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「情報共有」が進む組織づくりを行うポイント。ツールもご紹介

コロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークを導入する企業が増えてきています。

リモートワークには感染防止しながら業務を行えるだけでなく、通勤時間の短縮など、さまざまなメリットがあります。

しかしその一方で、対面でのコミュニケーションができないため、情報共有がしにくいというデメリットもあります。

リモートワークでも生産性を落とさないようにするためには、適切な情報共有を行っていく必要があります。

そこで今回は、情報共有が進む組織づくりのポイントや、おすすめの情報共有ツールをご紹介します。

情報共有とは

それぞれの持つ情報を積極的に活用できる状態にすること

情報共有とは、単にある情報を共有することではなく、社員それぞれが持っている情報を集め、共有した後に、その情報を活用することを指します。

適切な情報共有のためにツールやシステムを導入している企業も増え、社内の生産性の向上には情報共有が欠かせないというのは今や常識です。

“情報”とは、顧客情報や取引先の情報だけでなく、業務の知識やノウハウなど、多岐にわたります。日々の業務の中から生まれるあらゆる情報を蓄積することにより、情報を資産化することができます。

蓄積された情報を業務に活用することで、より効率の良い企業運営が可能になります。

重要なポイントは「蓄積・共有・活用」

情報共有について調べると「蓄積・共有・活用」というキーワードが頻出します。社内の情報共有を適切に行うためには、この3つの要素を意識しなくてはなりません。

情報共有が失敗する原因の多くが、これら3つのどれかが欠けていることにあります。適切な情報共有をするためには「蓄積・共有・活用」の意識を浸透させることが大切です。

参考:カフェカンパニーの「現場から意見の上がる活気のある会社づくり」実践事例

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組織において情報共有が必要な理由・メリット

組織の中でなぜ情報共有が必要なのか、情報共有で得られるメリットをまとめました。

企業の利益につながる

自分にとってはそれほど重要でない情報でも、他の誰かにとって価値があるということはよくあります。社員それぞれが得た情報を蓄積して共有することで、その情報に思いがけない価値が生まれることがあります。

企業内で情報という財産を上手く活用できれば、会社の利益をアップさせるのに役立ちます。上手く情報共有ができていないと、会社の持つポテンシャルを発揮しきれません。

生産性を高め、利益を上げるためにも、適切に情報を取り扱う必要があります。

チームワークを高める

組織が大きくなればなるほど、部署ごとのチームワークが重要になります。しかし、チームの仕事を円滑に進めるためには、情報共有が不可欠です。

もしもお互いに情報共有をしなければ、情報不足によるすれ違いやトラブルが頻発し、生産性は著しく低下します。

情報共有が上手くいっているチームは、人間関係も良好です。お互いに相手がどんな状態で仕事をしているかを把握しているので、協力し合いながら物事を進めることができます。

お互いの信頼感も高まり、チーム全体の雰囲気が良くなるでしょう。ひいては、組織全体のモチベーションを高めることにもつながります。

風通しの良い組織づくり

それぞれの部署の情報を共有することで、会社全体が風通しの良い組織になります。そもそも、「情報がオープンである」ということ自体が、会社の風通しを良くするために有効な方法です。

お互いの部署が何をやっていて、今どの程度の進捗なのかを把握し合うことは、組織力の強化と共に、生産性の向上にもつながります。

また情報共有による業務の可視化によって、万が一のトラブルの際にも、適切な対応が可能になります。

業務の無駄をなくして効率化できる

組織の生産性を上げるには、無駄を省くことが大切です。適切な情報管理ができていないと「上手く相手に伝わっていなかった」「情報不足で余計な手間がかかった」などの問題が発生します。

これは、本来情報共有がきちんとできていなければ起こらない問題です。情報共有がきちんとできている組織は、伝達ミスなどで発生する無駄が少なく、時間を有効に使うことができます。

本来の業務だけに集中できるので、無駄のない効率的な仕事を進めることができます。

情報共有を効率的に行うコツ

情報共有を効率的に行うには、ソフト面とハード面の両方からのアプローチが有効です。

1.情報に意味を持たせる

企業が扱う情報は、日々膨大な数に上ります。そのため、情報を曖昧なまま共有すると、その情報の持つ本来の意味が伝わらないまま蓄積されていくことになります。

情報を共有する際には「何のためにこの情報を共有するのか」を明確にしましょう。情報に意味を持たせてラベル付けをしたりすることで、蓄積された情報を後で活用しやすくなります。

「とりあえず共有しておく」「役に立つかわからないが念のため」という情報共有は、ノイズ化して情報の質を落とすだけです。どんな情報であっても、何らかの意味を持たせて蓄積していくようにしましょう。

2.情報共有の質を高める

情報共有と一言で言っても、伝え方は様々です。メールや社内SNSでの伝達、個人間でのメモのやり取り、企業トップから全社員への一斉伝達など、状況や目的に応じて効果的な情報の伝え方が重要です。

また、情報共有の仕方がバラバラだと、情報の蓄積の手間がかかります。効率よく情報を共有するためには、社内で統一された共有システムを構築したり、情報のまとめ方のルールを決めて、情報共有の質を高めることが役立ちます。

3.情報共有が活発に行われる雰囲気作りを行う

情報共有に役立つツールやサービスを導入しても、使う側が対応できないと宝の持ち腐れになります。

正式導入前に、各部署の代表でツールを精査して、ある程度ツールを理解してから全社に導入するなど、段階を踏んだ工夫が必要でしょう。

また、正しい情報共有の仕方やツールの使い方を率先して行う、お手本となる人物の存在も必要です。多くの社員は適切な方法を知らない状態です。

企業としてどのように情報共有をして行くか、明確な指針を示しましょう。

参考資料:物理的な距離をどう超えるのか? 部門間コミュニケーション促進事例4選

4.日々の業務報告や申請内容をオープンな状態にする

会社で行っていることの多い「日報」など、日々の業務の中で行っている申請や報告を、オープンにするということも一つの方法です。

顧客情報などセンシティブな内容もあると思いますが、日々の申請や報告が自然と“見に行ける状態”にしておくだけでも、その情報が必要な他のメンバーにとって有益なものとなります。

参考記事:職場コミュニケーションを改善する方法とは? 社内施策のポイントや他社事例を解説

5.情報を積極的に提供する人を称賛、評価する