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「情報共有」が進む組織づくりを行うポイント。ツールもご紹介

コロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークを導入する企業が増えてきています。

リモートワークには感染防止しながら業務を行えるだけでなく、通勤時間の短縮など、さまざまなメリットがあります。

しかしその一方で、対面でのコミュニケーションができないため、情報共有がしにくいというデメリットもあります。

リモートワークでも生産性を落とさないようにするためには、適切な情報共有を行っていく必要があります。

そこで今回は、情報共有が進む組織づくりのポイントや、おすすめの情報共有ツールをご紹介します。

情報共有とは

それぞれの持つ情報を積極的に活用できる状態にすること

情報共有とは、単にある情報を共有することではなく、社員それぞれが持っている情報を集め、共有した後に、その情報を活用することを指します。

適切な情報共有のためにツールやシステムを導入している企業も増え、社内の生産性の向上には情報共有が欠かせないというのは今や常識です。

“情報”とは、顧客情報や取引先の情報だけでなく、業務の知識やノウハウなど、多岐にわたります。日々の業務の中から生まれるあらゆる情報を蓄積することにより、情報を資産化することができます。

蓄積された情報を業務に活用することで、より効率の良い企業運営が可能になります。

重要なポイントは「蓄積・共有・活用」

情報共有について調べると「蓄積・共有・活用」というキーワードが頻出します。社内の情報共有を適切に行うためには、この3つの要素を意識しなくてはなりません。

情報共有が失敗する原因の多くが、これら3つのどれかが欠けていることにあります。適切な情報共有をするためには「蓄積・共有・活用」の意識を浸透させることが大切です。

参考:カフェカンパニーの「現場から意見の上がる活気のある会社づくり」実践事例

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組織において情報共有が必要な理由・メリット

組織の中でなぜ情報共有が必要なのか、情報共有で得られるメリットをまとめました。

企業の利益につながる

自分にとってはそれほど重要でない情報でも、他の誰かにとって価値があるということはよくあります。社員それぞれが得た情報を蓄積して共有することで、その情報に思いがけない価値が生まれることがあります。

企業内で情報という財産を上手く活用できれば、会社の利益をアップさせるのに役立ちます。上手く情報共有ができていないと、会社の持つポテンシャルを発揮しきれません。

生産性を高め、利益を上げるためにも、適切に情報を取り扱う必要があります。

チームワークを高める

組織が大きくなればなるほど、部署ごとのチームワークが重要になります。しかし、チームの仕事を円滑に進めるためには、情報共有が不可欠です。

もしもお互いに情報共有をしなければ、情報不足によるすれ違いやトラブルが頻発し、生産性は著しく低下します。

情報共有が上手くいっているチームは、人間関係も良好です。お互いに相手がどんな状態で仕事をしているかを把握しているので、協力し合いながら物事を進めることができます。

お互いの信頼感も高まり、チーム全体の雰囲気が良くなるでしょう。ひいては、組織全体のモチベーションを高めることにもつながります。

風通しの良い組織づくり

それぞれの部署の情報を共有することで、会社全体が風通しの良い組織になります。そもそも、「情報がオープンである」ということ自体が、会社の風通しを良くするために有効な方法です。

お互いの部署が何をやっていて、今どの程度の進捗なのかを把握し合うことは、組織力の強化と共に、生産性の向上にもつながります。

また情報共有による業務の可視化によって、万が一のトラブルの際にも、適切な対応が可能になります。

業務の無駄をなくして効率化できる

組織の生産性を上げるには、無駄を省くことが大切です。適切な情報管理ができていないと「上手く相手に伝わっていなかった」「情報不足で余計な手間がかかった」などの問題が発生します。

これは、本来情報共有がきちんとできていなければ起こらない問題です。情報共有がきちんとできている組織は、伝達ミスなどで発生する無駄が少なく、時間を有効に使うことができます。

本来の業務だけに集中できるので、無駄のない効率的な仕事を進めることができます。

情報共有を効率的に行うコツ

情報共有を効率的に行うには、ソフト面とハード面の両方からのアプローチが有効です。

1.情報に意味を持たせる

企業が扱う情報は、日々膨大な数に上ります。そのため、情報を曖昧なまま共有すると、その情報の持つ本来の意味が伝わらないまま蓄積されていくことになります。

情報を共有する際には「何のためにこの情報を共有するのか」を明確にしましょう。情報に意味を持たせてラベル付けをしたりすることで、蓄積された情報を後で活用しやすくなります。

「とりあえず共有しておく」「役に立つかわからないが念のため」という情報共有は、ノイズ化して情報の質を落とすだけです。どんな情報であっても、何らかの意味を持たせて蓄積していくようにしましょう。

2.情報共有の質を高める

情報共有と一言で言っても、伝え方は様々です。メールや社内SNSでの伝達、個人間でのメモのやり取り、企業トップから全社員への一斉伝達など、状況や目的に応じて効果的な情報の伝え方が重要です。

また、情報共有の仕方がバラバラだと、情報の蓄積の手間がかかります。効率よく情報を共有するためには、社内で統一された共有システムを構築したり、情報のまとめ方のルールを決めて、情報共有の質を高めることが役立ちます。

3.情報共有が活発に行われる雰囲気作りを行う

情報共有に役立つツールやサービスを導入しても、使う側が対応できないと宝の持ち腐れになります。

正式導入前に、各部署の代表でツールを精査して、ある程度ツールを理解してから全社に導入するなど、段階を踏んだ工夫が必要でしょう。

また、正しい情報共有の仕方やツールの使い方を率先して行う、お手本となる人物の存在も必要です。多くの社員は適切な方法を知らない状態です。

企業としてどのように情報共有をして行くか、明確な指針を示しましょう。

参考資料:物理的な距離をどう超えるのか? 部門間コミュニケーション促進事例4選

4.日々の業務報告や申請内容をオープンな状態にする

会社で行っていることの多い「日報」など、日々の業務の中で行っている申請や報告を、オープンにするということも一つの方法です。

顧客情報などセンシティブな内容もあると思いますが、日々の申請や報告が自然と“見に行ける状態”にしておくだけでも、その情報が必要な他のメンバーにとって有益なものとなります。

