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HRコラム

リフレッシュ休暇の制度設計のポイントと運用ルールを解説。有休との違いや注意点も

関連資料:「運送業界の当たり前を変えたい」トランコムDS松葉社長が考える「エンゲージメント経営」実践事例

労働者の慰労やメンタルヘルスケアの一環として、リフレッシュ休暇の制定をする企業が増えてきました。この記事では、リフレッシュ休暇のメリットや制定・運用方法、成功事例などをご紹介いたします。

リフレッシュ休暇とは

年休とは別に慰労などを目的に付与する「法定外休暇」

リフレッシュ休暇とは、一定の勤続年数を超える社員や、勤続の節目などに、労働者や家族へ慰労や健康維持、自己啓発などを目的として付与される休暇です。

夏期休暇や年次有給休暇とは別に、付与している企業が多くあります。育児休業などの法定休暇とは異なり、企業主導で導入する法定外休暇に含まれます。また近年では公務員でもリフレッシュ休暇を導入している自治体もあります。

休める日数や期間

導入する企業によって適応される勤続年数、リフレッシュ休暇の日数は異なります。大半の企業では、勤続年数10年、20年、30年単位で取得できるケースが多いようです。

厚生労働省の調査によると、リフレッシュ休暇の日数は5日の企業が多いですが、30年の節目休暇などを少し長めのリフレッシュ休暇を加味した平均日数は6.4日となっており、土日などと連続させると最大9日間の長期休暇となっています。※

※参考:平成25年就労条件総合調査結果の概況 -厚生労働省-

有給、無給の扱いは会社によって異なる

リフレッシュ休暇は企業が任意で導入する「法定外休暇」になります。有給・無給の扱いについては会社側が独自の裁量で決める事ができますので、会社によって異なります。年次有給休暇の「計画的付与制度」で連続休暇として取得する場合など、様々です。

リフレッシュ休暇を特別休暇として運用する場合は、就業規則への記載が必要になります。

また、注意が必要なのは労働組合がある組織の場合です。労働組合がある場合、導入には労使協定で合意を得る必要があります。

・年次有給休暇の名目でリフレッシュ休暇を利用する
・法定外休暇でリフレッシュ休暇の導入をする

年次有給休暇の名目としてリフレッシュ休暇を利用するケースや有給に制定した場合でも100%付与ではない企業もあります。

>>他のさまざまな制度例を参考にできる「社内制度辞典」はこちら

リフレッシュ休暇によるメリット

リフレッシュ休暇のメリットは、従業員側はもちろん企業側にとってもメリットがあります。

従業員のメリット

(1)仕事の生産性向上

業務効率を改善するには、仕事に対する意欲、気分などが大きく影響します。疲労が続いている状態では、思考が働かず、生産性が低下してしまいます。

家族と過ごす時間や趣味などのプライベートな時間を大切にできる環境を会社が作る事は、労働意欲や仕事の効率を上げることにつながります。

(2)計画的な休暇をとれる

リフレッシュ休暇は、「少し長めの休暇」をとり、従業員がリフレッシュすることが目的ですので、計画的に旅行や帰省などのタイミングに合わせて使いやすいメリットがあります。

一方、実際に、長期間でのリフレッシュ休暇を取得する際は、チームメンバーなど周囲の理解や協力も必要となるため、従業員が使いにくいと感じないような工夫が必要です。

(3)メンタルヘルス対策

長時間労働は、肉体的にも精神的にも追い込まれ、心の病気につながることもあります。

リフレッシュ休暇は一定の期間、職場を離れてリラックスできるため、メンタルヘルスケアに有用です。ただし、前述しましたがリフレッシュ休暇は夏期休暇などと異なり、全員が取得できる休暇ではありません。

会社側としてもリフレッシュ休暇を取得しやすい環境を整備すると良いでしょう。

企業側のメリット

取得者のみならず、代わりの業務を遂行する労働者の成長にもつながると厚生労働省は謳っています。

1.業務を円滑に引き継ぐためには、業務の内容、進め方などに関する棚卸しをする必要がありますが、その過程で業務の非効率な部分をチェックする事ができます。
2.代替業務をこなすために従業員の多能化促進の機会にもなります
3.代替要員が代替業務をこなすことができるかどうかの能力測定の機会にもなります
4.代替要員への権限委譲の契機となり、従業員の育成にもつながります
5.休暇の有効活用により、休暇取得者のキャリアアップを図ることができます

※参考:厚生労働省 有給休暇ハンドブックより引用

このような効果が挙げられているため、経営改善の一環としても積極的な有給取得を推進しています。

リフレッシュ休暇制度の設計ポイント

取得しやすい環境づくりに重きを置く

リフレッシュ休暇制度を設計し、取得率を向上させるための大切なポイントがあります。

(1)リフレッシュ休暇取得条件を設定

まずは、利用条件を明確に制定し、就業規則に記載する必要があります。

具体的には勤続年数10年、20年、30年などの節目に付与する企業が多いですが、「勤続年数が10年に達した場合は、翌年に連続した5日を付与する」などの付与基準を、社員に明示する必要があります。

