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人事システムとは?
種類と機能、導入ステップにおける注意点を解説

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人事システムとは

採用管理、給与計算、人材評価など、人事に関わる業務に使うツールのこと

従業員の募集と新規採用、育成、勤怠管理、給与計算、人材評価などの業務を人事管理と呼びます。そもそも企業とは従業員の集まりによって成り立つものであり、適切な人事管理は、企業活動を前進・発展させるために必要不可欠なものです。

そのような多岐にわたる業務を効率化し、生産性をあげるためのITツールのことを人事システムと呼びます。人事システムは、各分野(給与管理、採用管理、勤怠管理など)に分かれたものや、各分野を網羅した総合パッケージ型もあります。

特に人材評価をデータ化でき、昇進や配置の判断をサポートできる機能を持つシステムは、従来の事務作業を効率化するだけではなく、経営戦略までカバーできるとして、「戦略人事システム」と呼ぶこともあります。

人事管理を行う目的

旧来の日本型社会では、「年功序列」や「終身雇用」など、画一的な働き方に沿った人事管理がなされていました。

現代では社会のニーズに伴って、中途入社者の増加、能力給の導入、フレックス制、テレワーク、育児休暇・介護休暇等取得の拡大など、多様な働き方がなされています。人事担当者がカバーすべき分野・内容も年々増加しています。

人手不足の中、人材をどのように集めるか、また集めた人的資源をどのように活用すべきかという課題も人事管理に含まれます。

キャリアを重視する人、ワークライフバランスを重視する人と、従業員の価値観も人それぞれです。このような価値観を把握しながら、従業員が成果を上げ、企業の成長と個人の成長をリンクしていけるように人事管理を行うことが求められています。

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人事システムの種類と機能

人事管理・労務管理

人事管理システムでは、どのような人材を採用すべきか、人材をどの部署に配置すべきか、という課題を処理します。このような課題を「タレントマネジメント」と呼びます。人事システムにはタレントマネジメントを管理できる機能が備わったものがあります。

例えば、従業員のスキルや強みがデータ化されたり、個人の目標やキャリアに対する考え方などもデータ化して把握することができます。そのような個人情報をもとに、企業の経営戦略に沿った、適材適所の人材配置が可能になります。

労務管理

労務管理システムでは、会社と従業員の労使関係など入退社に必要な書類の自動作成、従業員の各種保険関係(社会保険・労働保険など)、福利厚生、年末調整などの情報を管理し、書類を簡単に作成、必要な処理を行うことができます。

また旧来は紙で提出していた住所変更など従業員情報の更新も、従業員自らサービスにログインして、自分で更新するといったことも可能な機能があります。

人事評価

人事評価システムでは、人材をどのように評価すべきか、育成すべきかという課題を効率的に解決する機能が備わっています。

社内の人事考課に基づいて各従業員のデータが分析されるので、上司によって評価が変わってしまったり、公平さを欠くという心配がありません。まだ気が付いていなかった、個々人の潜在能力についてデータが提案してくれる機能もあります。

また、社員のモチベーションや心理状況が把握でき、問題を感知し、離職を防ぐ効果が期待できるという機能もあります。

給与計算管理

従業員によって勤務日数や各種条件も異なる中、給与の計算は非常に時間が掛かる業務です。給与計算管理システムを導入することで、従業員の勤怠情報がデータ化され、給与の計算が効率化されます。経理担当者の負担が減り、人為的ミスに悩まされることも無くなります。

旧来の紙で支給していた給与明細も、スマホで簡単に見ることが出来たり、振込業務を人事システムを通じて行える機能もあります。

勤怠管理

勤怠管理システムでは、従業員の日々の勤務時間、毎月の勤務日数がデータ化され、給与の計算もスムーズに行えます。

旧来はタイムカードで行っていた出退勤の管理も、PCを立ち上げるだけ、スマホを機器にかざすだけで登録できるようになったり、シフト管理でどの時間帯に人手が足りなくなるかなどが一目瞭然で分かるようになります。

採用管理

採用管理システムでは、新入社員を採用する際のフローを一元管理できる機能を備えています。入社説明会などスケジュールの管理や、どの人物がどの面接まで進んでいるかという進捗状況の管理から、求人媒体と連携して応募状況を管理できるものまであります。

応募履歴書や、面接の際の評価なども管理できるので、採用ミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。

人事システムを導入するメリット

人為的なミスを防ぐ

人事管理では、労使関係で法律を扱ったり、給与計算では数字を扱うなど、煩雑な業務が多くあります。手入力や手計算では、そのような業務でミスが生じる可能性がありますが、人事システムを導入することで人為的ミスを防ぐ効果が期待できます。

ペーパーレスによる経費削減

給与明細がスマホで手軽に見られるようになったり、シフト管理もわざわざ紙に印刷したものを配る必要がなくなるなど、ペーパーレス化が進みます。結果、印刷にかかっていた雑費や時間が大幅に削減できます。

創造的な業務に専念できる

計算や処理などの単純業務をシステムに任せることで、人事担当者がより戦略的な採用活動や育成方法の考案を行うなど、より創造的な業務に時間を割くことができます。

人事システムを導入する際のポイント

導入の際には、総合パッケージ型を希望するのか、勤怠管理だけなど限定的に導入するのかの目的を決定しましょう。もしすでに導入している人事システムがあれば、その機能との相性も考慮する必要があります。

また、人事システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型(自社内管理型)」があります。クラウド型ではデータセンター等にソフトウェアやデータを預けられるため、管理やメンテナンスも任せられるというメリットがあります。

オンプレミス型では、サーバーも自社内に置くことで、セキュリティも強固であるという考え方もあります。コストを抑えたいという場合はクラウド型になる場合が多いでしょう。

また、導入の際には電話で使用方法を問い合わせ出来るサポート体制や、利用方法を社内でレクチャーしてくれるインストラクターが付いてくれるかなどのフォロー体制も確認しましょう。

人事システム導入のステップ

1.導入目的と得られる効果を明確にする

何の課題を解決したいのか、時間の無駄を省きたいのか、コスト削減なのか、目的によって選定するシステムも異なります。

導入後、何を達成すれば正解となるのか、事前に明確にしておきましょう。

2.課題を解決するシステムを選定する

導入したい人事管理の分野を定義し、それに合ったシステムを検討します。各人事システムでは、多くの無料体験期間や、体験会を実施しているので、数社に絞ってそのような体験を通じ、比較検討を行います。

人事システムというと従業員多数の大企業向けでは?と思われがちですが、数十人単位の企業でも、導入のメリットを十分に感じているようです。

3.無料トライアルやデモ画面の確認を行う

実際の使い勝手や現在の業務フローにどこまで対応できるのかなどを担当に確認しましょう。

注意したいのは、現状のやり方を100%踏襲するシステムは無いということです。どのツールにも自社のやり方に合うものと合わないものがあります。機能の細かい点だけを見て判断するのではなく、このツールを使って課題が解決するのかどうかという視点で検討しましょう。

一般的に、人事システムを企業に導入し、軌道に乗せるまでに半年から1年はかかると言われています。人事管理に関するデータは膨大であり、それを紙でバラバラだったものから、データベースに変換し終えるだけでも時間を要します。人事システム導入には、中長期の視点で取り組んで