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HRコラム

ビジネスマナーの基本とは?
最低限必要なビジネスマナーを解説

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社会に出て働く上で、ビジネスマナーはとても重要です。会社は社員にしっかりとビジネスマナーを叩きこみ、社外の人と円滑に仕事を行えるようにしなければいけません。

しかし最低限身につけておくべきビジネスマナーは何なのか、その定義は難しいものです。また、どのようにビジネスマナーの教育をすればいいのか、悩んでいる人事担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、社員に覚えさせたいビジネスマナーについて詳しく解説していきます。おすすめの外部研修講座も紹介しているので、教育や研修を検討する方は是非ご参考ください。

ビジネスマナーとは?

気持ちよく円滑に仕事を進めるための礼儀作法

ビジネスマナーとは、様々な人と気持ちよく円滑に仕事を進めるための礼儀作法です。ビジネスマナーは、ルールや規則とは違います。

ビジネスマナーを無視しても、誰かに取り締まられることはありませんが、ビジネスマナーがいい加減だと、同僚や取引先からの信用を失うリスクがあります。

信用を失うことは、仕事を失うことと同義です。社会で信用を得るためにビジネスマナーが必要だということを、会社は社員に伝えなければならないでしょう。

またビジネスマナーは、相手への思いやりを意味します。仕事で関わる人たちに対する思いやりを大切にすれば、自然とビジネスマナーも身につきます。

ビジネスマナーを重視することで、色々な人と信頼関係を築けるようになるはずです。

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最低限身につけておきたいビジネスマナーの種類

ビジネスマナーはたくさんありますが、言葉遣い、身だしなみ、名刺交換、電話応対の4つは、最低限身につけておくべきマナーです。

社会に出てきたばかりの新入社員は、ビジネスマナーを学ぶ機会がこれまで無かったと思いますので、上記4つの礼儀作法を最優先で覚えてもらうように研修プログラムを作りましょう。

1.言葉遣い

言葉遣いは最も基本的なビジネスマナーです。あいさつや報連相、電話応対など、言葉遣いはあらゆる仕事の基礎となります。言葉遣いがあやふやだと、未熟な印象を与えてしまうでしょう。

相手に安心と信頼を与え、円滑にコミュニケーションをとるためにも、正しい言葉遣いを身につける必要があります。

上司や取引先の方と会話する場合、敬語で話すのが原則です。丁寧語の「です」、「ます」を徹底し、状況に応じて尊敬語と謙譲語を使い分けます。

言葉遣いの注意点

仕事で会話をする際、尊敬語と謙譲語を混同しないようにします。例えば「言う」の尊敬語は「おっしゃる」、謙譲語は「申す」です。目上の人が主語なら「社長がおっしゃった」のように尊敬語を使います。誤って「社長が申した」と言わないよう注意しましょう。

一方で社外の人に自分の上司を紹介するときは、「社長の山田が申しておりました」のように謙譲語を使います。

また新入社員が間違いやすいのが、自分自身の呼び方です。たとえ自分が男性でも、自分のことを話す場合は「私」を使うのがベターです。

便利なフレーズ4選

新入社員には、以下の4つのフレーズを伝えましょう。どれも便利な言葉で、使う機会は何度もあります。

  • 承知いたしました(「分かりました」の意)
  • 恐れ入りますが(目上の人への敬意を表すクッション言葉)
  • お手数ですが(相手へお願いする場合の汎用フレーズ)
  • お世話になっております(社外の人にあいさつする際に使う言い回し)

2.身だしなみ

言葉遣いと同じくらい重要なビジネスマナーが、身だしなみです。ビジネスにおいては第一印象が重視されるため、常に身だしなみを整えておく必要があります。髪型が乱れていたり、シワだらけのスーツを着ていたりすると、取引先からの信用を失うリスクがあります。

社員を教育する立場の方は、部下の身だしなみが悪ければ指導しましょう。なかなか言われなければ分からないところですので、最初はこまめに指摘するほうがよいですね。

整えておきたい箇所

身だしなみを整える際は、以下の箇所をチェックしましょう。

  • 髪:寝癖をとる。

  • スーツ:シワをとり、シャツの襟を正す。

  • ネクタイ:まっすぐに結ぶ。

  • ボトムス:ズボンの場合、裾の長さを適度に保つ。スカートの場合、丈の長さが短すぎないように注意する。

  • 靴:汚れをとる。

  • 男性:髭をしっかりと剃る。

  • 女性:ナチュラルメイクを心がける。分かりやすいカラコンは避ける。

髪やネクタイは、毎朝鏡を見ながら確認すれば問題ありません。またスーツのシワや靴の汚れが見つかったら、時間があるときにきれいにしておきましょう。

ズボンの裾は、購入する際にしっかりと長さを合わせておけば大丈夫です。もし裾の長さが合わなくなったら、洋服屋で直してもらいましょう。

3.名刺交換

社外の人と接する際に覚えておきたいビジネスマナーが、名刺交換です。初対面の人と仕事をする場合、最初に名刺交換をしなければいけません。

名刺交換の手順

名刺交換する際に迷いがちなのが、名刺交換のやり方です。どういった手順で交換すればいいのかしっかり理解しておけば、スムーズに名刺交換できるようになります。名刺交換は以下の手順で行います。

  1. 名刺入れから名刺を取り出す。

  2. 名刺を一番上にして名刺と名刺入れを重ね、両手で持つ。

  3. 互いに自己紹介をする。

  4. 右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取る。(名刺入れは左手で持つ)

