エンゲージメント経営コンサルティング【ツナグ|TUNAG】

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HRコラム

職場コミュニケーションを改善する方法とは?
社内施策のポイントや他社事例を解説

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職場コミュニケーションの重要性

職場でのコミュニケーションが生産性やエンゲージメントを左右する

職場コミュニケーションが活性化すると、風通しの良い職場環境が生まれます。つまり、「言いたいことが言い合える職場」そういった環境下では安心して業務に取り組むことができ、自然とミスが減り、業務効率化や生産性向上につながります。

その他にも、部署間での新たなイノベーションが生まれたり、個々人のモチベーションや働きがいが向上したりするなどのメリットがあります。

しかし十分な職場コミュニケーションが取れていると感じている企業は少なく、HR総研が2017年に実施した「社内コミュニケーションに関する調査(※)」では、約8割の企業が職場コミュニケーションに「課題がある」と回答しており、組織規模に関わらず各企業での大きな問題となっています。

※出典:【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査 – ProFuture株式会社/HR総研-

さらに企業で働く従業員の方々も職場コミュニケーションに課題を感じているようです。日本法規情報の調査では、職場での人間関係にストレスを感じている人が約6割にものぼります。

※出典:「相談サポート通信 相談者実態調査」職場でのストレスの原因は「人間関係」と答える人が約6割。上司に必要なのは「信頼」、部下に必要なのは「業務遂行能力」-日本法規情報株式会社-

こうした課題を解決し、適切な職場コミュニケーションを取ることができれば、会社と従業員および従業員同士での信頼関係の構築ができ、心理的な安心感を醸成することができます。

Googleでは生産性の高いチームは「心理的な安心感」が高いという共通点があったとのこと。心理的な安心感は、お互いの信頼関係があることにより醸成されるものだともいえるでしょう。

そのような信頼関係が強固な組織において、従業員は会社のビジョンに共感し、目標達成や成果の最大化に貢献しようという意識が生まれてきます。信頼関係の構築のためには、職場におけるコミュニケーションが重要であることはいうまでもありません。

では、どうすれば職場コミュニケーションがうまくいくのか、具体例を交えて紹介していきます。

職場コミュニケーションがうまくいかない理由とは

職場コミュニケーションがうまくいかない理由は多岐に渡ります。その理由として考えられるパターンは大きく以下に分けて考えることができます。

1)会社や経営層の考え方が現場に浸透していない(会社と従業員の関係)

会社が考えているビジョンに共感し、同じ方向を向いていれば、コミュニケーションの機会が少ない場合でもその少ないコミュニケーションの中で質の高いやりとりができ、お互いに齟齬がなく業務をすすめやすくなります。

経営層が現場の従業員に経営理念やビジョンをどのくらい発信していて、しっかり伝わっているのかを見直してみることが重要です。トップが職場でのコミュニケーションを活性化したいと思っていても、現場の上司がその重要性を認識していなければ現場は変わることができません。

ビジョンや経営理念などの概念のようなものもそうですが、どういった会社で、どんな事業をやっており、どんな製品を扱っているのか、そのような会社の様々な情報を得られていることがベースにあると、コミュニケーションがとりやすくなることも考えられます。

2)従業員のことを知らない(従業員同士の関係)

他部署のこと、自分の部署のことなど、会社で働く従業員のことをよく知らない場合、コミュニケーションをとる際のハードルは高くなります。

自部署のメンバーはどんな人で、どんな役割を持っており、どのような働き方(価値観)があるのかなど、相手のことを全く知らない状態よりも、よく知っている関係の方がコミュニケーションがとりやすくなるのは明らかです。

また、自部署を超えて、他部署にどんな人がいるのか、どんな仕事をしている人がいるのかを知っていれば、コミュニケーションもとりやすくなります。

拠点が多く、物理的に接点を持ちづらかったり、縦割りの組織で部署間での接点がなかなか無い場合でも、まずはお互いを知るということがベースにあれば、関係改善を進めることができるのではないでしょうか。