(2)社内の取得意識を向上させる

休暇を取るときの不安点として、「みんなに迷惑をかける」という日本独自の考え方があります。

それが長期休暇ともなればなおのこと、このネガティブ・マインドが働いてしまいます。

残業などもそうですが、上司が率先して早く帰宅すると部下も帰りやすくなるのと同様に、経営陣や管理職が通常の休暇も含め、リフレッシュ休暇を取得する企業文化を作りましょう。

また、不在の間の権限委譲をされれば、部下も期待に応えようと尽力し、スキルアップにもつながります。

(3)休暇取得を計画的に進める

期末や期初などの繁忙期にリフレッシュ休暇が集中すると、業務やメンバーへの負担が増大してしまいます。

期初などに、リフレッシュ休暇取得を織り込んだ年間スケジュールを社員に作らせたり、1ヶ月以上前に申請することをルール化するなど、業務の実態に合わせて申請ルールを決めましょう。

(4)柔軟な運用を心がける

業務の進行具合など、不測の事態で計画通りに休暇を取得することが困難な場合もあります。

このような不測の事態でとれなかった場合、個人のスケジュールと照らし合わせながら上司、グループメンバーと話し合い、休暇時期を柔軟に決める、再申請できる柔軟な体制を作りましょう。

また総務部門はリフレッシュ休暇の取得率を計算し、取得期間が迫っている社員へはアラートをあげるなどの体制を取りましょう。

その際は該当社員だけでなく上司に対しも、いつ取得できるのかなどをフォローし、全員が取得できる環境を整備しましょう。

>>「運送業界の当たり前を変えたい」トランコムDS松葉社長が考える「エンゲージメント経営」実践事例

リフレッシュ休暇を取り入れている他社事例

リフレッシュ休暇他社の事例としていくつか紹介します。他社の事例を参考に、制度の制定をしていくのも良いでしょう。

(1)リフレッシュ休暇取得しないと手当がもらえない

株式会社デルタマーケティングではリフレッシュ休暇の取得率が向上しないことから名称を変更し、リフレッシュ休暇を取得しないと手当がもらえない制度に変更しました。

変更後、取得率が向上し100%となり、休暇取得の成功事例とも言えるでしょう。

参考:休暇制度でパフォーマンスを高める -株式会社デルタマーケティング-

(2)長期休暇を取得することで、仕事への取組みを見つけ直すきっかけ作りに

株式会社文藝春秋では、報奨金とリフレッシュ休暇を付与しています。

社員がリフレッシュ休暇を取得するタイミングで一旦仕事から離れ、心身ともにリフレッシュして、仕事に対する思いや意欲を新たにすることは、とっても大きなメリットがあると考え制定されました。

また報奨金制度は資格取得や海外旅行等に充実した使われ方をしています。

参考:15 年に1度のリフレッシュ休暇で 心の洗濯を図る -株式会社文藝春秋-

(3)有給+旅行券から、旅行手配に変更し、取得率の向上に

ポラスグループでは社員に、複数の国内・海外の旅行プランが提示され、その中から行き先を自由に選択できます。

以前は、10年勤続で5万円分、20年勤続で10万円分の旅行券を支給し、5日間の休暇で使ってもらうという制度を実施していました。

しかし、旅行の手配は自ら行う必要があるなど負担が大きいことから制度の利用率は高くなく、また、制度の趣旨が浸透していないこともあり、旅行を通じてリフレッシュしてもらうという目的は十分に達成できていませんでした。

そこで、旅行券の支給から旅行プランの支給へ、また、会社から旅行代理店に一括で旅行の申込み手続きを行うよう、制度を変更することにより、毎年90%の社員が取得するなど取得率の向上にもつながりました。

参考:勤続旅行制度 -ポラスグループ-

まとめ

リフレッシュ休暇は長期休暇となるため、取得しやすい環境づくりや周囲の理解が取得率の向上に直結します。また、運用していく中で取得率を計算し、最適な運用方法を見出していく事も重要です。

また、リフレッシュ休暇が会社の雰囲気の改善や、本人のモチベーション向上などにどう寄与しているのかも効果測定していくことが重要です。そのために、まずは従業員全員が制度を活用できるような運用から始めていきましょう。

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TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

このような休暇制度も、従業員のモチベーションや働きがい向上のための施策の一つです。しかし、ただ運用するだけは制度の意味はありません。会社の成長や従業員のエンゲージメント向上に寄与するような運用をすることが求められます。

TUNAGでは休暇制度の申請や、活用状況を個人ごとにデータで把握することが可能です。働き方改革の取り組みの一つとしても活用いただいています。

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