  5. 名刺を受け取ったら「よろしくお願いいたします」あいさつをし、両手で名刺を持つ。

  6. 着席する場合、机に名刺入れを置き、その上にいただいた名刺を乗せる。

名刺交換の注意点5つ

名刺交換するときは、以下の点を意識しておきましょう。

  • 名刺交換する前に、名刺入れから名刺を取り出しておく。

  • 基本的に立場が最も上の人から、順番に名刺交換を行う。

  • 名刺を渡す際、自分の名前を相手に読んでもらえるように、名刺を相手の方に向ける。

  • 名刺を同時交換する場合、相手よりも低い位置で名刺を渡す。(取引先の立場が上の場合)

  • 名刺交換をした後、すぐに相手の名前の読み方を確認する。

電話応対

日常的に社内で業務を行う場合、電話応対もマスターしておかなければなりません。普段あまり電話応対をしないという方も、まずは積極的に受けましょう。

何年か経った時に「できない」という状態では社会人として少し恥ずかしい思いをすることが考えられます。

電話に出ることで、顧客や取引先の理解も進みます。そのようなメリットも踏まえ、トライしていきましょう。

電話応対のポイント7つ

新入社員に電話応対の指導をするなら、以下のポイントを重点的に覚えさせましょう。

  • 電話がかかってきたら、3コール以内に出るようにする。

  • 電話をとるのが遅れたら、「お待たせいたしました」とお詫びを入れる。

  • 電話に出たら、開口一番「お電話ありがとうございます」とあいさつする。「もしもし」は禁止。

  • はっきりとした口調で話す。

  • メモをとりながら話す。

  • 電話をかけた側が先に切る。電話を受けた場合は、自分から切らない。

  • 電話を切る際、受話器をそっと置く。または手でフックを押す。

電話応対において重要なのが、素早く電話をとることです。電話に出るのが早ければ、会社の印象も良くなります。

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ビジネスマナーを学べる研修

自社でビジネスマナーを教えることもできますが、質の高い外部研修講座に頼った方が、社員の成長も早くなるでしょう。また外部研修では他社の社員と関わることができ、良い刺激になります。おすすめの外部研修講座は、以下の5つです。

シェイク

株式会社シェイクは、新入社員から管理職までの幅広い外部研修講座を提供しています。KDDIやヤマハなどの有名企業もシェイクの研修講座を利用しており、研修の質の高さは折り紙付きです。

また実施される研修の方針は、自社の方で決めることができます。外部研修というと、毎回同じ内容の講座が実施されるのが普通ですが、シェイクは違います。自社で決めた方針をもとに、研修が行われます。よって研修を受ける会社ごとに、研修内容が異なります。

参考元URL:https://shake.co.jp/policy/pride/

マイナビ研修サービス

マイナビ研修サービスは、株式会社マイナビが提供する研修講座です。マイナビは就活サイトで有名ですが、研修サービスの事業も行っています。

マイナビ研修サービスの特徴は、ビジネスマナーを学ぶ意義を重視しているところです。なぜビジネスマナーを学ばないといけないのか、最初にしっかりと教育してくれます。そのためマイナビの講座を受ける社員は、ビジネスマナーを学ぶ必要性を理解して研修に取り組んでくれます。

参考元URL:https://hrd.mynavi.jp/products/ikuseiryoku/newemployee_training/

リクルートマネジメントスクール

リクルートマネジメントスクールも有名な研修講座です。マイナビと同じく就職サイトの知名度が高い、リクルートグループが提供しています。

リクルートマネジメントスクールの特徴は、研修講座の多さです。色々な講座が実施されているため、かゆいところに手が届きます。研修会場が全国各地にあり、受講者からの評判も良いです。

参考元URL:https://www.recruit-ms.co.jp/open-course/about/

インソース

株式会社インソースでも、実践的なビジネスマナーの研修講座が実施されています。研修プログラムの数が多く、講座の内容は様々です。

新入社員向けの研修だけでなく、内定者が受講できる研修も用意されています。入社を控えた内定者にビジネスマナーを学んでもらいたい場合は、インソースの講座を検討してみてはいかがでしょうか。

参考元URL:https://www.insource.co.jp/shinjin/businessmanar_top.html

トーマツイノベーション

トーマツイノベーション株式会社の外部研修もおすすめです。他社の社員と合同で研修が行われるため、社員の協調性が磨かれます。

講座では専用のテキストが配布されたり、グループワークが実施されたりします。また電話応対や名刺交換の実践練習も行われます。オーソドックスな研修内容となっており、研修を受ければ、社会人に必要なビジネスマナーを一通り学べます。

参考元URL:https://www.ti.tohmatsu.co.jp/seminar/lineup/new/

最低限のビジネスマナーを習得しておきましょう

会社の信用やイメージを損なうリスクを防ぐためにも、「理解」しておくことが重要です

社員にビジネスマナーを教育するときは、以下のポイントを押さえましょう。

  • まずビジネスマナーの意義を理解してもらう。
  • 言葉遣い、身だしなみ、名刺交換、電話応対は、最低限身につけてもらう必要がある。
  • 質の高い研修を受けさせたい場合は、外部研修講座を利用するのがおすすめ。
  • 外部研修講座を受けると、実際に模擬練習をしながらビジネスマナーを勉強できる。
  • 新入社員用の講座だけでなく、中堅社員や管理職用の外部研修講座も用意されている。

会社の一員として胸を張って仕事してもらうためにも、社員のビジネスマナー習得は不可欠です。会社側は外部研修講座を上手く活用し、どこに出しても恥ずかしくない状態にしていきましょう。

エンゲージメント向上のための社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

あらゆる社内制度の実行を通じて、会社の課題を解決します

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

ビジネスマナー研修をオンラインで行ったり、テストを実施して理解度を把握するなど、TUNAGを通して新入社員研修に活用することも可能です。

また、経営理念や行動指針の浸透など、会社と従業員のコミュニケーションを円滑なものにするだけでなく、従業員同士でもコミュニケーション促進を行うことができます。

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