また、昔に比べて価値観や働き方が多様化し、業務時間以外での接点が減少し、年齢の離れた若手社員との適切なコミュニケーション方法がわからないという課題もあります。

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職場のコミュニケーションの改善法・進め方

1)職場のどこにコミュニケーションの課題があるかを把握する

改善を進めるに当たって、まずは現状の組織課題を特定する必要があります。職場コミュニケーションと一口に言っても、様々な種類があります。

・会社や経営層・もしくは上司とのタテのコミュニケーション

・同じ部署内や同僚とのヨコのコミュニケーション

・部署や拠点を超えたナナメのコミュニケーション

まずは従業員の方々が、どこに課題を感じているのかを知らなければなりません。そのためには、アンケートや調査・診断を行い、具体的なデータとして把握することが重要です。

2)課題に合わせた改善策を取り入れる

課題に合わせた改善策として代表的なものをいくつかご紹介します。

▼タテのコミュニケーション改善策例【1on1ミーティング】

ヤフー株式会社が行なっていることで有名な1on1ミーティング。上司と部下が30分程度で行う面談です。直属の上長以外の、他部署の部長や役員の方と実施している企業もあります。

▼タテのコミュニケーション改善策例【メンター制度、ブラザーシスター制度】

新入社員一人ひとりに先輩社員が指導役として、仕事の進め方や仕事に対する考え方を指導したり、社会生活の不安や心配事を聞きアドバイスを行う教育制度です。

参考:ブラザーシスター制度は早期離職防止に効果的! 事例や制度導入のステップについて解説

▼ヨコのコミュニケーション改善策例【サンクスメッセージ】

ザ・リッツ・カールトン東京や東京ディズニーリゾートで実施されていることで有名な「サンクスメッセージ」。仲間のすばらしい行為を称え合う制度です。

従業員同士で称賛する文化の醸成や、行動指針の浸透を目的として運用している企業が多くあります。

参考記事:3ヶ月でサンクスメッセージ10,000回! 「社内インフルエンサー」で称賛文化を創る取り組みとは

参考:コミュニケーションを活性化する サンクスカードを運用する5つのコツ

▼ヨコのコミュニケーション改善策例【ウェルカムランチ】

部署内に新入社員が入社した際などに、一緒にランチに行く制度です。会社から補助が出る場合が多く、新入社員以外にも、他部署とのランチで補助が出る場合や、ランダムに会社から割り当てられたメンバーで行くなど、多種多様な運用方法があります。

▼ナナメのコミュニケーション改善策【フリーアドレス制度】

個人の固定の席を設けず、様々な部署の人同士の交流を目的とした制度です。

定期的な席替えなどで対応している企業もあり、他部署の人との交流から新たな事業アイデアが生まれたりすることもあるようです。

▼ナナメのコミュニケーション改善策【社内イベント】

夏のBBQ大会や、飲みニケーションが有名ですが、最近ではユニークな取り組みが増えてきました。チャンバラ大会や、社内運動会、社内婚活パーティーなど、普段なかなか話すきっかけがない人との交流から、社内での一体感が生まれます。

会社オリジナルの文化や風土を作るきっかけとして相性の良い施策が生まれやすいのも社内イベントの特徴です。

参考:チームビルディングとは? 取組みやすいゲームやアクティビティ例をご紹介

コミュニケーション活性化の他社事例

実際に各企業で行われている職場コミュニケーション活性化事例の取り組みをご紹介します。

「オフィスダーツ」(カルビー株式会社)

毎朝出社すると自動で席替えされる「オフィスダーツ」制度。毎日席が変わると負担が大きそうに思いきや、しっかり社内で定着して、社員同士のコミュニケーションも活性化しているそうです。

「Know Me」(Sansan株式会社)

「他部署」で「過去に飲んだことがない」人と「3名迄」で飲みに行ったら会社から一人につき3000円を補助する制度です。

「6時間労働制(ろくじろう)」(株式会社スタートトゥデイ)

おしゃれもする時間もない社員が、ファッションで売れるわけがない!という考え方のもと、全社員が6時間勤務を推奨。チーム全員が6時間で仕事を終えることができればみんなで15時に帰宅します。

