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HRコラム

社内Wikiとは?代表的なツール8選と、運用のポイント・注意点を解説

社内wikiとは

社内ノウハウをストックし共有するツール

社内wikiとは、社内の情報をストックし、情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールです。インターネットサイトのWikipedia(ウィキペディア)をご存知の方は多いと思いますが、社内専用にWikipediaを構築するイメージを持つと分かりやすいかと思います。

社内ノウハウや情報を自分達で必要な情報をアップロードし、共有します。アップロードした情報はいつでも欲しいページを更新・閲覧する事ができるため導入企業が増えています。

マニュアルや報告書などの文書管理などに活用できる

社内wikiはこうしなければならないという決まりはありませんが、ドキュメントの管理などに向いており、活用方法は会社によって様々です。

マニュアルなどの手順書類の管理に社内wikiを活用している事例が多く、その特性から運用面において大変有用と言えます。また、議事録やプロジェクト管理、報告書の管理などにも使う事例もあります。

その他にも個人的に利用するTodoリスト、チームとして共有するTodoリストなど、用途よって使い分ける事も出来ます。

社内wikiを活用するメリット

属人化を防ぐ

属人化とは、社内の業務において特定の人だけが内容を把握し情報を共有していない状況になります。

特にマニュアルなどのドキュメント類を社内wikiで管理すると、各メンバーに依存していた情報を共有化する事が出来るため、属人化を防ぐ事に役立ちます。

保存場所、フォーマットなどの統一

マニュアルの多くはワードやパワーポイント、テキストなど様々な形式で作成されていますが、社内wikiを活用すると、誰でも操作が可能な簡易的なHTMLファイルで統一されます。

保存場所も共有サーバーやローカルのパソコン内などバラバラで保存されいる事が多いと思いますが、まとめやすくなるメリットがあります。

実際に必要なシーンとなってから、「あの手順書は誰が持ってる?」「どこに保存してある?」「最新版になっている?」などと、所有者や保存場所の検索をかける事が多いと思いますが「ドキュメント類は全て社内wikiにアップロードされている」という認識になれば探す手間も省けます。

バックアップが複数あってどれが最新版なのか分かりにくいシチュエーションも見かけますが、社内wikiは基本的にファイルが複数に跨るような事はありません。

権限の付与ができる

社内情報は全社員に向けて共有したい情報と、一部のメンバーのみに共有したいなど、情報したいデータの種類によって様々です。社内wikiは様々なツールがありますが、ほぼどんなツールでも編集・閲覧に権限を付与する事が可能です。

例えば、経理データを経理部門全員と報告を上げるマネージャーにだけ権限を付与する事も出来ますし、社内用語など全社員の共通認識として必要な情報共有は全員が閲覧・編集可能というように用途によって権限を使い分ける事が可能です。

情報の検索、指示が容易に

社内wikiに情報が一括管理されている場合、検索も一箇所で済むためすぐに欲しい情報を見つける事が出来ます。「●●のマニュアルはどこにある?」と尋ねられたとしても、wikiにあると即答出来ます。

また、会議などの議事録もwikiに保存しておけば、以前の会議で決まった事項をすぐに検索しスムーズな進行が可能となります。

社内wikiを運用する上での注意点や失敗例

情報が蓄積されない

googleやyahooで何か情報を検索する時は、webサイトに答えがあると思って検索していると思います。

社内wikiも同様に何か必要としている情報があるから検索・閲覧され、活用されていきます。そのためには、社員自身がその利便性を情報をアップロードして、データを蓄積して行かなければなりません。

社内wikiを構築する際には、利用方法を予め定め、社員に伝達する必要があります。

マニュアル類は全てwikiに保存する。
議事録や進捗確認も全てwikiに保存する。

などのルールを制定し、これまで各自で運用管理していたドキュメント類をwikiで統一するなどwikiが活用したいシチュエーションで推進していく事が良いでしょう。

一度情報が蓄積されると、社員は社内wikiを探せば、必要としているデータがそこにある事を理解し活用されるようになります。

管理者が不在

管理者がいないと無法状態になり、情報のレベル感がバラバラになることがあります。社内wikiは社員が自由に編集もできるため、場合によっては内容が荒れてしまうことも。

また逆に本当は削除してはならない情報を誤って消してしまう可能性もあります。このような事態を避けるためにも管理者を決め、運用していく事がベストです。

社内wikiとして活用できるツール8選

社内wikiとして人気のツールをご紹介いたします。無料で利用できるサービスもありますので、導入時の参考にしてみてください。

iQube

iQubeは株式会社ガイアックスが提供するグループ型クラウドツールです。10アカウントまで無料で使う事が出来ます。また、社内wikiだけでなくスケジュール、ToDo、電話メモなどのアプリケーションも使う事が可能です。