参考記事:職場コミュニケーションを改善する方法とは? 社内施策のポイントや他社事例を解説

5.情報を積極的に提供する人を称賛、評価する

会社にとって有益なこと、行動指針に当てはまる行動をする人を称賛、評価する仕組みを作りましょう。

良かれと思って共有しても反応が無かったり、誰も見ていないと、情報共有をするだけ無駄だと感じてしまいます。

積極的に情報を共有し、会社全体にとって良い行動をするメンバーを称賛する仕組みを作ることで、メンバーも情報をあげるようになるでしょう。

参考記事:褒める文化を創る!ピアボーナス※のメリットとデメリット、運用事例をご紹介

情報共有の仕組みづくりができるツールやアプリ

企業の情報共有には、スピード感やリアルタイム性も重要です。社内の情報共有をスムーズに助けるツールやアプリをご紹介します。

チャットツール

1.Chatwork(チャットワーク)

情報共有ツールの中でも特に知名度の高いのが、このChatworkです。安心の国内産サービスで、既に10万社以上の企業に導入されています。

Chatworkはビジネスチャットツールの一種で、タスク管理やメール連携、ビデオチャットなど様々な機能が搭載されています。ビジネスプランなら最大14名までビデオチャットが可能なので、メンバーが離れた場所にいてもオンラインミーティングが可能です。

情報の管理だけでなく、コミュニケーションツールとしても優秀で、初めて導入する情報共有ツールとしておすすめです。

2.LINE WORKS (ラインワークス)

LINE WORKSは、スマートフォンのコミュニケーションアプリとして有名なLINEのUIを利用しているビジネスチャットツールです。

スマホアプリのLINEが個人向けなら、LINE WORKSは法人向けのアプリという位置づけです。ビジネスチャットツールになれていない人も、LINEと同じ感覚で使えるのが強みです。

スタンプや既読機能などのおなじみの機能に加え、ファイル共有やプロジェクト管理機能も搭載されています。

3.Slack(スラック)

ビジネスチャットツールの中でも、Chatworkとならぶ人気サービスのひとつです。Slackの最大の特徴は、GoogleドキュメントやGithubなど、70個以上の外部サービスと連携できる点です。

海外産のサービスのため基本的には英語というデメリットがありますが、直感的な操作がしやすいUIなので使い勝手はいいでしょう。また、マルチプラットフォームであらゆるデバイスに対応しているのも便利です。

プログラミング言語の共有機能が搭載されているため、エンジニアに特に人気が高いツールです。

4.InCircle(インサークル)

国産のビジネスチャットツールで、政府も採用するセキュリティ技術を採用した堅牢なネットワークが特徴です。

データの暗号化などで万が一の情報漏洩を防ぎます。社内のチャットツールとして情報共有に役立つだけでなく、AIがチャットツールでやり取りされた情報を解析し、社員のモチベーションにつながる予測を行うサービスが搭載されています。

離職防止につながるなど、情報を活用した新たな取り組みが可能な、ユニークなツールです。

データ共有系ツール

1.GoogleDrive(グーグルドライブ)

オンラインストレージの代表格で、Googleが提供しているツールです。クラウドを通じて、あらゆる環境から情報共有が可能になります。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使うことで、クラウド上での資料作成や共有も可能で、社内外でのデータのやり取りに便利なツールです。

2.Box(ボックス)

数ある企業向けファイル共有ツールの中でも、容量無制限で大容量のファイル共有が可能という点が特徴です。

また、Photoshopやillustratorの専用データも、ソフトが入っていないデバイスからBoxを通して閲覧が可能という便利な機能があります。デザインの確認用に、いちいち別データを作る必要がないので、情報共有の効率化に繋がります。

その他情報共有ツール

Oneteam(ワンチーム)

Oneteamは、オンラインミーティングツールという位置づけの情報共有ツールです。進行しているプロジェクトごとにトピックを立てて管理することができるので、課題や目的、案件ごとに必要なメンバーと情報共有が可能です。

さらに、プロジェクトに必要なファイルは容量無制限にアップロードできるので、情報を蓄積して活用するにも便利です。

ゲストユーザー機能を備えているため、特定の情報だけを必要に応じて社外のユーザーと共有することもできます。

情報共有は「やって当たり前」の 文化に

ツール導入は目的を明確にして運用を

企業の生産性を高めるためには、適切な情報共有が大切です。情報共有は任意のものではなく、組織の一員としての義務です。

利益を上げ、生産性を向上するためにも、社内に情報共有の意識を浸透させていきましょう。

最近では情報共有のためのツールも増えてきて、目的に合わせてさまざまなものが選べます。複数の情報共有ツールを使い分けるなどして、効率よく情報をまとめましょう。企業の発展を促すためにも、情報という財産を積極的に活用していきましょう。

エンゲージメントを高めるための社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

チャット機能、情報共有、称賛文化の構築なども可能

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のトレーナーの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

組織を活性化し、オープンなコミュニケーションがとれる風土づくりには、長期的な取り組みが必要です。本来能力がある方が活躍できないのは企業にとってもデメリットが大きく、避けたいこと。

昇進や部署異動などを通じて組織に新しい風が吹くような風土づくりのため、TUNAGを活用してみてはいかがでしょうか。

▼『TUNAG』について

『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。

会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。

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