終わらない人がいた場合は全員で助け合って終わらせるという点からもコミュニケーション活性化に寄与しそうです。

「無人島サバイバル研修」(日清食品ホールディングス株式会社)

「無人島生活の中から、個人の”生きる力”を引き出すと共に、”食”の重要性を再認識する」ことを目的に寝床の確保・薪拾い・かまど作り・火起こし・食糧調達・食事・就寝など、限られた資源で一人ひとりが行うという研修制度です。

なかなかハードな内容ですが、その環境まで追い込まれるからこそ質の高いコミュニケーションがとれる機会となるのかもしれません。

「ウォーキングミーティング」(株式会社ぐるなび)

ウォーキングをしながら会議をするという新しい形の会議を行っています。

会議室で面と向かってプレゼンしたりするのではなく、並んで歩きながら行うことで、目線が同じ方向に向きます。そのため、威圧感のない対等な雰囲気の中で会話をすることができるメリットがあるそうです。

「社内ビデオ」(Apple Inc.)

日本の社内報の現状は、まだまだ紙とWebがほとんどです。しかし、海外企業の約7割が「社内ビデオ」を導入しています。その理由は、テキストベースのものより、ビデオ形式のもののほうが読まれるからだそうです。

参考:成長企業が続々導入!エンゲージメント経営実践事例集

職場のコミュニケーションを活性化するために重要なこと

前提として、信頼関係があるということが重要

エンゲージメント経営の考え方では、「会社と従業員」および「従業員同士」の相互信頼関係の確立を最も重要視しています。そもそものコミュニケーションを円滑にするために、信頼関係を築き上げていく必要があります。

会社からの情報開示や、上司の傾聴、部署を超えた従業員同士の交流の場を用意することなど、様々な人が双方向のコミュニケーションを取るきっかけづくりが大切になります。強い信頼関係で結ばれた組織は、コミュニケーションが円滑になりエンゲージメントが向上します。

エンゲージメントが高い企業は、エンゲージメントが低い企業に比べて営業利益率や・純利益率が高く、エンゲージメントと業績には相関関係があることが証明されていますので、コミュニケーション活性化の施策も、その先に“エンゲージメント向上”を目的として行うのが良いでしょう。

社内施策のPDCA、エンゲージメント向上にTUNAGを活用

会社と従業員および従業員同士の信頼関係の構築を実現するためには、長期的な取り組みが必要です。課題に合わせた様々な社内施策を組み合わせ、効果を見ながら運用していく必要があります。

『TUNAG』では様々な社内制度を一覧化し、その社内制度の利用促進と見える化で、各企業の課題解決のためのPDCAを回すことが可能なプラットフォームです。

今回のような、職場コミュニケーション活性化のため、様々な施策を行う場合、TUNAG上で1on1ミーティングやサンクスメッセージを運用したり、会社の経営理念浸透のためにトップメッセージの配信を行うことも可能です。

具体的には、以下のような社内制度をTUNAG上で運用可能です。

> シャッフルランチやウェルカムランチ
> 部署ごとの日報共有による、他部署の業務把握
> 定期的なトップメッセージの配信
> Web目安箱の設置や、新規事業提案
> サンクスメッセージ
> 1on1MTGの実施管理

このように、様々な社内制度をTUNAG上で運用することが可能です。それぞれの企業の課題に沿ってTUNAGをうまくを活用することで、社内のエンゲージメントを高めることができます。その結果、業績の向上や離職率の改善につながることが考えられます。

 

▼社内の取り組みや施策について、「無料相談会」を実施しております

『TUNAG』は、「社内制度」を軸としたコミュニケーションを行うことで、会社と従業員、従業員同士の相互信頼関係を築き、エンゲージメントを高めるサービスです。
専任のコンサルタントが運用のための制度設計、運用、その後の改善までを一貫してご支援しています。

「サンクスカードや社内ポイント機能で称賛文化をつくりたい」など、具体的なお悩みがありましたら、無料でご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

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