除くための施策

・ビジネスマナーなどの基本スキルの習得支援

・自社でのアルバイトの実施

・会社や現場の見学会

・先輩社員との面談、懇親会

社会人としてやっていけるだろうか、という不安はを持つ方は多くいます。社会人としての意識を持つことやスキルアップを行うことも一つですが、まずは会社の雰囲気や現場を知ってもらうことだけでも安心につながるでしょう。

2)人間関係に対する不安(社内の雰囲気、会社風土)

・役員や社員との交流会の実施

・内定者同士の交流会の実施

・人事担当との個別面談、相談ができる機会の設定

・会社の情報を発信、社内報の送付

・社内イベントへの招待

人間関係が問題で退職したり、仕事がつまらなくなるということはよく耳にするため、不安に思うことの一つです。

入社前のコミュニケーションの機会は、そのような不安を和らげるために必要な施策です。内定者同士、社員と内定者、役員と内定者……など、色々な接点を持てるよう検討してみましょう。

3)仕事内容・キャリアに対する不安

・業界情報や専門スキルが学べる書籍などの購読

・ビジネスマナー等の研修、勉強会の実施

・資格取得支援

・自社でのアルバイトの実施

入社していきなり仕事ができるのだろうかと不安に思うこともあるでしょう。事前に勉強したい気持ちがある方には、学べる場を提供することで不安が軽減します。

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内定辞退率が下がる!TUNAGでの内定者フォローの進め方

『TUNAG』は、会社と従業員のエンゲージメントを高めることを目的とし、様々な社内制度の運用を行うことができるサービスです。

目的に応じて制度を作成し、運用状況を定量的に測り、改善を行うことができます。また、専門のコンサルタントが運用促進を支援するところが、他のサービスに無い強みになります。

TUNAGで内定者フォローを行うメリットは、会社や社員のリアルな部分を伝えることができることです。

会社のリアルな部分を提供することで、内定者の不安を解消や、入社後のミスマッチを減らすことつながります。TUNAGでの内定者フォローの進め方において、具体的な特徴をご紹介します。

1)写真や動画を投稿し、社内の雰囲気を伝える

実際に来社して雰囲気を感じてもらうことが一番ですが、何度も機会を設けることが難しかったり、遠方に住んでいる方は参加が難しいことがあります。
社内の雰囲気が伝わる情報を発信していくことで、社内のリアルな雰囲気を日常的に伝えることができます。

『先輩社員インタビュー』や『バーチャル社内ツアー』など、動画を投稿することで、自宅からでも社内の雰囲気を感じてもらうことができます。

2)内定者からの質問を受け付け、不安を和らげる

TUNAGでは『人事への質問箱』という制度を作り、必要事項をフォームに入力するだけで、担当へ聞きたいことを質問することが可能です。オープンな場で受け付けることも、クローズドな形で受け付けることも可能ですので、内定者の方の特徴に合わせてご活用いただけます。

「質問があればなんでも聞いてねと言われたけど電話しづらい」「メールで送るのはめんどくさい」というハードルを下げることができ、不安を解消することができます。

3)内定者同士をカジュアルにつなげる

TUNAGは、SNSのような画面になっていますので、簡単に投稿することが可能です。この機能を活用し、学生である現在の自分の状況や、思い出を投稿したりすることも可能です。社会人生活に向けてマナーや知識を身に付けることはもちろん、最後の学生生活を充実させて欲しい。そんな採用担当の思いを実現することができるメリットも。

また、プロフィール機能もありますので、事前に内定者がどんな人なのかを知ることができ、仲間づくりを支援することができます。

4)チャット機能で内定者との連絡をスムーズに

TUNAGには専用のチャット機能があります。プライベートのアカウントを利用することなく、採用担当者と内定者の連絡をスムーズに行うことができるメリットがあります。

内定者全体のチャット、お住まいのエリアで分けるグループチャット等、管理者の希望に合わせたグループチャットも作成できます。個人間では利用できないようにすることもできます。

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まとめ

内定辞退に対するフォローが当たり前に行われるようになった昨今、定期的にフォローを続けることは、採用担当の必須の業務となりました。年に1〜2回の懇親会では十分なフォローとはいえません。

とはいえ、フォローにかけられる人的なコスト、費用も大きく増やすことは難しいでしょう。TUNAGでは、採用担当者の業務の効率化+内定者に寄り添ったフォローの実現が可能です。ツールの提供だけでなく、専門のトレーナーが内定辞退を防ぐためにフルサポートいたします。

ぜひ一度、内定者フォローの施策を一緒に考えてみませんか?

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▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。

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