10アカウントまで無料のため、10人以内の少人数での運用やトライアルとして導入しやすいメリットがあります。@コスメを運営している株式会社アイスタイルや日本能率協会コンサルティング、病院などで導入されています。

参考:http://www.iqube.net/price.html

Dokuwiki

Dokuwikiは無料で使える世界中で利用されているwikiです。ページ毎にテキストファイルを保存するためDBが不要です。

また、インストールも簡単でブラウザから初期設定で閲覧可能です。パソコンからもスマホからも閲覧できるようにレスポンシブなデザインで、テンプレートも豊富です。また管理権限も充実しており、誰がいつ編集したかなども確認する事ができます。

参考:https://www.dokuwiki.org/ja:dokuwiki

MediaWiki

MediaWikiはWikipediaの構築にも利用されているwikiエンジンを利用しています。フリーウェアなので無料で使えますが、構築にはPHPとmySQLを使用します。

参考:https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/ja

Crowi

Crowiも無料でインストールすることができ、マークダウン記述が可能となっています。また全ての形式でのファイルアップロードや、編集中の画面もリアルタイムにプレビューで確認する事が可能です。

参考:http://site.crowi.wiki

Docbase

Docbaseは株式会社クレイが開発・販売している有償の社内共有ツールで社内Wikiとして利用出来ます。このツールの特徴としては、マークダウン記述に対応しているところです。

もちろん、マークダウンを使い慣れていない人にとっても使いやすいインターフェースになっています。

共有する情報はグループごとに管理ができ、チャットワークやslackなど外部ツールとの連携も可能です。またグループ単位やドキュメント単位で権限設定をする事も可能です。

その他にも、スマホから閲覧・編集できる点においても使いやすいツールです。価格はユーザー数やストレージの容量によって異なります。1,000名以上で利用している会社から、10名程度で利用している企業など様々です。

参考:https://docbase.io

Qiita:Team

Qiita:Teamはクラウド型のwikiでドキュメント毎に権限設定が可能となっています。特徴としてはテンプレートが豊富なため、簡単に書けて共有する事が出来ます。

サイバーエージェントや日経新聞社などでの導入実績があります。

参考:https://teams.qiita.com

Github

Githubはソースコードの管理などで開発者に多く使われているツールですが、githubもクラウド型のwikiとなっています、ソース管理の他にもプロジェクト管理や社内wikiを作成する事も可能です。

多くの開発者がgithubを利用しているため、github利用者がすでに多い場合はオススメです。

参考:https://github.co.jp

Google apps

Googleが提供しているgoogle appsではgoogleドライブやカレンダー、Gメールに加え、googleサイトを利用して社内wikiを構築する事も可能です。

また、googleは様々な外部ツールとの連携も可能なので、汎用性も高く人気です。

参考:https://www.appsupport.jp/googleapps/sites/

社内Wikiの活用で、業務の属人化を防ぐ

目的に合わせたツール選びを

社内wikiは活用の仕方も自由に決める事もできますし、属人化を防ぐ事にも有用なツールです。また、マニュアルなどのドキュメント管理には、編集権限を設定したり随時更新もかける事も可能ですし使いやすく実用的です。

一方、自由度が高いため、目的が曖昧になると「使われない」「目的からずれる」というように、せっかく導入しても効果が出ないこともあります。そのツールを導入して何を解決したいのか、解決したといえる状態はどのような状態なのか、事前によく議論してから導入することをおすすめします。

エンゲージメント向上のための社内制度のプラットフォーム『TUNAG』について

あらゆる社内制度の実行を通じて、会社の課題を解決します

TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のエンゲージメント向上のために、課題に合わせた社内制度のPDCAをまわすことができるプラットフォームです。

会社の課題を診断し、課題に合った社内施策をご提案、その後の設計や運用のサポートまで一貫して行っています。課題の診断は、弊社の診断ツールを使い把握することが可能です。ツールと専任のコンサルタントの支援で、経営課題を解決に貢献いたします。

今回ご紹介したような「社内Wiki」を通じて情報共有などを行いたい場合に、TUNAGを活用することも可能です。

経営理念や行動指針の浸透など、会社と従業員のコミュニケーションを円滑なものにするだけでなく、従業員同士でもコミュニケーション促進を行うことができます。

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